Os desafios da comunicação na organização

A comunicação é o elo entre estrutura, pessoas e processos de trabalho e a própria base de manutenção e reforço da cultura organizacional.
É por meio da comunicação que ocorre, de forma clara ou distorcida, a transferência e a disseminação das normas de conduta, dos valores, da missão e dos objetivos organizacionais.
As barreiras, ruídos ou interferências são fatores inibidores da eficácia da comunicação, descaracterizando a mensagem e o objetivo pretendido.

São várias as barreiras à comunicação

As barreiras mecânicas ou físicas estão relacionadas com os aparelhos de transmissão, como ambientes e equipamentos inadequados que podem dificultar ou impedir o fluxo da comunicação.

Por esta razão, ainda no século passado foram criadas as estações de trabalho conjugadas em ambientes amplos e sem divisórias, para reduzir as barreiras.

Há outras barreiras como as pessoais, as administrativas e burocráticas provocadas pela hierarquia e necessidade de registro da informação por escrito que se confundem com a comunicação por escrito.

Existe também o excesso e sobrecarga de canais e de informações e informações incompletas, insuficientes ou intempestivas.

Na organização tradicional e burocrática que ainda aplica a administração científica, a falta de entendimento por parte de quem executa os processos pode fazer com que a execução seja muito diferente do planejado.

A cultura organizacional contribui com o desenvolvimento da influência recíproca entre cultura e comunicação organizacional e, também, para o entendimento da relação entre as culturas existentes nas diferentes unidades organizacionais.

A departamentalização da estrutura reforça a existência de subculturas como miniaturas dentro da organização, as quais, normalmente, são definidas por designações de departamentos e separações geográficas.

Um exemplo é a área de tecnologia das informações que tende a se sentir mais como um fornecedor do que uma parte e engrenagem da organização.

Influência na cultura organizacional na comunicação e vice-versa

A cultura influencia a existência e o relacionamento do corpo de pessoas da organização por meio da comunicação e ao mesmo tempo a comunicação produz influência sobre a cultura organizacional ao difundir os princípios e objetivos organizacionais entre seus membros.

As peculiaridades da organização pública

A organização pública tem características próprias que dificultam a gestão do conhecimento e, consequentemente, a comunicação organizacional.

A organização pública tem mais burocratismo, paternalismo, autoritarismo, centralização e aversão à mudança e aos intraempreendedores.
Tais fatores agravam o corporativismo e funcionam como obstáculos à mudança à medida que protegem a tecnocracia.

Como a mudança requer grande esforço individual e coletivo e muita vontade política, a organização pública tende mais à estagnação do que à evolução.

Mudanças pós-pandemia

Após a pandemia, os desafios de comunicação nas empresas ganharam mais importância.
Agora, as pessoas e as equipes precisam lidar com as formas de interação à distância, novas ferramentas e novos tipos de ruídos de comunicação.

Ruídos de comunicação sempre existiram, mas a transformação do trabalho nos últimos anos, especialmente após o distanciamento social provocado pela Covid-19, gerou necessidades diferentes para manter a interação entre colaboradores de forma eficaz.

A comunicação como competência crítica

Não é à toa que hoje a comunicação lidera o ranking de habilidades mais desejadas pelos recrutadores.
Pesquisas apontam o requisito de habilidade de comunicação em primeiro lugar dentre as dez principais competências necessárias às pessoas e principalmente aos líderes:
1. Comunicação;
2. Relacionamento com o cliente;
3. Planejamento;
4. Gestão de tempo;
5. Gerenciamento de projetos;
6. Pensamento analítico;
7. Adequação às normas do compliance;
8. Trabalho independente;
9. Relacionamento interpessoal;
10. Flexibilidade.

Ao mesmo tempo em que a comunicação é uma competência altamente desejável, ela é também uma das que mais faltam nos profissionais.
Junto com a capacidade de decisão e apoio, a comunicação lidera as listas de habilidades raras tanto em líderes, como em colaboradores.

6 desafios de comunicação organizacional

Antes de falar sobre os desafios propriamente, é importante lembrar que a comunicação organizacional pode ser dividida em diversas áreas: comunicação interna, comunicação externa, institucional, de marketing, entre outras.

Cada uma dessas áreas tem suas particularidades e desafios, mas todas visam o cumprimento da missão organizacional, a construção e manutenção da reputação, a prestação de contas dos resultados e de produtos e serviços entregues aos seus públicos.

A seguir, listamos alguns dos principais desafios de comunicação encontrados em organizações:

Estratégia e planejamento

Talvez um dos maiores desafios de comunicação nas organizações, especialmente em comunicação interna, seja a falta de planejamento e estratégias eficientes.
Embora seja uma das competências mais relevantes do mercado, gestores ainda negligenciam essa demanda na hora de treinar seus times.
Mas a comunicação interna merece tanta atenção quanto outras áreas da organização, como a financeira ou de marketing. Afinal, a forma como ela será conduzida determinará a eficiência no alcance dos resultados planejados.

Alcance e engajamento

Especialmente nas organizações com equipes à distância, o alcance pode ser um grande desafio de comunicação.
Se os gestores não estiverem atentos, colaboradores remotos podem não ser impactados pela comunicação da organização ou serem impactados em menor escala.
Isso pode gerar graves consequências, como desmotivação e redução no engajamento. Também pode deixar o profissional se sentindo destacado ou distante da organização, como se não fizesse parte.
Além, é claro, do fato prático: ele pode cometer erros em processos por não estar a par do que foi combinado com as demais pessoas.

Mesmo em times presenciais, o alcance deve ser observado, garantindo que os comunicados, as reuniões, os relatórios, estejam atingindo todas as pessoas e todos os setores.

Assertividade

Ruídos na comunicação são desafios em todos os aspectos da vida e na trajetória corporativa não é diferente. Eles podem arruinar um time, um planejamento e os processos.
Por isso, é importante que colaboradores e líderes conheçam estratégias de comunicação assertiva. Ou seja, que saibam se comunicar de forma clara e eficiente, seja presencialmente ou à distância.

Aqui novamente é importante destacar a necessidade de cuidados específicos em equipes remotas, pois os desafios de assertividade são ainda maiores neste caso. Mesmo na comunicação síncrona e verbal comunicação fica prejudicada pela redução da linguagem não verbal.

Integração entre equipes

O alinhamento entre times é fundamental para que a organização possa alcançar seus objetivos de forma consistente. No entanto, falhas de comunicação podem impedir que os times sejam integrados e consigam trocar entre si de forma eficiente.

A organização que consegue implementar uma dinâmica de comunicação eficiente não somente entre os colaboradores de um time, mas também entre os diversos times, tem mais chances de sucesso nos processos e resultados.

Uso adequado de ferramentas

Hoje existe uma infinidade de ferramentas para comunicação corporativa, desde aplicativos de mensagens instantâneas até plataformas completas para construção de times e comunidades.

Porém, o uso adequado dessas ferramentas ainda é um desafio. O simples cadastro dos colaboradores em plataformas de mensagens, por exemplo, não é o suficiente para estabelecer uma comunicação estratégica.

É necessário treinar os times para o uso adequado de cada funcionalidade, quando utilizar comunicação síncrona ou assíncrona e como se comunicar assertivamente por meio desses aplicativos.

Capacitação

De acordo com a Pesquisa de Tendências em Comunicação Interna, realizada pela Ação Integrada Agência de Comunicação em parceria com a Aberje, para 70% das organizações o maior desafio da comunicação entre times é engajar gestores como comunicadores.

Na metade das respondentes, o líder é o principal canal da organização com os colaboradores, ou seja, o meio direto de interação com o restante do ecossistema. Por isso, é fundamental que essas pessoas sejam capacitadas para se comunicarem assertivamente.

No entanto, muitas organizações ainda negligenciam a necessidade de treinamentos de comunicação, tanto para líderes como para colaboradores. Isso provoca um efeito cascata: gestores que se comunicam mal formam times que se comunicam mal.

Como superar os desafios de comunicação organizacional?

Para superar os desafios de comunicação interna, é preciso adotar uma abordagem estratégica e sistemática. Ou seja, não basta contar com o senso geral, é necessário adotar medidas para tornar a comunicação mais efetiva.

Algumas das principais estratégias para superar esses desafios incluem:

Criar uma cultura que valorize a comunicação

É importante que a organização fomente uma cultura que valorize a comunicação como uma parte importante do processo. Isso pode ser feito por meio de treinamentos, palestras e campanhas internas de conscientização.

Além disso, gestores precisam estar preparados e capacitados para gerar senso de confiança em seus times, para que seus colaboradores se sintam confiantes para se expressar, trocar ideias e engajar-se.

Utilizar diferentes canais de comunicação

Cada colaborador pode ter preferência por diferentes canais de comunicação, como e-mail, intranet, redes sociais corporativas, comunicados impressos, reuniões presenciais, entre outros.

É importante utilizar todos os recursos possíveis: ferramentas síncronas e assíncronas, visuais e não visuais. Além disso, é importante estabelecer regras para a utilização de cada um, a fim de evitar o mau uso dessas ferramentas.

Estabelecer metas claras e mensuráveis de comunicação

A comunicação interna é uma área que merece atenção como qualquer outra dentro da organização. Por isso é importante definir objetivos claros para ela, assim como acontece em outros planejamentos corporativos.

Isso deve ser feito estabelecendo indicadores para medir o sucesso da estratégia implementada, como: níveis de engajamento, de ruídos na comunicação identificados, motivação dos colaboradores, aumento ou diminuição de retrabalhos etc.

Isso permite que a organização avalie o desempenho da comunicação interna e identifique oportunidades de melhoria.

Fornecer feedbacks regulares

Se o gestor não disser ao colaborador como está seu desempenho, ele deduzirá sozinho. Isso pode provocar distorções e ruídos de comunicação, desmotivar uma equipe inteira ou até mesmo causar uma sucessão de erros em processos.

Por esse motivo, os gestores devem fornecer feedbacks regulares aos colaboradores, reconhecendo as suas contribuições e orientando-os em relação às áreas que precisam de aprimoramento.

Promover a transparência

Uma organização transparente em relação às suas ações e decisões, permite que os colaboradores se sintam mais envolvidos e engajados com o negócio.

Logicamente, existem dados e informações que nem sempre cabem a todos saber. Mas os times são parte de um corpo maior (a organização) e precisam se sentir integrados ao processo.

Então faz a diferença manter todas as pessoas a par dos objetivos e estratégias da organização, no curto, médio e longo prazo. Isso pode até mesmo permitir que pessoas de diferentes setores contribuam com ideias e aumentem a integração geral.

Consequências de uma má gestão da comunicação corporativa

Os desafios da comunicação organizacional são difíceis de lidar. Em alguns casos, mais do que simplesmente implementar novas ferramentas, será necessário investir tempo e capital para capacitar os times e desenvolver uma nova cultura de engajamento.

Porém, deixar de lado esse aspecto do negócio pode ser ainda mais custoso, gerando uma série de consequência negativas, como:
Conflitos internos entre colaboradores e gestores, provocados por ruídos de comunicação;
Queda da produtividade, devido à falta de clareza e objetividade nas instruções e metas;
Perda de oportunidades de negócios;
Baixa motivação dos colaboradores, que podem se sentir desvalorizados e ficar desengajados;
Dificuldade em reter talentos, já que os colaboradores buscarão outras organizações onde se sintam mais valorizados e bem-informados;
E até mesmo prejuízos financeiros, especialmente em casos de falhas na comunicação com clientes, fornecedores e parceiros.

Fontes:
Barreiras à comunicação organizacional: um estudo em uma organização pública do governo do Distrito Federal
Confira 6 desafios de comunicação organização e como superá-los

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