O começo do mapeamento de processos nas organizações que não tem seus processos fluxogramados e publicados é chamado na metodologia de BPM de AS IS, ou como as coisas ESTÃO.
O fluxograma pode não passar de uma fotografia das caixinhas.
Somente quando o mapeamento é mais aprofundado pode equivaler a um raio X.
Análise de processos
A fase mais importante e a mais negligenciada é a análise dos processos, para permitir a sua melhoria ou transformação.
A análise precisa identificar problemas de capacidade, competência, atribuição, responsabilidade, desempenho, atrasos, desperdícios, cumprimento de padrões de qualidade, dificuldades, fragilidades e principalmente oportunidades de melhoria.
Observe que a maioria das organizações sequer chega a fazer uma análise mais ampla dos processos.
Normalmente elas param nos fluxogramas, com a representação das caixinhas. É muito pouco. É quase nada.
Redesenho de processos
Somente depois de uma análise muito bem-feita e corajosa a ponto de conhecer e admitir as falhas e carências se pode pensar no redesenho ou modelagem do processo, a fase que no BPM é chamada de TO BE, ou como as coisas SERÃO.
O redesenho tem como principal objetivo melhorar os processos do negócio de ponta a ponta em uma organização.
Ele precisa entregar como benefícios a transformação dos processos e geração de valor ao cliente por meio da otimização de custos, redução de desperdício e otimização do tempo.
Transformação de processos
Há quem diga que o ciclo da transformação de processos só encerra no TO RUN, quando o processo redesenhado e transformado é implementado e passa a rodar com a máxima automação possível e o máximo de simplificação para as pessoas.
Com melhoria percebida no valor entregue ao cliente.
E a sua organização como está? Ainda está na fase de tirar fotografias dos processos e depois paralisar sem saber o que fazer?
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