Planejamento de aquisições do projeto

Aquisições referem-se aos aspectos relacionados ao gerenciamento de projetos para obter bens e serviços de empresas externas. Isso refere-se especificamente aos vendedores e aos fornecedores. Não se refere a outras organizações internas de sua empresa. (para a finalidade desta discussão, os termos; compras e aquisições são equivalentes).

Esta é uma área que os gerentes de projetos definitivamente necessitam de algum nível de compreensão e também é uma área que o gerente de projetos fornecerá informações (input). Entretanto, em muitas, e talvez na maioria das empresas, a aquisição é uma área que o gerente de projetos não possui.

O gerente de projetos normalmente não tem autoridade para participar de contratos em nome da empresa, e normalmente não são designados para administrar os contratos quando os mesmos são assinados. Novamente, estes são processos que tipicamente o departamento de compras possui.

Se o seu projeto necessita comprar bens ou serviços terceirizados, você deverá determinar uma estratégia e um plano para adquiri-los. Em alguns casos, você simplesmente seguirá os contratos e os planos de aquisições que já foram estabelecidos pela sua empresa ou pela sua organização. Por exemplo, você poderá comprar um hardware para um novo sistema usando um contrato padrão utilizado pela sua empresa, ou você poderá adquirir os consultores usando uma lista de empresas de consultoria cadastradas e aprovadas pela sua empresa. Em outros casos, você necessitará trabalhar com o departamento de compras para estabelecer os planos de gerenciamento das aquisições do projeto.

A maioria das equipes de projetos considera o processo de identificação e de seleção dos vendedores como uma parte da execução (ciclo de vida) do projeto. Ou seja, são executados durante a fase de análise. Isso poderá ser o caso se você tiver que saber sobre as exigências do negócio antes de determinar os vendedores que podem atender as exigências. Entretanto, muitas vezes poderá haver a necessidade de executar estas atividades como uma parte do processo de definição do projeto.

Em alguns casos, o processo de identificação e seleção são executados fora do projeto. Nestes casos todos os vendedores e os produtos terceirizados são determinados antes. Este é o caso que os vendedores seriam escolhidos na base de prioridades estratégicas, e não baseado nas exigências específicas de um projeto individual. Por exemplo, a sua empresa poderá decidir comprar um sistema de gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM) baseado nos objetivos e nas estratégias do negócio da empresa. Então, este sistema CRM seria usado em todos os projetos relativos as vendas e marketing – não importando as necessidades específicas de cada projeto.

Plano de gerenciamento de aquisições

O plano de gerenciamento de aquisições descreve como os itens serão obtidos durante o projeto e a abordagem que será usada para gerenciar os vendedores. As áreas específicas a descrever incluem:

Processo de Aquisições – Esta seção fornece uma visão geral sobre o processo requerido para gerenciar as aquisições dos itens identificados. Este processo deve incluir:

Processo de iniciação de um requisito

– Processo de desenvolvimento das exigências (informações técnicas, sincronismo, qualidade, restrições, etc..)

Processo de aprovação

– Processo de solicitação de propostas

– Processo de revisão de propostas

– Responsabilidades relativas ao gerenciamento de contratação

– Processo de encerramento de contratos

Fluxograma do processo de aquisição

Papéis e responsabilidades – Esta seção descreve os vários papéis em um projeto que têm alguma conexão com as aquisições. Esta seção deve descrever quem poderá solicitar os recursos externos, quem poderá aprovar as solicitações e quais outras pessoas devem ser envolvidas no processo de aquisição.

Identificação dos itens relativos à aquisição – Esta seção detalha o material, os produtos ou os serviços identificados para uma aquisição. Cada item listado deve incluir uma justificativa que explique porque o item deve ser adquirido como parte de uma aquisição externa (Processo de compra vs. criação).

Sincronismo – Esta seção descreve as datas em que os recursos serão necessários. Isso fornecerá uma idéia melhor sobre quando o processo de aquisição necessitará ser iniciado para cada item.

Processos relacionados aos vendedores – Esta seção descreve os processos que os vendedores devem usar em relação ao processo de gerenciamento de mudanças, de apresentação dos relatórios de andamento, processo de processamento de notas fiscais, etc.

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