Uma das característica dos projetos é ser progressivamente elaborado, ou seja, quanto mais avançamos nos projeto, mais sabemos detalhes sobre ele. Essa característica já foi responsável por vários artigos aqui, mas hoje vamos tratá-la de forma diferente.
Sempre falamos sobre o planejamento, de forma a minimizar os impactos que a elaboração progressiva causa, hoje, gostaria de falar sobre o controle. Para ser mais preciso, sobre o Sistema de controle integrado de mudanças. Como pessoas tem aversão a controle e a mudanças, nunca é fácil o “start-up” , mas o controle uma vez acertado e trabalhado adequadamente pode ser muito eficiente.
O controle integrado de mudanças (CIM), tem o objetivo de estabelecer uma forma de solicitação de mudanças, recebê-las, filtrá-las, analisar os impactos e implantá-las ou não, de acordo com o resultado do processo, e manter registro atualizado delas.
Cada um achará uma forma mais adequada para seu tipo de projeto, mas a estrutura básica de uma CIM deverá ter:
1) Deixe claro o que são mudanças, e o que pode gerá-las. Por exemplo: a identificação de especificações erradas que possam vir a gerar problemas no projeto, algo foi esquecido durante o planejamento, ou até mesmo a declaração de escopo foi mal escrita, enfim, diga qual o critério de mudanças à serem solicitadas. Crie as regras.
2)Crie o método de solicitação. Normalmente isso é feito através de um formulário padrão de requisição de mudanças, varie de acordo com sua necessidade e conveniência, coloque apenas informações relevantes para quem fará a avaliação e documente a solicitação.
3) Submeta a avaliação do gerente de projetos, ele verá quais as áreas afetadas, e fará uma análise de prazo, custo e qualidade. O G.P. deverá posicionar-se se a mudança criará algum impacto no sucesso do projeto. Na fase de avaliação de impacto, em algumas estruturas, o papel do G.P. poderá ser substituído por um comitê, ou até mesmo por PMO. (normalmente o G.P. tem uma autonomia limitada sobre decisões de alto risco e impacto).
4) Após a análise, haverá a decisão de aprovação ou não mudança. Sendo a resposta positiva ou negativa, a decisão deverá ter sua justificativa registrada, tanto para o caso de lições aprendidas, como para o caso de problema futuro na execução do projeto. ( Acredite, você será cobrado pela realização da mudança até mesmo por quem não aprovou, portanto registre!) Se não aprovada, arquive. Se aprovada, inclua no plano de projeto e execute-a.
Lembre-se que todos os planos e subplanos do projeto afetados pela mudança deverão ser atualizados. A integração entre eles é importantíssima para o funcionamento do CIM.
Mantenha seu CIM o mais prático e descomplicado possível, quanto mais burocracia, maior a chance das pessoas utilizarem “o jeitinho” para fazer suas alterações no projeto. Afinal, as palavras controle e mudanças já assustam as pessoas, se entrar burocracia então…
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