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Se todos trabalhassem oito horas por dia, e fossem 100% produtivos durante todo o tempo, você poderia facilmente calcular a duração de um projeto tomando o número de horas de trabalho, dividindo pelo número de recursos, e então dividindo pelo número de horas que eles trabalham por dia. Por exemplo, se uma atividade foi estimada em 80 horas, e você tem uma pessoa designada para essa atividade, e ela trabalhar oito horas por dia, a duração seria de (80 ÷ 1 ÷ 8) = 10 dias. Da mesma forma, se fossem designadas quatro pessoas, a duração seria de (80 ÷ 4 ÷ 8) = 2 dias e meio.
Contudo, estas circunstâncias perfeitas não são indicativas de como o trabalho realmente é executado. Portanto você pode converter as horas de trabalho em duração das atividades utilizando o seguinte processo.
Estimar as horas produtivas por dia – Normalmente o primeiro passo é determinar quantas horas produtivas por dia, uma pessoa de fato trabalhará. Em outras palavras, se uma atividade está programada para 40 horas, é improvável que ela possa ser completada em uma semana, sem a utilização de horas extras. Utilizando-se um fator de 6,0 a 6,5 de horas produtivas por dia, ajudará a contabilizar períodos de doenças, reuniões de departamentos, atividades administrativas, idas ao banheiro, etc.
Determine quantos recursos serão aplicados para cada atividade – Em geral, quanto mais recursos forem aplicados a cada atividade, mais rápido elas serão concluídas. É óbvio que dois recursos podem completar uma atividade mais rápido do que uma pessoa, mas nem sempre serão duas vezes mais rápido. Da mesma forma, uma terceira pessoa pode permitir que a tarefa seja completada mais cedo, mas não em um terço do tempo. Em algum momento acrescentar recursos não fará com que a atividade seja concluída mais cedo, e na realidade poderá fazer com que ela necessite de mais tempo.
Determine os dias úteis de trabalho – Não considere os feriados, férias e treinamentos. De fato, estes não são incluídos como horas produtivas na primeira etapa, porque estes eventos podem ser planejados e contabilizados no cronograma. Por exemplo, em um projeto de três meses, poderá haver dois feriados e ter um membro da equipe programado para sair de férias por um período de dez dias. Para ser mais preciso, considere todos os dias que você sabe que a sua equipe não estará disponível para trabalhar no projeto.
Leve em consideração todos os recursos que não serão de tempo integral – Se um recurso estará disponível somente 50% do tempo, o mesmo levará, no mínimo, duas vezes mais para realizar qualquer atividade individual. Se você tiver uma atividade estimada para 40 horas, e você designar um recurso com disponibilidade de apenas 25% de seu tempo, a duração desta atividade será de no mínimo quatro semanas ou mais.
Calcule a perda de produtividade dos recursos que trabalham em múltiplas tarefas – Se uma pessoa estiver trabalhando em múltiplos projetos, ou talvez em uma combinação de projetos e de apoio, deve-se considerar uma redução adicional na produtividade. Isto reflete o fato de que se uma pessoa for dividida entre dois ou mais trabalhos não relacionados, ela necessitará de tempo para cessar um e iniciar o outro. Por exemplo, se uma pessoa for designada para trabalhar em dois projetos, ela perderá tempo produtivo trocando de um projeto para o outro. Se a pessoa estiver em dois projetos, isto poderá resultar em uma perda de 10% na produtividade em ambos os projetos. Em três (ou mais), cada trabalho poderá ter uma queda de 20% na produtividade.
Um outro exemplo é, se uma pessoa estiver dividida entre três projetos, um de 24 horas, um de 10 horas e o outro de 6 horas semanais. O Gerente do Projeto deve calcular em aproximadamente 20 horas produtivas para um projeto e 8 e 4 horas para os outros. Podemos mencionar ainda, desde então que há três projetos envolvidos e que requer tempo para cessar um e iniciar o outro, o tempo produtivo pode se aproximar de 18, 7 e 3 horas para os respectivos projetos.
Calcule atrasos e demoras – Algumas atividades possuem poucas horas de trabalho, mas uma longa duração. Por exemplo, se você contratar um vendedor para fornecer recursos, você investirá poucas horas de esforço, mas você terá que esperar até que os recursos do vendedor estejam disponíveis para você começar o trabalho. Outro exemplo é o tempo necessário para que uma entrega seja aprovada. Você pode estimar um esforço de poucas horas, mas será necessário esperar alguns dias ou semanas para que a atividade seja aprovada.
Determine o trabalho que pode ser feito simultaneamente – Quando você criou o cronograma inicial, você identificou as atividades que podem ser executadas em seqüência e aquelas que podem ser executadas em paralelo. Presumindo que você tenha recursos suficientes, todas as atividades paralelas poderão, de fato, ser executadas em paralelo. Por outro lado, você só poderá executar atividades em paralelo se você tiver os recursos disponíveis. Se você não tiver recursos suficientes (isso é uma realidade na maioria dos casos), você também poderá descobrir que algumas das atividades planejadas para serem executadas em paralelo, terão que ser executadas em seqüência, porque estas atividades serão executadas por único recurso. Você também necessita reconhecer que nem todas as atividades e integrantes da equipe são intercambiáveis. Poderá haver uma série de atividades que possam ser executadas em paralelo, mas necessitam ser executadas em seqüencia porque somente uma pessoa possui habilidades para executar tais tarefas.
Documente todas as Premissas – Durante o projeto, você nunca sabe de todos os detalhes do Projeto. Por isso, é muito importante que você documente todas as Premissas utilizadas para fazer as estimativas.
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