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É muito difícil de comparar e priorizar os projetos de diferentes tipos em um Portfólio. Como podemos comparar facilmente os projetos do departamento financeiro com os projetos do departamento de vendas, os projetos do departamento de RH com os do departamento de TI? Todos os projetos envolvem algum benefício, mas não é fácil saber quais são os mais importantes, quais fornecerão mais valor e quais são os mais alinhados com os objetivos e as estratégias da empresa.
Uma maneira que podemos utilizar para fazer uma comparação de projetos é implantar uma norma em que cada projeto deverá fornecer um documento padronizado que descreva e justifique o projeto. Este documento é chamado de “Business Case”. O Business Case descreve as razões e as justificativas do projeto e como ele se alinhará aos objetivos e as estratégias da empresa. Isso deverá ser baseado nas estimativas dos custos e dos prazos, nos riscos envolvidos e nos benefícios futuros.
O Business Case deve conter a seguinte informação:
Nome do trabalho/projeto – O nome pode ser padronizado para os diferentes tipos de trabalho.
Descrição do trabalho/projeto – A descrição deve ser a mais breve possível, mas deverá fornecer informação suficiente de modo que os leitores possam compreender o que está sendo proposto.
Premissas – Liste as circunstâncias ou os eventos que devem ocorrer para que o projeto seja bem-sucedido. Premissas são coisas que consideramos verdadeiras mesmo que não sejam 100% fatos. Normalmente há alguma incerteza, mas para a finalidade do planejamento e da definição do projeto, o Business Case “supõe” que determinadas coisas são verdadeiras.
Riscos – Liste as circunstâncias ou os eventos principais que poderão impedir o sucesso do projeto. Os riscos têm uma probabilidade de ocorrer, mas não são 100% verdadeiros. Normalmente, os riscos são eventos indesejados que impactarão o projeto negativamente. É importante reconhecer os riscos do projeto de modo que os mesmos possam ser eliminados, minimizados, monitorados, transferidos ou evitados.
Modelo financeiro – Sua organização deve criar um modelo financeiro padronizado para todos os projetos (Retorno do Investimento – ROI, Valor Agregado – VA, etc.). Isso é extremamente importante para comparar os projetos (laranjas com laranjas). Poderá haver mais de que um modelo financeiro, mas todos deverão ser flexíveis a todos os projetos do portfólio.
Categorias de equilíbrio – Especifique as categorias de equilíbrio que o trabalho pertence.
Benefícios – Determine os benefícios tangíveis e intangíveis. Alguns benefícios podem ser indiretos, mas os benefícios devem ser tão tangíveis quanto possível para poderem ser comparados com outros projetos.
Estimativa de Custo – Forneça uma estimativa mais exata possível. A empresa ou o departamento poderá estabelecer um nível de exatidão para todos os projetos. Por exemplo, as estimativas devem ser dentro de mais ou menos 35%.
Alinhamento – Descreva como o projeto contribuirá e alinhará com os objetivos e as estratégias do departamento. A empresa e ou o departamento deverão ter um modelo predefinido e padronizado para o alinhamento de modo que todos os projeto possam ser comparados eficazmente.
Esse trabalho é realmente necessário? – Especifique se o projeto é realmente importante. Alguns projetos poderão ser requeridos por razões legais ou reguladoras, mesmo que não sejam alinhados e não forneçam benefícios óbvios.
Urgência – Descreva o sincronismo requerido pelo projeto. Alguns projetos poderão ter datas fixas para iniciar, outros poderão ter datas fixas para terminar e outros poderão ser executados a qualquer momento.
Consequências se o trabalho não for executado nesse ano – Descreva as consequências caso o projeto não seja executado nesse ano. Em muitos casos, é tão importante entender isso, quanto os benefícios e o alinhamento com os objetivos e a estratégia do seu departamento. Alguns trabalhos são muito valiosos para o departamento, mas não são urgentes. Baseado em prioridades e no financiamento disponível, alguns projetos muito benéficos e alinhados aos objetivos e as estratégias, poderão precisar ser adiados para os próximos anos.
Sumário
O processo de elaboração do Business Case poderá parecer que é muito trabalho, e de fato poderá ser. Entretanto, o Business Case é utilizado para determinar os projetos que serão financiados e aqueles que não serão. Sendo assim, é muito importante investir tempo apropriado na elaboração de um Business Case. Caso o mesmo não seja feito, o projeto poderá não ser selecionado para ser executado.
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