Gestão de processos: 7 erros que devem ser evitados

A modelagem de processos é de suma importância para as organizações e tem mostrado excelentes resultados ao longo do tempo. Por meio dela, é possível controlar com muito mais eficácia e segurança cada passo das operações organizacionais, identificando todas as entradas e saídas de produtos, assim como as ações que envolvem o cotidiano do negócio.

Em um mercado cada vez mais competitivo, investir nessa realidade é fundamental. No entanto, para que realmente sejam obtidos bons retornos, é preciso que modelagem de processos seja bem estruturada, de acordo com as necessidades da organização e conforme as suas possibilidades de operação. É imprescindível conhecer os principais erros que podem ocorrer para conseguir evitá-los com maestria.

Neste artigo, vamos falar sobre os 7 equívocos que limitam o alcance de resultados a partir da melhoria de processos de negócio, e o que fazer para que eles não se instalem no seu negócio. Além disso, mostraremos por que eles são tão perigosos.

Adaptado do original em https://blog.fnq.org.br/mapeamento-de-processos-2/

1. Falta de informação para análise

Um dos problemas que costumam surgir em relação ao mapeamento de processos é a ausência de informações. Para que o mapeamento seja, de fato, algo bem feito e estruturado, é importante ter acesso a todos os dados da organização para que eles sejam devidamente organizados.

Feito isso, parte-se para a análise. É fundamental estar atento a todas as informações disponíveis, dando a elas a real importância que têm. Assim, dá-se continuidade aos processos sem maiores problemas e interrupções, evitando surpresas desagradáveis pelo caminho.

2. Investimento insuficiente em automação

São inegáveis as contribuições positivas que os avanços tecnológicos trouxeram para as organizações ao longo do tempo. Quando se trata de mapeamento de processos, essa realidade se torna ainda mais marcante, revelando toda a sua importância.

A automação é uma aliada e tanto. Por meio de um sistema automatizado, fica muito mais fácil, prático e rápido verificar dados de funcionamentos e medições, além de realizar correções de erros que podem ocorrer em qualquer momento.

Assim, a necessidade de pessoas focadas nessa parte mais burocrática é menor, fazendo com que elas foquem outros tipos de serviços, que realmente precisam de uma participação humana mais ativa. Por isso, não deixe de investir em automação de maneira plena. Não veja isso como um gasto desnecessário, mas como uma importante ação para o negócio.

3. Indefinição de responsabilidades e tarefas

Já ouviu falar que um trabalho de todo mundo, na verdade, é um trabalho de ninguém? Essa frase se encaixa perfeitamente ao mapeamento de processos, quando responsabilidades e tarefas não são bem definidas. É essencial conversar com todo o time e definir as funções de cada um.

Dessa forma, sabe-se exatamente quem está encarregado de fazer o quê. Caso haja algum problema, pode-se chegar a quem estava organizando a ação, de uma maneira muito mais rápida e eficiente. Além disso, essa definição garante que todas as áreas estejam cobertas pela atuação de algum profissional, tornando mais eficaz o dia a dia de trabalho.

4. Falta de alinhamento de metas

Antes de iniciar qualquer ação, é fundamental que se tenha em mente os objetivos que deseja alcançar com elas. Portanto, defina bem as suas metas, deixando-as bem alinhadas com a política da organização e com as atividades da equipe.

Não trace metas praticamente impossíveis de serem alcançadas. Tenha os pés no chão e avalie muito bem os seus recursos e o tempo disponível, antes de defini-las.

Sem esses objetivos, não se consegue fazer o acompanhamento integral de todo o processo e, muito menos, realizar uma análise dos resultados obtidos ao longo do tempo. Dessa forma, todos devem saber quais são as metas da organização — divulgue-as bem.

5. Não fazer reuniões periódicas

É preciso que toda a equipe e os gestores tenham acesso a tudo o que envolve os processos. Por isso, é importante que se façam reuniões constantes, para que todos possam estar integrados ao acompanhamento das ações. Como base do gerenciamento ágil de projetos, as inspeções e validações de mudanças a serem implementadas são constantes, e a participação ativa das partes interessadas (cliente, patrocinador e usuário) por meio de interações e garantem a busca constante por entrega de valor.

Por meio dessa estratégia, as pessoas ficam mais próximas. É preciso analisar tudo o que está sendo feito e intervir nos pontos conflituosos.

As reuniões, no entanto, podem ficar mais espaçadas ao longo do tempo. Logo no início do mapeamento de processos, podem surgir mais dúvidas entre os envolvidos e uma maior necessidade de correções de estratégias. Posteriormente, quando os indicadores mostrarem melhorias, pode-se deixar as coisas fluírem com um número um pouco menor de reuniões.

6. Mudança antes do entendimento completo das ações

“Há que se errar enquanto se pode”. Assim, aprende-se com eventuais falhas em pequenas escalas e aumenta a chance de sucesso ao se direcionar os esforços corretamente, não apenas baseando-se em achismo, mas sim em fatos e dados, experimentação.

Muitas vezes, os gestores sentem uma necessidade muito grande de transformações, principalmente, após fazer um mapeamento de processos e perceber que existe muito a ser realizado para o alcance de resultados melhores para o empreendimento. No entanto, nesse momento, é necessário ter bastante cautela. A pressa de realizar mudanças pode acabar fazendo com que elas se estabeleçam antes da hora.

É preciso ter clareza do que realmente tem que se transformar no empreendimento, de que forma e por qual razão. O mapeamento de processos auxilia, justamente, nesse entendimento, mostrando o que está bom e o que necessita ser aperfeiçoado. É relevante dar toda atenção a ele antes de começar a propor uma nova realidade no negócio.

7. Foco nos processos errados

Há primeiramente duas maneiras de se iniciar uma iniciativa de transformação de processos numa organização. Pode ser o chamado “one shot” (de uma vez, toda cadeia de valor) ou em ondas (processos de negócios priorizados a partir da gestão estratégica de riscos, por exemplo).

O mapeamento de processos gera uma série de resultados positivos para a organização. No entanto, tem que haver foco. Em muitos casos, os gestores querem realizá-lo em todos os setores da organização, o que nem sempre é recomendável. Isso porque diversas áreas do empreendimento contam com processos simples, que não precisam de todo esse acompanhamento.

Sendo assim, deve-se priorizar os processos mais relevantes. Pense nos recursos financeiros e de pessoal que o negócio tem para, assim, definir quantos processos serão mapeados. Além disso, reflita acerca de quais deles são mais impactantes.

O mapeamento de processos é muito importante para organizar o dia a dia das organizações, fazendo com que o acompanhamento dos dados do empreendimento seja feito de maneira verdadeiramente eficaz. Entretanto, é fundamental estar atento às falhas que podem ocorrer nesse trabalho. Para isso, contar com o auxílio da tecnologia é essencial.

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