Como a simplificação de processos organizacionais aumenta a produtividade

Pode parecer simples, mas vamos começar entendendo o que é simples:

Simples: o que não é múltiplo, duplo ou desdobrado em partes.

Quando se fala em simplificação de processos temos por objetivos reduzir atividades aumentando a eficiência e o valor percebido pelo seu cliente.

Vamos a um exemplo?
Se tem um voo direto para o seu destino pelo mesmo preço, você optaria por outro mais longo com escalas e conexões demoradas?

Na simplificação de processos aplicamos várias estratégias combinadas para obter o máximo em termos de resultado para a organização ganho no valor percebido pelo seu cliente, ao mesmo tempo.

por Joel Solon Farias de Azevedo, fundador da ProValore

São cinco as técnicas mais utilizadas na simplificação de processos:

1 – Interação e integração entre sistemas

Por exemplo, usar uma única base de dados de clientes, acessando por meio de uma chave primária como o CPF, telefone ou email com senha segura.
Se a informação já existe ela não precisa ser informada novamente, assumindo o risco de fazer registro incorreto ou duplicado.

Exemplos?
Seu cadastro verificado e autenticado no gov.br. Ele será consultado automaticamente pelo órgão integrado e você será autenticado em tempo real.
E o PIX? CPF, telefone ou email, você escolhe o que quer usar!

2 – Automação de processos

Automação é a substituição de uma atividade humana e repetitiva por uma atividade automatizada.

No mesmo conceito de integração de sistemas, imagine quando não é necessário que o atendente humano não digite nada?
É o que ocorre na identificação do cliente a partir do número do telefone do qual está ligando. Agora imagine o tempo que ganhamos com isto.

3 – Padronização de processos

A maioria dos processos tem regras claras e decisões pré-programadas, tomadas anteriormente quando se define tais regras.
Quer dizer, vai acontecer smpere da mesma forma porque é necessário para facilitar a vida das pessoas.

Exemplo?
Ao fazer um pagamento com cartão no supermercado o sistema integrado já carrega o valor da compra. Assim, não há a possibilidade de informação errada por parte do caixa.
Para confirmar sua senha existe um botão verde e maior do que os outros embaixo e na direita. Simples, inteligente e inteligível.

4 – Regras de negócio definidas

Regras de negócio existem para facilitar e agilizar a tomada de decisão.
Regras precisam ser simples para reduzir o tempo do processo e agilizar a decisão.

Veja um exemplo de alçada para tomada de empréstimo no seu banco:
Até determinado valor o seu limite de crédito já está aprovado por uma regra de negócio e você usa quando quiser. Simples assim.
Acima do seu limite de crédito e até determinado valor, o gerente da sua agência tem o poder de conceder mais crédito.
No nível acima, o poder de concessão é do gerente regional.
No terceiro nível o poder é de um diretor, e assim por diante.

5 – Terceirização

A terceirização está muito facilitada pela integração de dados, interconexão e comunicação de dados em tempo real.
Logística e atendimento remoto, por exemplo, são executadas com muito mais eficiência e menor custo por um terceiro do que feitas em casa.

Conclusão

A simplificação combinada com a inovação é necessária ao aumento da produtividade, que por sua vez contribui para a melhoria dos resultados.
Quando a simplificação resulta também na redução de despesas, redução de retrabalho e ganho em agilidade na visão do cliente, os resultados também melhoram.
Processos simplificados e automatizados são facilmente e rapidamente escaláveis, sem necessariamente demandar aumento de estruturas ou de pessoal interno.

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