Os Escritórios de Gestão de Portfólios, Programas e Projetos (PMOs) assumem diferentes formas, oferecendo diferentes serviços em função das necessidades específicas de cada organização.
A gestão eficaz dos portfólios de programas, projetos, produtos e/ou serviços normalmente não acontece de forma isolada sem o envolvimento de um Escritório de Gestão de Portfólio, Programa e/ou Projeto, o PMO, ou simplesmente o Escritório de Projetos.
Adaptado do original What is a Value Management Office?
O PMO fornece uma função de apoio à decisão que auxilia o principal colegiado da organização na tomada de decisões estratégicas que envolvem racionalização em condições de incerteza, complexidade e subjetividade.
Tais decisões estratégicas requerem julgamento, determinação e escolha no presente de uma sequência de ações futuras para otimizar resultados com retorno do investimento.
Naturalmente, não existe um modelo de concepção ótima de PMO que se adapte a todas as circunstâncias organizacionais.
A chave é o valor
Em 2015, Robert Kaplan (um dos criadores do BSC) discutiu o conceito de Value Management Office (VMO), observando que as organizações estão se esforçando para entregar valor e benefícios a um custo menor e, como tal, estão experimentando mais resultados.
Em termos simples, um VMO consiste em colocar o conhecimento em ação, medindo simultaneamente os benefícios tangíveis e o valor previstos e entregues em relação ao investimento.
O VMO, segundo Thorp, J (2003), “atua como um defensor da mudança na mentalidade organizacional, na forma como as pessoas pensam sobre os benefícios e o valor”.
Já um Escritório de Portfólio, Programa e/ou Projeto (PMO) está, por sua natureza, mais orientado ao gerenciamento e entrega de iniciativas e menos orientado à realização de benefícios.
Assim, faz mais sentido, do ponto de vista da organização, criar e potencializar um quadro centralizado de profissionais de gestão de benefícios do que descentralizar para as áreas e unidades a atribuição de adquitir tais conhecimentos, especialmente para avaliar e otimizar o retorno do investimento em termos de valor e benefícios.
Questões a serem resolvidas pelo VMO
Tal como Nieto-Rodriguez, R (2021) aconselha, um Escritório de Gestão de Valor (ou um VMO) deve ajudar a responder às seguintes questões:
Quais são os objetivos estratégicos da nossa organização?
Considerando tais objetivos, como é que eles serão atingidos, por meio de programas, projetos, produtos e/ou serviços?
Quais as iniciativas de longo prazo merecem o interesse e o investimento da organização?
Qual é a aplicação ótima dos recursos da organização nas ações presentes?
Qual é a aplicação ótima dos recursos da organização nas ações futuras?
A organização dispõe das competências e dos recursos humanos e do conhecimento necessário para executar as iniciativas estratégicas com sucesso?
Quais iniciativas podemos parar, suspender ou adiar se houver uma súbita mudança de cenário?
Existem planos B para as iniciativas que falharem?
Como está velocidade do aprendizado estratégico com as falhas?
Qual o valor e benefícios gerados, capturados e entregues em cada projeto, programa ou portfólio?
A subjetividade do valor
O valor é muitas vezes subjetivo e também é avaliado de forma subjetiva.
Pessoas diferentes tem diferentes pontos de vista e aplicam critérios diferentes para avaliar produtos e serviços em termos de resultados e benefícios tangíveis e intangíveis.
É justamente esta subjetividade na avaliação do valor que torna tão essencial a gestão do valor ao nível da organização, ao invés de delegar e distribuir a função para as áreas.
Como a melhor relação custo-benefício é definida como a combinação ótima de custos (acessibilidade), riscos (exequibilidade) e benefícios (desejabilidade), a gestão do valor e benefícios deve ocorrer da maneira mais eficaz e rentável para a organização, como estratégia de melhorar a execução da estratégia e ganhar vantagem competitiva.
Referências
Hodes, D, 2019, The Value Management Office (VMO), Ensemble Consulting Group, viewed 10 January 2022, https://ensembleconsultinggroup.com/the-value-management-office/
Jenner, S and APMG International, 2014, Managing Benefits: Optimizing the Return from Investment, 2nd Edition. The Stationery Office, Norwich.
Nieto-Rodriguez, A, 2021, Project Management Handbook: How to launch, Lead, and Sponsor Successful Projects, Harvard Business School Publishing Corporation, Massachusetts.
Sinek, S, 2009, Start with Why: How great leaders inspire everyone to take action, Penguin Books, London.
Thorp, J, 2012, The Information Paradox: Realizing the Business Benefits of Information Technology, 2nd Edition, McGraw-Hill Education, viewed 10 January 2022, https://www.fujitsu.com/us/about/resources/publications/information-paradox/
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