O escritório de projetos (PMO) ágil: LIDERANDO MUDANÇAS NA ORGANIZAÇÃO

Imagine uma organização onde várias unidades de negócios estão colaborando em um novo portfólio de produtos.
Múltiplas equipes de desenvolvimento estão trabalhando de forma autônoma, enquanto o Escritório de projetos (PMO) suporta práticas enxutas e ágeis, coordena a execução e remove impedimentos.

A interação constante de dados em tempo real, análises e feedback do cliente permitem que esta organização leve os produtos ao mercado mais rapidamente e obtenha uma vantagem competitiva.

O PMO ágil é capaz de traduzir a agilidade em toda a organização para:

Acelerar o tempo de lançamento no mercado
Impulsionar a inovação
Obter maiores retornos sobre o investimento

Adaptado do original em https://www.planview.com/resources/articles/agile-pmo/

O PMO ágil pode implementar escala em toda a organização para gerar enormes benefícios

Muito bom para ser verdade? Na realidade, o PMO supervisiona vários projetos, programas e/ou portfólios em vários locais com diversos membros de equipes multifuncionais. O PMO traz ordem ao caos com identificação centralizada, priorização, autorização e gerenciamento de projetos dentro de um portfólio.

Processos padronizados e governança consistente tradicionalmente levam a resultados previsíveis. Mas a alta demanda, os ciclos de entrega mais curtos e a mudança de prioridades estão colocando em risco a capacidade do PMO de ser oportuno e responsivo. Para acompanhar, o PMO precisa mudar seu foco da execução de projetos orientada por metodologia para resultados de negócios orientados por valor.

Ao adotar práticas ágeis e introduzi-las na organização, os PMOs estarão em melhor posição para ajudar a atingir metas e objetivos estratégicos de negócios.
Um PMO ágil pode garantir que o trabalho esteja alinhado com a estratégia e que as equipes trabalhem na coisa certa, da melhor maneira. Por sua vez, uma forma ágil de trabalhar maximiza o valor e minimiza o risco para a organização.

Tenha um PMO ágil ou fique para trás

Um dos principais obstáculos para a entrega dentro do prazo e do orçamento é o comprometimento de recursos. O PMO é frequentemente pego no meio, tentando priorizar projetos que são todos considerados de alta prioridade e alocar recursos que estão comprometidos em outro lugar. É um pesadelo burocrático que atrasa as coisas. Algo precisa mudar se a organização quiser acompanhar o ambiente de negócios acelerado de hoje.

O PMO precisa gerenciar e aprovar trabalhos de alto valor rapidamente e entregar resultados mais rapidamente – tudo isso ao mesmo tempo em que exerce transparência e boa governança.

Outro ponto, o PMO precisa adotar uma mentalidade mais ágil antes de liderar a mudança para se tornar uma organização ágil.
Ser ágil significa se transformar em solucionadores de problemas criativos, respostas rápidas e colaboradores iterativos que transformam feedback em inovação.
Assim, um PMO ágil prospera em problemas complexos e condições variáveis, preferindo o empoderamento da equipe à autocracia de cima para baixo. Se isso descreve a maneira como você deseja operar, então a oportunidade de liderar a mudança na organização é sua.

Trazendo como referência o artigo da Harvard Business Review , Agile at Scale, o co-criador do Scrum, Jeff Sutherland, juntamente com os parceiros globais de inovação Darrell Rigby e Andy Noble, foram observados que os líderes precisam ser ágeis para liderar organizações ágeis. Isso significa operar como uma equipe ágil e ver várias partes da organização como clientes.

O PMO ágil:

Está mais em sintonia com o que os clientes desejam
Define prioridades para otimizar a entrega do trabalho
Remove restrições
Promove a liberdade para desenvolver soluções, bem como a responsabilidade pelos resultados

Dessa forma, ser ágil também significa usar diferentes formas de trabalhar em momentos diferentes. Não é incomum que alguns projetos sejam gerenciados de forma tradicional em cascata, com requisitos definidos antecipadamente e entregas com vencimento em uma determinada data. Outros projetos podem ser conduzidos por equipes ágeis que usam loops de feedback contínuo para ajustar seu curso e fazer entregas incrementais. Existem também formas híbridas de trabalhar que podem ser a melhor maneira de alcançar o resultado desejado. Por isso, o PMO ágil deve ser ágil o suficiente para monitorar o progresso, acompanhar o desempenho e medir o valor, independentemente de como foi entregue.

8 fatores de sucesso em liderar a missão ágil

Existem inúmeros fatores na adoção bem-sucedida de práticas ágeis em toda a organização. Aqui estão alguns que o PMO ágil pode influenciar:

Depois de definir o que ágil significa para você e sua organização, seja essa representação de ágil
Defina o que ágil significa para sua organização

Não há resposta certa, nem uma maneira de trabalhar e nem o melhor método, apenas as melhores práticas. Trabalhar de forma ágil pode significar simplesmente:

Ter a capacidade de se mover com coordenação rápida; por exemplo: um atleta ágil
Ter um caráter rápido, engenhoso e adaptável; por exemplo: uma mente ágil
Ter a capacidade de criar e responder à mudança; por exemplo: uma organização ágil

Os autores do Manifesto para o Desenvolvimento Ágil de Software escolheram rotular essa forma de trabalho de “ágil” porque também significa ser capaz de se adaptar rapidamente a condições incertas. Independentemente de seu PMO atender a uma única unidade de negócios ou a toda a organização, você pode modelar princípios ágeis antecipando e liderando mudanças na organização.

Depois de definir ágil e o que ágil significa para você e seu PMO, seja essa representação de ágil. Como aponta um relatório do Gartner , “o primeiro pecado mortal é deixar de ser ágil”.

Use a medida certa de sucesso

No triângulo de ferro, dentro do prazo e do orçamento é a medida primária (e comprovada) do sucesso do projeto . Agora, com equipes ágeis entregando valor contínuo em incrementos menores, a medida do sucesso é algo totalmente diferente – satisfação do cliente ou disrupção do mercado, por exemplo. Defina o roteiro de todo o trabalho envolvido em:

Entregando um resultado
Garantir que eles tenham os recursos certos
Marcando o progresso em direção a essas metas

Em última análise, o sucesso de um PMO ágil significa menos projetos inacabados e mais programas de alta prioridade concluídos.

Qual é a cor da luz do mecanismo de verificação?

O PMO tradicionalmente sinaliza um projeto como Vermelho, Amarelo ou Verde como forma de acompanhar a saúde e o progresso. Agora sabemos que, embora um projeto possa ser verde, também pode estar indo rápido na direção errada. Em vez disso, pergunte: a equipe está trabalhando na coisa certa e será entregue no momento certo (com o entendimento de que maximizar o valor potencial é mais importante) – não apenas uma data arbitrária em um gráfico de Gantt, mas um prazo que é em sincronia com trabalho relacionado ou dependente? Não configure as equipes para o fracasso rastreando métricas que não estão alinhadas a resultados significativos.

As reuniões de status estão mortas. Vida longa aos relatórios de progresso ágil!

O PMO ágil não depende de listas de verificação, marcos e reuniões básicas de status para saber se um projeto está no caminho certo. Em vez disso, eles se concentram nos resultados, deixando a execução do projeto para a equipe.

Muitas equipes ágeis empregam o método stand-up diário de relatórios de status para revelar o que foi realizado e o que será realizado a seguir. Essa abordagem oferece uma maneira de os membros da equipe se comprometerem com o trabalho que farão por conta própria, bem como apoiar os compromissos da equipe, incluindo o desmantelamento de barreiras que impedem a conclusão do trabalho, tudo de maneira mais iterativa e repetível.

E, assim, uma equipe ágil pode determinar por si mesma como acompanhar o progresso, alavancar métricas enxutas e usar e compartilhar práticas de relatórios. Aproveitar as ferramentas analíticas e os painéis corretos fornece transparência para todos – dando à equipe a autonomia para representar o progresso da maneira que achar melhor e dando ao PMO uma maneira de manter as equipes responsáveis pelo alcance das metas gerais.

Entregue valor

Processos de fluxo de trabalho rígidos, planos de projeto inflexíveis e documentação complexa são um anátema para o método ágil. As equipes ágeis valorizam a engenhosidade individual, a colaboração e as entregas específicas. Eles podem gerar um fluxo de valor contínuo na forma de lançamentos sucessivos e incrementais de produtos.

Por seu turno, o PMO ágil mede o valor em termos significativos para as partes interessadas e clientes, não para auditores e contadores.

Como ponto de atenção, considere o valor que isso traz para os clientes, por exemplo: entregar uma atualização de software 5% abaixo do orçamento pode ser menos importante do que conseguir que 99% dos usuários realmente baixem e instalem.

Governe com um toque leve

Um PMO acostumado ao controle de cima para baixo pode achar difícil afrouxar o controle e conceder autonomia às equipes. Encontre um meio-termo onde as equipes de projeto e produto possam tomar suas próprias decisões, em parceria com o PMO, quando necessário. O ágil PMO existe tanto para servir quanto para governar moderadamente – dando origem a uma nova geração de líderes servidores.

O Project Management Institute (PMI) diz que a liderança servidora define a visão e estabelece limites, então capacita as equipes a se auto-organizarem em torno da conclusão do trabalho. O PMO ouve, remove impedimentos e fornece suporte. Não dita requisitos e soluções rígidas.

O PMO ágil dá origem a uma nova geração de líderes servidores.

Não analise o trabalho

O Gartner sugere usar a palavra “trabalho” em vez de “projeto”: Projeto é “uma palavra que desapareceu do vocabulário de um verdadeiro praticante ágil, substituída por ‘produtos’, ‘capacidades de negócios’ e ‘resultados’”. Após sua execução, o PMO ágil pode passar a gerenciar produtos e portfólios e a entrega de trabalhos para criar valor para a organização. Quando você pode começar a pensar em termos de fluxos de valor de financiamento, você libera as equipes de desenvolvimento para descobrir o que os clientes e o mercado desejam e como fornecer isso a eles.

Cuidado com o atraso

Compreendendo as funções das equipes em uma organização ágil, o PMO pode ajudar as equipes a gerenciar a capacidade, ao mesmo tempo em que lhes dá a autonomia necessária para gerenciar suas pendências de histórias. O trabalho do PMO muda do foco nas atividades de execução para o gerenciamento e alocação de fundos para os fluxos de valor no portfólio de produtos.

O PMO ajuda a identificar os resultados de investimento desejados e otimizar a alocação da equipe para alcançar esses resultados sem ficar sobrecarregado. As equipes são responsáveis por alocar seu tempo de forma que possam trabalhar no backlog de recursos esperados para entrega.

Já o PMI recomenda a criação de um backlog classificado para a organização , referindo-se a temas e épicos como um guia para que o portfólio e as equipes estejam se movendo na direção certa em toda a organização. O PMO pode coordenar várias equipes e atender às dependências, enquanto as equipes gerenciam suas próprias pendências detalhadas do trabalho comprometido para entrega.

O PMO ágil como assessor confiável

No final, trata-se de ser menos maníaco por controle e mais porteiro, abrindo caminho e deixando os jogadores fazerem as coisas do seu jeito. Um PMO ágil pode ser um modelo de liderança servidora, com todas as características de agilidade e nenhuma postura de comando e controle do passado. Deste ponto de vista, o PMO pode assumir um papel mais estratégico e estar envolvido na capacidade, portfólio e planejamento estratégico. As equipes assumem mais responsabilidades operacionais, como planejamento do backlog do produto, lançamentos incrementais e iterações.

Em uma organização ágil, o PMO abandona o manto da polícia de processo e se torna um coach ágil, oferecendo supervisão e defesa construtiva:

Forneça, então, amplo treinamento para os membros da equipe nos princípios e práticas de metodologias ágeis e enxutas, como Scrum, Kanban ou uma abordagem híbrida, depois dê às equipes a flexibilidade de interpretar e executar as práticas por conta própria.

Permita que as equipes multifuncionais permaneçam juntas de um projeto (ou lote de entregas) para o próximo, para que possam entrar em um ritmo para trabalhar em sincronia.

Procure a melhoria contínua, mas espere algumas lições aprendidas por meio da experimentação, até que os processos se tornem uma segunda natureza.

Estabeleça comunidades de prática com pessoas com habilidades semelhantes para incentivar o compartilhamento de melhores práticas e boas ideias, além de obter consenso sobre as ferramentas apropriadas.

Tenha em mente que agilidade é uma mentalidade, uma intenção de entregar valor mais rapidamente. Como defensor da mudança, o ágil PMO tem a oportunidade de liderar pelo exemplo. Em seu relatório sobre como dominar uma mentalidade ágil de negócios , o Gartner observa:

“O ponto é: adotar uma mentalidade ágil melhorará seus resultados de negócios. Se essa mentalidade for adotada e aplicada com rigor, pode permitir que todas as áreas da organização se movam mais rapidamente e se concentrem mais em garantir que as ações e decisões levem aos resultados planejados.”

Finalizando, tornar-se ágil – e ser ágil o suficiente para liderar os outros na jornada – é como fazer constantes correções de curso durante um voo transcontinental. Condições adversas podem forçá-lo a pensar rápido e reagir inesperadamente. O piloto ágil evita perigos e pode até levar os passageiros ao seu destino antes do previsto. Uma mentalidade ágil o levará aonde você está indo, não importa quais desafios você possa encontrar.

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