“Mudar é muito difícil, mas não mudar é fatal”. “Muito mais arriscado do que mudar é continuar fazendo a mesma coisa.” Ditados comuns, inclusive no Brasil.
Sem dúvida, o maior risco de todos é não tomar uma decisão e uma ação e desperdiçar a oportunidade e abrir mão dos ganhos.
por Joel Solon Farias Azevedo, PMP, CBPP
Diretor da ProValore
Comecemos por uma analogia:
Você que dirige alguns quilômetros da sua casa ao trabalho todos os dias:
1. Quantos quebra-molas precisa saltar? Quantos deles são realmente necessários?
2. Quantos semáforos passou? Quantos deles são realmente necessários?
3. Quantos radares de velocidade você passou? Quantos deles são realmente necessários? Você acha que eles surtem algum efeito educativo ou o objetivo é só arrecadar mesmo?
Será que é assim na Coréia do Sul, na Alemanha, na Suécia? Claro que não.
Os freios auto impostos nos processos
Tudo, tudo o que fazemos utiliza processo. Que pode ser executado do jeito mais fácil ou do mais difícil. Tudo, tudo o que fazemos tem risco positivo e/ou negativo, juntos ou separados.
Quase tudo o que fazemos pode ser melhorado. Mas não é. Não na nossa cultura brasileira, de que risco é uma coisa ruim, que pode dar errado, e que precisa ser evitado. Desde pequeninho te dizem: – não faça isto, não faça aquilo, é perigoso, é arriscado. E você não faz, e perde oportunidades. Vale o mesmo para a empresa, vale o mesmo para o país.
O fato: nossa cultura é invertida em relação a riscos. Enquanto o americano investe no risco e lucra com ele, o brasileiro evita o risco ao máximo. É uma combinação de medo com preguiça e falta de coragem.
Por causa disto os processos estão cheios de quebra-molas, semáforos e placas e radares de limite de velocidade. Você poderia levar muito menos tempo de casa ao trabalho e viveria mais e melhor. A empresa e o país da mesma forma.
Nossos quebra-molas são virtuais, inventados, muitos não precisariam existir. E se não existissem a nossa vida seria muito mais fácil, principalmente no trabalho.
A analogia de um processo arcaico
Imagine um processo simples e previsível, de solicitação de férias. Houve um planejamento anual, seu período foi previamente negociado e agendado, e mesmo assim a organização precisa lembrar quem fez isto com bastante antecedência, em um pedido no papel e com assinatura?
É algo que poderia e deveria estar automatizado mas não está. E que precisa assinatura em papel, credo!
Lembre que a assinatura digital tem mais de 50 anos, e nasceu com a senha bancária.
Seu superior vai analisar novamente o que já foi analisado e negociado antes e vai deferir ou não. Se ele deferir, o que é o esperado, vai mandar o tal papel pra alguém que, em muitos casos vai calcular na mão os seus direitos, que já são conhecidos e que não serão modificados. Quem calcular poderá errar e por isto vai passar para outra pessoa conferir. Depois de conferir outra pessoa ou a mesma pessoa vai aprovar e mandar pro financeiro agendar o crédito. E um terceiro vai te comunicar oficialmente o teu período de férias.
Processos arcaicos, que além de muito caros tem velocidade ridícula.
A analogia de um processo enxuto
Agora imagine o cenário ideal: as férias serão confirmadas no período negociado. Dez dias antes do início o funcionário e o superior recebem alerta para confirmação. Ambos confirmam o negociado. O sistema calcula as vantagens, agenda o crédito na conta para dois dias antes do início e informa o funcionário. O sistema gera e envia os comandos para a folha de pagamento. E acabou.
A avaliação de riscos entre os dois processos
No processo arcaico os riscos são infinitamente maiores: de fraude, de erro de cálculo, de pagamento indevido, de extravio, de falha funcional, etc.
No processo enxuto foi eliminada a possibilidade de falha humana, uma vez que os direitos são rígidos e baseados em tabelas inflexíveis. Não há papel, não há trânsito de papel, não há tempo perdido. Tudo é resolvido com dois cliques. O do servidor e o do superior confirmado o acordo anterior.
A necessidade de investir na gestão de processos e na gestão de riscos
Já foi o tempo que as organizações podiam se dar ao luxo de manter muitas pessoas atuando em processos manuais e de apoio como o nosso exemplo, o das férias. Gente afastada do balcão, afastada do negócio, somente carregando custos.
Era outro tempo em que não havia automação e as pessoas não tinham qualificação e somente por conta disto concordavam em realizar atividades manuais e repetitivas.
Agora é preciso pensar a gestão de processos como a forma de gerenciar os valores, as crenças, a liderança e a cultura da sua organização, com foco na otimização do desempenho e na eliminação do trabalho humano desnecessário, aquele que não gera valor ao seu cliente.
Para isto, as pessoas precisam ser libertadas do trabalho chato, previsível e portanto automatizável, para executar atividades enriquecidas que aproveitem o seu potencial mental aplicado à inovação.
Porque concordar com a manutenção de processos arcaicos?
Não precisa. O processo precisa fazer sentido no seu tempo. Num momento em que todos resolvemos tudo pelo celular em tempo real, você concordaria em envolver e tomar o tempo de umas cinco pessoas por conta de uma solicitação de férias? Sabendo que está assumindo riscos e despesas desnecessárias que deveriam ser eliminadas? E que está desperdiçando a oportunidade de aumentar a satisfação de todos os envolvidos no processo, principalmente o seu cliente?
Você ainda vai em agência bancária?
Então, porque obrigar o seu cliente a ir até o seu balcão, se ele não quer e não precisa?
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