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11 pontos para melhorar a gestão da sua organização

Práticas de sucesso simples, básicas e comuns a nível mundial que podem servir para a sua organização.

Cliente satisfeito

por Joel Solon Farias Azevedo, diretor da ProValore

A gestão não tem nem segredo e nem regras rígidas. O que dá certo em uma organização pode não dar certo em outra.

Nas ciências sociais não existe o certo e o errado, mas sim o mais adequado a se fazer em cada situação.

As organizações são únicas e exigem soluções também únicas, mas existem práticas de sucesso simples, básicas e comuns a nível mundial que podem servir para a sua organização, dependendo do nível de maturidade gerencial.

  1. Gerencie a estratégia

De um jeito bem simples, estratégia é escolher entre o que deve ser feito e o que não deve ser feito e parar de fazer tudo aquilo que foi decidido que não vai ser feito.

Ou algo como esquecer ou desistir ou despriorizar algo, para poder repriorizar outras coisas. Simples.

  1. Gerencie muito bem seus processos

Uma vez definida a estratégia, esta define e prioriza os processos suficientes e necessários ao alcance dos resultados previstos e negociados.

O caminho simples é ajustar macroprocessos e processos de apoio e de gestão na forma de cadeia de valor, com a coragem de acabar com os processos desnecessários para a estratégia em vigor.

  1. Ajuste a estrutura organizacional aos processos definidos

O ajuste nos processos define a nova estrutura organizacional, nunca o contrário. Se a sua organização não trata a estrutura de forma dinâmica e atrelada à estratégia e aos processos, esqueça os resultados superiores e as premiações, porque eles não acontecerão.

Entenda e gerencie a estrutura como um limitante e uma restrição que deve atrapalhar o mínimo possível.

  1. Invista pesado no autosserviço

Qualquer que seja o seu cliente, ele está conectado. E ele tem pressa. E não quer visitar você, acredite. Ele quer é resolver a sua vida pelo seu smartphone, de onde estiver.

Portanto, não há outro caminho que não seja transferir o poder ao seu cliente para que ele mesmo acesse as suas informações de interesse e realize as suas transações com segurança.

Os bancos começaram a fazer isto nos anos 80, e você tem conta em banco e vai muito pouco à sua agência e não quer ir lá, admita.

O mesmo vale para o seu cliente. Não o obrigue a visitar você sem a absoluta necessidade.

  1. Simplifique seus processos

A burocracia é uma praga que faz de tudo para dificultar as coisas.

Invista na simplificação das atividades nas quais ainda é necessária a ação e decisão por parte de pessoas, e automatize todas as demais que tem regra definida e decisão programada.

E na decisão de automatizar lembre sempre que o seu cliente quer assumir o seu papel de protagonista no processo e ele mesmo resolver a sua vida no autoatendimento.

  1. Meça resultados e esforços e calcule tendências

Sim, todos sabemos que todas as organizações têm números, mas sabemos também que eles são insuficientes para a melhor tomada de decisão.

As medidas operacionais, com maior ou menor erro, todos tem. Mas as medidas de resultado? E as medidas de esforço que permitem calcular a tendência de alcançar ou não os resultados no tempo previsto? É este o desafio.

A organização tem que contar com painéis em todos os níveis decisórios mostrando os resultados alcançados, o esforço dispendido e a tendência projetada do momento em que os resultados serão alcançados, para ajuste do esforço para mais ou para menos.

  1. Garanta a inovação

Entenda que a mudança é a regra e não a exceção. Mudar e melhorar sempre é questão de sobrevivência inclusive para a organização pública, que não tem concorrência.

A mudança deve ser promovida em uma área ou função de inovação separada dentro da organização, que questiona a efetividade dos processos vigentes e sugere a melhoria ou a descontinuidade ou a substituição. É a vida.

Esta área tem o papel de dar um enterro digno aos processos descontinuados e propor a alocação ótima das pessoas removidas para processos novos, enxutos e inteligentes, capazes de gerar o valor requerido pelos seus clientes.

  1. Invista na comunicação dos resultados e na inteligência de negócio

Se uma organização é um conjunto de processos, as pessoas que a compõem têm que saber exatamente o seu papel e a sua contribuição para os resultados.

A comunicação, portanto, precisa focar nos resultados dos processos e das pessoas e nas intervenções de mudança e as suas consequências em termos de benefícios para clientes e colaboradores.

Já falamos de melhorar a mensuração, agora é hora de aplicar. Com os números é preciso entregar para cada pessoa um painel com os resultados presentes e futuros, esforço e tendência, algo como o painel de um carro rápido ou o de um avião. Softwares bem simples fazem isto, popularmente chamados de BI – Business Intelligence.

  1. Invista na qualidade da liderança

Desenvolva líderes para ocupar o lugar dos chefes. Líder é a pessoa que alinha resultados e expectativas das pessoas e as desenvolve para poder aproveitar ao máximo o potencial de cada um.

  1. Invista nas pessoas

Treine, treine, e treine novamente as pessoas nos processos nos quais ela atua e no conhecimento dos demais processos da organização, para que cada um saiba a consequência e o resultado do seu trabalho.

Invista nos talentos técnicos e gerenciais necessários à sustentabilidade futura da organização. Tenha um banco de talentos técnicos para cargos de assessoria e de talentos gerenciais aptos a assumirem desafios de mudança e de gestão de pessoas.

  1. Reconheça o mérito coletivo e individual

Pratique reconhecimento, meritocracia e premiação nos níveis coletivos e individuais, como questão de justiça, porque uns contribuem mais do que outros para o resultado da organização.

O reconhecimento e a premiação, financeiros ou não, são a melhor estratégia de mobilização para resultados e talvez a estratégia mais eficiente de retenção de talentos, aquelas pessoas que fazem a diferença.

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