Utilize auditorias para validar a situação atual do cronograma e do orçamento do seu projeto

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Às vezes o gerente do projeto pode ficar muito tranqüilo (ou intranqüilo) sobre o andamento do projeto. Em muitos casos, é recomendável buscar alguém de fora para avaliar os processos de gerenciamento de projeto que estão sendo utilizados e certificar-se de que o projeto está evoluindo como o esperado. Este “partido terceirizado” poderá ser qualquer pessoa qualificada, exceto o gerente do projeto. Em alguns casos, a empresa poderá ter um especialista interno em auditoria de projetos. Também, é possível que o patrocinador, o gerente do gerente do projeto ou um consultor externo possa realizar esta auditoria.

O gerente do projeto ou o gerente funcional poderá convocar uma auditoria do projeto como parte de um programa geral de gerenciamento da qualidade. Em alguns casos, como em projetos governamentais, as auditorias periódicas podem ser exigidas como parte do contrato geral. De qualquer forma, uma auditoria externa deve tranqüilizar as partes interessadas do projeto pelo fato de que estão sendo utilizados processos efetivos de gerenciamento do projeto e que o projeto aparentemente está na trilha.

A auditoria de projeto focaliza na garantia da qualidade – indagações sobre os processos utilizados para criar as entregas.

Gerenciar o projeto dentro dos níveis de tolerância estabelecidos

Quando você gerencia um Cronograma, você não necessita ser 100% preciso em relação a cada minuto ou Real (R$). Também você não quer fazer um drama se o seu projeto estiver com um dia de atraso por uma semana e um dia adiantado na semana seguinte. Seu cliente não espera esse nível de precisão, nem está interessado em boletins de hora em hora sobre o andamento do projeto.

Como gerente do projeto, você deve ter bom senso para avaliar o nível de tolerância do seu projeto. Por exemplo, digamos que você esteja atualizando o seu Cronograma e percebe que ultrapassou o orçamento em um mil reais (R$ 1.000,00). O que você deve fazer? Você deve ou não encaminhar uma incidência problemática ou um risco sobre esse estouro no seu orçamento? Você acha que deve informar o cliente? Bem, isso irá depender do seu nível de tolerância. Se você tiver um orçamento de dez mil reais (R$ 10.000,00), provavelmente você deverá se preocupar, pois há um risco de exceder o orçamento em 10%. Mas, se o seu projeto tiver um orçamento de um milhão de reais (R$ 1.000.000,00), então um mil reais (R$ 1.000,00) não será problema para se preocupar. (Na verdade, você seria um herói se conseguisse concluir o projeto com uma margem de erro de um mil reais [R$ 1.000,00]).

Use o bom senso e trabalhe com o seu cliente para estabelecer os níveis de tolerância para o orçamento e o prazo final. Se você conseguir se manter dentro das tolerâncias, então tudo bem, mas se você ultrapassar esses limites, com certeza você deverá se preocupar.

Considere a utilização da técnica valor agregado para compreender a situação atual do cronograma e do orçamento

Os projetos, especialmente os grandes, nunca são executados exatamente como o planejado. Algumas atividades terminam mais cedo. Outras mais tarde. Às vezes não é fácil para você saber se está adiantado ou atrasado em relação ao cronograma. Às vezes é difícil para você saber se está abaixo do orçamento ou não. Vejamos um exemplo simples. Você tem um projeto de seis meses de duração e já trabalhou três. Seu Cronograma lhe diz que você deveria ter gastado 50% do orçamento, mas você percebeu que já gastou 65%. O que você acha? Você está ou não com problemas?

Sim, pode estar, mas não necessariamente. Se você completou somente a metade do trabalho, você poderá estar com problemas. Mas e se o seu projeto estiver adiantado no cronograma? Se você estiver adiantado no cronograma, poderá fazer sentido que você tenha gastos acima do orçamento planejado neste ponto do projeto.

Esse é o objetivo de calcular o valor agregado. Valor agregado é um método para determinar o progresso do trabalho, considerando onde você está em comparação com onde você esperava estar até o momento.

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