Uma abordagem para o gerenciamento ágil de portfólio

As organizações de ponta estão usando o gerenciamento ágil de portfólio para planejar, organizar e priorizar sua evolução, suas atividades e a sua sustentabilidade.

Este artigo discute os benefícios da implementação de uma abordagem ágil para o planejamento de portfólio e como ela pode ajudar sua organização a minimizar riscos, aproveitar oportunidades e aumentar a agilidade e, também, quais fatores devem ser considerados para aproveitar ao máximo o gerenciamento ágil de portfólio.

Adaptado do original em jile.io

Definição de gerenciamento ágil de portfólio ágil

O gerenciamento ágil de portfólio é um processo de gerenciamento e organização do trabalho por meio de uma visão ágil. Ele ajuda a priorizar e planejar o trabalho de forma a permitir agilidade, tempestividade e reação rápida à necessidade de mudanças trazidas pelo mercado e pelo ambiente externo. Isso pode ser feito usando métodos ágeis como Scrum, Kanban, XP (Extreme Programming), DSDM (Dynamic Systems Development Method) ou outro framework. O objetivo é permitir que sua equipe reaja rapidamente a novas oportunidades ou desafios, mantendo o foco no trabalho mais importante.

Há muitos benefícios de usar uma abordagem ágil para planejamento de portfólio, sendo os mais importantes – Maior agilidade, Melhor comunicação e Melhor priorização.

Um dos principais objetivos do gerenciamento ágil de portfólio é aumentar a agilidade – tornar a organização capaz de se ajustar rapidamente às mudanças no ambiente ou no mercado.
Como a maioria dos processos de gerenciamento ágil de portfólio depende da colaboração e da comunicação dentro de uma equipe, essa abordagem pode melhorar a comunicação dentro da equipe, bem como entre as equipes.
Com um gerenciamento ágil de portfólio é mais fácil priorizar o trabalho com base em valor, risco, oportunidade, dependências e muito mais – permitindo que sua organização se concentre sempre no que é mais importante a cada momento.

Princípios do Gerenciamento Ágil de Portfólio

Para garantir o sucesso do seu processo de gerenciamento ágil de portfólio, existem vários princípios que devem ser levados em consideração. Esses princípios devem ser adaptados à sua empresa ou organização específica e incluirão coisas como:

Um foco no ‘porque’, não apenas no ‘o quê’
Valide e inspecione continuamente (Kanban)
Colaboração é a chave

A seguir estão os principais princípios a serem lembrados durante o planejamento do portfólio ágil:

Mantenha as coisas simples e simplificadas:

Um dos objetivos do gerenciamento ágil de portfólio é manter as coisas simples e otimizadas. Isso significa ter um processo que pode ser facilmente adaptado e ajustado conforme necessário. O objetivo não é ter um processo complexo e rígido, mas sim um processo que permita flexibilidade e tempos de reação rápidos. É por isso que as organizações usam uma ampla variedade de ferramentas de gerenciamento ágil de portfólio que podem tornar o processo mais eficiente. Quando se trata de manter as coisas simplificadas, menos é mais. Ou seja, evite ter muitos processos e ferramentas que podem atrapalhar a agilidade.

Concentre-se no valor em vez do custo:

Os custos são fáceis de medir, mas o valor é o que determinará o sucesso do seu projeto. Uma maneira de pensar sobre isso em termos de gerenciamento ágil de portfólio é que você deve sempre se perguntar ‘o que é mais importante’. Concentrando-se nas prioridades e fazendo apenas as coisas que importam (ou seja, aquelas que fornecem mais valor do que custo), pode ajudar as organizações a discriminar seu trabalho com base nas necessidades de negócios, em vez de apenas no número de horas gastas trabalhando. Quando se trata disso, tempo é dinheiro – portanto, certifique-se de gastar o seu com eficiência!

Minimize o Custo de Atraso (CoD):

O Custo do Atraso (CoD) é uma métrica que ajuda a identificar e entender o valor de concluir as tarefas mais cedo ou mais tarde. Para calcular o CoD, você tira o benefício de concluir uma tarefa (por exemplo, aumento de receita, economia de tempo etc.) e subtrai o custo de atrasá-la (por exemplo, custos de oportunidade perdidos, aumento de despesas etc.). Isso lhe dará uma estimativa de quanto dinheiro ou outros benefícios são obtidos ao concluir uma tarefa mais cedo ou mais tarde. Ao tomar decisões sobre o que fazer em seguida, é importante considerar também o CoD. Em outras palavras, pergunte a si mesmo se vale a pena adiar outra tarefa para concluir isso? Ao levar em consideração o CoD para cada tarefa individual, você pode priorizar o trabalho com muito mais eficiência.

Opte por equipes estáveis em vez de equipes de projeto:

As equipes de projeto são temporárias, enquanto as equipes estáveis são mais permanentes. A ideia por trás do gerenciamento ágil de portfólio é focar na criação de mudanças duradouras (e valor) por meio de projetos que podem ser repetidos e construídos ao longo do tempo. Isso significa afastar-se do conceito de trabalho baseado em projetos em favor de estruturas ou hábitos de equipe sustentáveis, onde você melhora continuamente seus processos/produtos com base no feedback do cliente.

Permita a diversidade:

Uma grande parte do planejamento de portfólio ágil é abraçar a mudança, e isso inclui o tipo de trabalho que está sendo feito. Uma maneira de fazer isso é permitir uma diversidade de trabalho dentro de sua organização. Isso pode significar ter equipes diferentes trabalhando em projetos diferentes simultaneamente ou permitir mudanças na direção do projeto à medida que novas informações surgem. O objetivo é ter um processo flexível que possa se adaptar a qualquer situação, o que significa não ficar preso na mentalidade de “é assim que sempre fizemos as coisas por aqui”.

Seguindo esses princípios, você poderá criar um processo de gerenciamento ágil de portfólio eficiente que se concentra no que é importante e agrega valor aos seus clientes. Você pode contar com a ajuda de vários softwares de gerenciamento ágil de portfólio que estão disponíveis no mercado para gerenciar seus projetos.

Fatores a serem considerados no gerenciamento ágil de portfólio

1. Determinar o Valor Prospectivo

Quando se trata de gerenciamento ágil de portfólio ágil, o valor de um projeto ou tarefa nem sempre é claro. Em outras palavras, você quer ter certeza de que o que está fazendo terá um impacto duradouro e gerará resultados de negócios, em vez de estar ocupado apenas por estar ocupado. Isso pode ser determinado analisando uma variedade de fatores, incluindo:

Mapeamento do fluxo de valor
Análise de custo-benefício
Cálculos de retorno sobre o investimento (ROI)

Essas ferramentas combinadas com o feedback dos clientes de cada estágio devem dar às equipes uma ideia sobre quais projetos vão agregar mais valor em termos de geração de receita. Isso também pode ajudá-los a reduzir o desperdício de tempo/esforço por meio de recursos redundantes ou trabalho simplesmente desnecessário, a menos que a demanda do mercado mude drasticamente.

2. Pesquise os possíveis esforços

A melhor abordagem de gerenciamento ágil de portfólio é aquela que analisa todas as oportunidades possíveis, em vez de se concentrar em um projeto ou tarefa singular. Isso significa escolher as ações que geram mais valor, fazer brainstorming de ideias para novos projetos e fazer check-ins regulares para garantir que você esteja sempre em mente quando se trata de possíveis necessidades de negócios. Quanto mais diversificado for o seu trabalho dentro de uma organização (por exemplo, os membros da equipe estão trabalhando em várias iniciativas), menos provável será que eles possam confiar em sua memória individual sobre o que está acontecendo em outros grupos/departamentos – o que pode levar a falhas de comunicação ao redor requisitos se todos não estiverem atualizados com os status atuais.

3. Priorize os esforços possíveis

Depois de ter uma boa lista de empreendimentos em potencial, é hora de começar a priorizá-los. Isso pode ser feito de várias maneiras, mas geralmente inclui observar coisas como:

Proposta de valor
Riscos associados ao empreendimento
Benefícios/custos potenciais
Cronograma para conclusão

Isso ajudará as equipes a descobrir em quais projetos devem se concentrar agora e quais podem esperar até mais tarde. É importante notar que este não é um processo fixo, pois as coisas podem mudar ao longo do caminho – mas fornece um ponto de partida sólido para a tomada de decisões sobre onde alocar recursos.

4. Iniciar esforços

Depois de decidir quais projetos valem a pena seguir, é hora de começar. É aqui que a criação do seu plano de gerenciamento ágil de portfólio entra em ação e ajudará a manter todos no caminho certo, mantendo os olhos no cumprimento dos marcos ao longo do caminho. Recomendamos que você use ferramentas de gerenciamento ágil de portfólio e outros princípios-chave para ajudá-lo a monitorar suas iniciativas e garantir que elas ainda sejam relevantes com o passar do tempo.

5. Financiar Projetos

O passo mais importante no processo de gerenciamento ágil de portfólio é avançar com projetos de financiamento. Isso pode ser feito observando coisas como:

ROI – retorno sobre o investimento
Avaliação de risco (incluindo flutuações de mercado)
Cronograma para conclusão

Isso ajudará você a determinar quanto dinheiro deve ser reservado para cada projeto e garantirá que as equipes sejam capazes de concluí-los dentro do prazo estipulado.

6. Planejar as capacidades de TI

Finalmente, é hora de pensar sobre sua capacidade de TI e como ela será distribuída entre as iniciativas. Isso inclui coisas como:

Estimativa de horas de trabalho para diferentes projetos
Criando um quadro de tarefas que pode ser facilmente acessado por todos os membros da equipe
Criando o equilíbrio certo de recursos (por exemplo, número de desenvolvedores por projeto)
Ter acesso à infraestrutura e ferramentas de TI necessárias
Escalar e acelerar a entrega por meio de terceirização

Isso ajudará você a evitar gargalos no futuro e garantir que todos tenham o que precisam para serem produtivos.

Resumo

Não há uma resposta única quando se trata de gerenciamento ágil de portfólio, mas seguir essas dicas gerais deve dar às equipes um bom ponto de partida para criar sua própria abordagem. Ao adotar uma visão holística das necessidades de negócios, mantendo-se flexível e sendo proativo em termos de decisões de alocação, as organizações podem aumentar suas chances de sucesso, mantendo o foco na entrega de valor aos clientes. No ambiente de negócios acelerado de hoje, isso é mais importante do que nunca.

Melhore os resultados da sua organização com o nosso apoio especializado:

Veja nossas opções de treinamento e desenvolvimento profissional e gerencial
Veja nossa abordagem e nossos diferenciais na consultoria e sugestões de projetos para melhoria de resultados