Técnicas para sanar atrasos no projeto

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As pessoas que já trabalharam em equipes de projetos, sabem que há muitas coisas que podem dar errado ao longo do projeto e conseqüentemente tendem a atrasar a data final do projeto. Por exemplo, alguns trabalhos podem ser mais difíceis de que o previsto para serem completados. Poderá haver no seu projeto rotação dos membros da equipe, o que resulta no requerimento de tempo adicional para aumentar a produtividade das pessoas. Às vezes, o gerente descobre que as atividades do projeto simplesmente foram estimadas muito baixas.

Muitas vezes o gerente descobre cedo que o projeto tende a ultrapassar a data final. Se você descobrir que isso realmente está acontecendo, a primeira coisa a fazer é tentar determinar a causa. Se você apenas remediar os sintomas sem saber a causa, você estará sucessível a essa situação com muita freqüência.

O que o gerente deverá fazer quando descobrir a causa? Ele deverá notificar o cliente e jogar a data final do projeto para mais tarde? Não, ainda não. O próximo dever do gerente e da equipe do projeto é tentar fazer correções que irão voltar o projeto a trilha. Se você descobrir cedo em um projeto de longo prazo que o mesmo está tendendo a ultrapassar a data final, você terá muitas opções disponíveis para usar. Mas se você estiver no final do projeto, as opções não serão tantas. Abaixo apresentamos algumas técnicas que poderão ser aplicadas nessa situação. Esta lista não tem nenhuma ordem prioritária. Algumas técnicas funcionam melhor em certas situações e outras podem ser aplicadas com sucesso em outras situações.

Utilizar horas extras

Todos odeiam, mas uma técnica lógica é utilizar horas extras. Se as pessoas trabalharem mais horas por dia, elas poderão completar mais trabalho na mesma quantidade de tempo do calendário. As horas extras poderão ser a melhor opção se você estiver próximo à data final do projeto e necessitar de um impulso final para completar todas as atividades. Se você estiver no início do projeto, provavelmente haverá outras opções que serão mais eficazes.

Realocação de recursos no caminho crítico

O gerente do projeto primeiramente deverá entender quais são as atividades que estão no caminho crítico. Lembre-se, que se o projeto tender a ultrapassar o prazo final, isso significa que o caminho crítico está atrasado. Uma vez que você entender o caminho crítico, você deverá verificar se há recursos que podem ser deslocados de outras atividades para auxiliar no trabalho do caminho crítico. Isso permitirá que você realinhe o projeto com o cronograma ou estenda outras atividades que não fazem parte do caminho crítico. Mas tenha cuidado – atrasar algumas atividades poderá mudar o caminho crítico. Cada vez que você mudar o cronograma, verifique sempre se o caminho crítico não mudou também.

Troca de recursos no caminho crítico

Você viu previamente que a primeira coisa que devemos fazer quando estivermos tendendo a ultrapassar o prazo final é tentar determinar a causa. Uma das causas, poderá ser referente a alguns recursos que não são tão produtivos quanto o esperado. Talvez eles não tenham as habilidades necessárias. Talvez eles não sejam tão produtivos nessa área como são em outras áreas. De qualquer forma, poderá haver oportunidades para substituir os recursos. Em algumas circunstâncias, você poderá simplesmente trocar as atividades entre os membros da equipe do projeto. Outras vezes, isso poderá significar a demissão de um membro da equipe e contratar outra pessoa. Lembre-se que as atividades no caminho crítico são a chave. Você poderá ter opções para atribuir os recursos mais produtivos para as atividades que estão no caminho crítico e reatribuir os recursos menos produtivos às atividades que não estão no caminho crítico. Se as atividades que estão fora do caminho crítico atrasarem, você ainda poderá ser aprovado em termos de prazo final.

Compressão (Crashing)

Invadir o cronograma significa que a data final é tão crítica que você está disposto a atribuir mais recursos no caminho crítico – mesmo se os recursos adicionais não serão utilizados tão eficientemente como poderiam ser. Naturalmente você quer ser esperto e tentar encurtar o cronograma com o menor custo associado. Entretanto, o seu objetivo final é tentar reduzir o máximo possível o cronograma.

Paralelismo (Fast-Tracking)

Paralelismo, ou Fast-Track, significa identificar as atividades que normalmente são realizadas em seqüência e programá-las parcialmente em paralelo. Por exemplo, no exemplo anterior de construir uma casa, as paredes da casa não poderia ser construída antes que o concreto do alicerce estivesse seco. Entretanto, se a casa for grande o suficiente, você poderá ter a opção do Paralelismo “Fast-Track” começando erguer as paredes na parte da casa onde a fundação foi derramada primeiro.

Reduzir o escopo do trabalho ou solicitar extensão da data final

A opção final que geralmente está disponível é, avaliar o trabalho restante do projeto e negociar com o cliente para reduzir o escopo do projeto ou estender a data final do projeto. Se o gerente do projeto sentir que algumas das atividades restantes não fazem parte do núcleo do projeto, ele poderá discutir a possibilidade de eliminá-las. Se todo o trabalho restante for indispensável para a solução ou para o produto do projeto, mesmo assim, esta discussão ainda poderá ser necessária como uma última opção. Poderá haver algumas opções para completar o projeto dentro do prazo final acordado com a funcionalidade inferior a 100%, e executar um outro projeto para completar as exigências restantes.

O ponto-chave é que você não deve utilizar esta alternativa imediatamente ao descobrir que o projeto está tendendo a ultrapassar a data final. Primeiramente, você deverá utilizar outras opções que estarão disponíveis para voltar o projeto a trilha. A opção de reduzir o escopo ou de estender a data final deverá ser usada somente se todas as outras opções e técnicas falharem.

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