Solicite a ajuda dos interessados no projeto para criar a EAP e o cronograma do projeto

adaptado de www.tenstep.com.br

Os Gerentes de Projetos são os responsáveis pela execução bem sucedida do projeto. São eles que devem criar o cronograma e acreditar nele. Se o cronograma inicial for criado por outra pessoa, o mesmo deverá ser revisado e modificado pelo Gerente do Projeto para assegurar que o mesmo concorda com os prazos, o orçamento e as entregas que o projeto produzirá. Caso contrário será muito fácil para o Gerente do Projeto fugir da responsabilidade da entrega, dizendo que não pode ser responsabilizado por um cronograma que ele não criou.
Dito isso, o Gerente do Projeto normalmente não tem as habilidades necessárias para criar o plano sozinho. Existem duas técnicas principais para coletar todas as informações necessárias para completar um Cronograma.

Criar um rascunho do cronograma e circular para as partes interessadas.
Nesta abordagem, o Gerente do Projeto cria um rascunho inicial do cronograma. Poderá haver um subconjunto de integrantes da equipe envolvidos. Quando o rascunho for concluído, o mesmo deverá ser distribuído às partes interessadas para avaliação e feedback. Durante o processo de revisão, alguns trabalhos podem ser acrescentados, modificados ou excluídos. O Gerente do Projeto reúne o feedback e o incorpora ao cronograma, que é então utilizado no projeto.
Esta abordagem resulta em um cronograma bem desenvolvido, e oferece oportunidades para as partes interessadas fornecerem feedback, além de obter o seu comprometimento.
Existem dois riscos potenciais nesta abordagem. Primeiro, algumas das partes interessadas poderão ainda não estar engajados no projeto. Isto poderá resultar na falta de atenção adequada ao Cronograma. Segundo, se o Cronograma for muito detalhado e extenso, provavelmente a maioria das partes interessadas não entenderá. Neste caso, o Cronograma provavelmente necessitará ser distribuído em formato de sumário, que contenha somente as atividades sumárias.

Construir a EAP e o cronograma através do envolvimento direto das partes interessadas.
Nesta abordagem, o Cronograma é criado através de uma ou mais sessões, juntamente com os principais interessados no projeto. Poderá ser necessário reunir todas as partes interessadas em uma sessão facilitada durante um dia ou mais, para obter um consenso sobre o que é necessário ser feito. Se o projeto for grande, você deverá reunir-se com as partes interessadas principais em grupos. Por exemplo, você poderá ter sessões com cada departamento funcional. Cada departamento tem uma maneira específica de ver o projeto, mas um cronograma pode ser gerado, consolidando-se os vários resultados das sessões.
Esta abordagem tem a vantagem de ter o engajamento e a participação ativa das partes interessadas. Então, eles deverão ter um bom conhecimento sobre o projeto, do que precisará ser feito e quais são as suas responsabilidades e papéis. Dependendo de quantas sessões serão necessárias, e de quanto tempo será necessário para que os resultados das sessões sejam enviados aos participantes para uma validação e feedback, esta técnica poderá requerer mais tempo e ser um trabalho mais intenso do que a primeira opção.

Primeiro designar grupos genéricos de recursos, e então recursos específicos
Em muitos casos, quando você desenvolve o cronograma de um projeto, você não tem certeza dos recursos específicos que serão designados para a sua equipe. Isto é um fato principalmente em relação aos recursos que serão necessários somente mais tarde em seu projeto. Nestes casos, utilize uma descrição genérica dos recursos como um marcador de posição no cronograma do projeto. Por exemplo, você poderá necessitar de um especialista em treinamento três meses após o início do projeto. No cronograma, refira-se a esta pessoa pelo nome genérico de Instrutor #1. Então, quando se aproximar a época em que você necessitará desta pessoa, você poderá atualizar o cronograma com o nome atual da pessoa que fará o trabalho. Se você calcular o trabalho com base em um papel genérico, provavelmente você acertará não importando quem será o recurso que realmente irá realizar o trabalho.

Sempre designar alguém para ser o responsável principal pelo trabalho
Um erro comum é designar duas ou mais pessoas para uma atividade, sem designar quem terá a responsabilidade principal para assegurar que o trabalho será executado corretamente e completado. A falta de responsabilidade principal poderá fazer com que algumas pessoas deixem o trabalho para outros, retardem algo que deveria ser iniciado cedo ou perdem parte do trabalho por pensar que o mesmo é de responsabilidade de outra pessoa. Se uma atividade tiver somente uma pessoa, não haverá equivoco, estará bem claro quem é o responsável. Mas se for designada duas ou mais pessoas para a mesma atividade, certifique-se de designar uma delas como a pessoa responsável para coordenar e garantir que o trabalho será completado e realizado da maneira correta e dentro das estimativas de qualidade, empenho e duração.

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