Seja proativo e muito comunicativo ao gerenciar projetos com prazos finais não realísticos

www.tenstep.com.br Se você é um gerente que está envolvido em um projeto e você percebe, que ele não tem um prazo final realístico, a primeira coisa que você precisa fazer é discutir com o seu patrocinador para ver se há algum fator que dirige o prazo final do projeto. Por exemplo, poderá haver um requerimento do negócio que esteja dirigindo o prazo final. Poderá ser que o projeto necessita dar apoio a algum evento que ocorrerá. Por outro lado, às vezes a gerência estabelece datas arbitrárias somente para fornecer um equilíbrio entre todos os objetivos da empresa. Esta informação não necessariamente faz o seu desafio mais fácil, mas você poderá descobrir que o fato de compreender melhor a razão para o prazo final, faz com que sua tarefa de preparar-se e planejar a preparação e a motivação dos membros da sua equipe para tentar consegui-lo, seja mais fácil. Uma vez que você compreenda o motivo para a data do prazo final do projeto, há algumas técnicas de gerenciamento de projetos que podem ser utilizadas para aumentar as possibilidades de sucesso e gerenciar melhor as expectativas. As técnicas são: Aumentar os recursos humanos. Todos os projetos requerem algum tempo e custo para criar as entregas acordadas no escopo do projeto. Se você descobrir que a restrição do prazo não está alinhada com o custo e com o escopo, converse com seu gerente sobre a possibilidade de aumentar os recursos humanos que estão disponíveis para o projeto. Adicionar recursos humanos ao projeto faz o custo aumentar, mas poderá permitir que você conclua o projeto dentro do prazo final. Reduzir o escopo. Fale com seu patrocinador sobre a possibilidade de reduzir o escopo do projeto. Veja se há algumas características e funcionalidades que ele pode dispensar no momento, de modo que você possa entregar o projeto dentro do prazo final. Identificar e gerenciar o prazo final como um risco no projeto. Utilizar o processo de gerenciamento de riscos, lhe ajudará a gerenciar melhor as expectativas e também poderá ser uma boa maneira para coletar informações e idéias sobre como você poderá cumprir com o prazo final. Gerenciar o escopo com tolerância zero. Em muitos projetos, você começa com uma data de entrega agressiva, e então a situação fica pior porque você não gerencia eficazmente o escopo. Se você estiver em um projeto com uma data final não realística, é absolutamente importante que você gerencie o escopo eficazmente e não aumente o escopo sem primeiramente ter uma requisição de mudança do escopo justificada e aprovada. O gerenciamento disciplinado do escopo assegurará que você tenha que entregar somente o que foi concordado originalmente, e que todas as mudanças aprovadas estejam sendo orçadas e que seus respectivos valores e tempo sejam acrescido no orçamento e no prazo final. Gerenciar agressivamente o Cronograma. Em muitos projetos, você poderá estar um pouco atrasado, mas com a confiança de que poderá voltar aos trilhos mais tarde. Entretanto, quando você começa um projeto com o prazo final em risco, esteja certo de gerenciar com diligência o Cronograma. Você não terá nenhuma margem para erro. Enquanto você monitora o Cronograma, trate de todos os prazos que estão faltando para entregar as entregas, como uma incidência problemática e crie um plano para voltar o projeto aos trilhos e também investigue as razões dos atrasos de modo que você possa evitá-los ou remover-los nas entregas futuras. Procurar oportunidades de aperfeiçoamento dos processos. Por último, faça uma avaliação honesta no seu Cronograma e na sua abordagem para executar o projeto. Fale com a sua equipe, com o seu cliente, e com seu gerente sobre todas as idéias que puderem ter para fazer com que o projeto seja concluído mais rápido. Isso fará com que todos pensem que eles podem ser uma parte da solução. Embora pareça que você está sendo responsabilizado pelos eventos e pelas circunstâncias que não estão dentro de seu controle, você têm controle sobre os processos que você utiliza para gerenciar o projeto. Primeiramente, veja se você poderá cumprir com o prazo final através do aumento dos recursos humanos ou reduzindo o escopo do projeto. Segundo, gerencie proativamente os riscos, o escopo e o Cronograma. E finalmente, trabalhe com seu gerente, com seu cliente e com a sua equipe para descobrir as idéias e as técnicas que permitirão que você entregue o projeto mais cedo.

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