Reunião ou Reinião?

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O que podemos fazer para assegurar que nossos encontros sejam efetivos e empreendedores? Confira algumas dicas.

Nemawashi. Esse é o nome dado para os encontros realizados pelos japoneses, antes das reuniões importantes. Neles, tudo é pré-discutido e pré-negociado, de forma a evitar qualquer constrangimento ou embate no momento da reunião. Os políticos também adotam uma fórmula parecida. Negociações são feitas com antecedência, e as reuniões formais servem apenas para abençoar decisões já tomadas.
E o sentido original da palavra reunir? Que tal pensarmos em juntar novamente pessoas que já são unidas por interesses maiores, por sonhos comuns? Que tal usarmos essa força que as une para resolver problemas, ter ideias, tomar decisões verdadeiramente consensadas? O que podemos fazer para assegurar que nossos encontros sejam efetivos e empreendedores?

A escolha do local
Parece estranho, mas o local e as instalações escolhidas podem interferir diretamente nas tendências e na aura do encontro. E não estamos falando apenas de comodidade ou de privacidade. Quando um profissional decide realizar uma reunião em sua própria mesa de trabalho, estará reforçando sua autoridade se estiver com sua equipe. Já com pessoas de outras áreas, ou de outras empresas, a mesma autoridade será transmitida quando o encontro for em uma sala de reuniões isolada.

Quando um chefe propõe realizar a reunião na mesa de um subordinado, estará invertendo o jogo de poder ao dar a ele a primazia do “campo”. Espaços neutros, dentro ou fora da empresa, evitam a supremacia dos grupos presentes. Favorecem a integração por igualar os participantes e por promover isolamento e ambiente propício à confidencialidade. Mesas-redondas favorecem as decisões consensuais. Com mesas retangulares, deve-se tomar cuidado com a posição dos presentes, só colocando o principal executivo na cabeceira se a intenção for deixar claro o poder hierárquico.

Com quem contar?
Além de ter na sala participantes com diferentes posturas comunicativas é fundamental contar com pessoas que fazem a diferença.

Quem informa
Os representantes da área que têm os dados, números e informações técnicas.

Quem aconselha
Profissionais experientes, com mais tempo de casa ou na tarefa, que já tenham passado por situações semelhantes.

Quem inova
Aqueles que trazem para a discussão algo em que os demais não haviam pensado. Às vezes, um jeito diferente de fazer coisas iguais.

Quem decide
Os que têm poder hierárquico, para decisões conceituais ou financeiras.

Reduzindo o estresse
Não se trata de conchavo, mas algumas providências devem ser tomadas para abreviar o tempo da reunião  e aumentar as chances de consenso quando o assunto é polêmico. Os itens complexos devem ser esclarecidos previamente, com um ou mais participantes. A pessoa que vai apresentá-los no encontro deve ter absoluta segurança do que está expondo.

Pode-se também fazer uma relação das questões mais prováveis que surgirão durante a reunião e já estruturar suas respostas (procedimento conhecido como FAQ – frequently asked questions).
É importante que os participantes expliquem com clareza suas dúvidas, e esclareçam seus pontos de vista. Quando houver dificuldade de compreensão, o uso de exemplos pode trazer luz à discussão. Sempre que uma ideia for rejeitada, é importante que se encontre pelo menos um ponto de concordância para não desestimular os interlocutores.

Como não estamos no Japão, e no ambiente negocial não fazem sentido os artifícios dos políticos, devemos evitar que nossas reuniões se transformem em jogos de poder. Precisamos resgatar o sentido positivo dos encontros, lembrando que eles podem ser a melhor opção quando um verdadeiro grupo precisa construir, ou transformar.

Cristina Vecchio (Sócia-consultora da W2 Comunicação, empresa voltada para treinamento e desenvolvimento em comunicação de negócios)

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