Realizar um estudo de viabilidade

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A maioria das pessoas estão conscientes sobre o documento “Proposta do Valor” e do “Business Case”.

A finalidade do documento Proposta do Valor é para definir os benefícios e os custos de um projeto em um nível elevado. O documento Business Case permite que você forneça muito mais detalhes sobre os custos e os benefícios, mas ao mesmo tempo você não necessita investir muito tempo em relação a um projeto que poderá ser ou não aprovado.

Estes dois documentos são ótimos se você tiver uma boa idéia sobre o trabalho que está sendo requerido e se você poderá fazer alguma estimativa em um nível elevado sobre os custos associados. Entretanto, alguns projetos não são definidos tão facilmente. Em alguns casos você não tem uma boa idéia em relação aos custos e aos benefícios. Também, você poderá não saber se o projeto é tecnicamente viável. Nesses casos uma outra abordagem será necessária – o Estudo de Viabilidade.

Um Estudo de Viabilidade é utilizado para fornecer muito mais diligência e compreensão sobre o projeto, e se o mesmo é praticável e viável. Na verdade, o Estudo de Viabilidade poderá ser considerado um projeto em si. Poderá requerer o documento Termo de Abertura do Projeto, um cronograma e poderá necessitar ser gerenciado como um projeto pequeno. Por outro lado, o Estudo de Viabilidade poderá ser apenas uma análise mais detalhada sobre a viabilidade do projeto e poderá não requerer uma estrutura igual à de um projeto pequeno.

O resultado do Estudo de Viabilidade é um documento que fornece as informações sobre a viabilidade e a praticabilidade de um projeto.

Existe um número de áreas da viabilidade que devem ser analisadas:
Técnico. O projeto é viável em termos técnico? Se for, indique todos os riscos técnicos associados ao projeto.

Financeiro. O projeto é viável em termos financeiro? Essa informação é muito importante saber, especialmente se o custo do projeto provocará um impacto grande na empresa. É possível que o projeto tenha um custo tão significativo que ponha a empresa toda em risco. Por exemplo, a empresa poderá ter condições suficiente para incluir o projeto no portfolio, mas poderá ter grandes problemas e impacto caso o projeto exceda significativamente o orçamento. Você deverá incluir uma análise sobre o que acontecerá caso o projeto estoure o orçamento.

Operacional. A empresa tem condições operacionais para manter o produto do projeto ao longo da vida do mesmo? Certifique-se de que a empresa tem habilidade para manter os produtos que serão criados pelo projeto. É possível que o projeto em si seja viável, mas poderá haver um risco significativo relativo à habilidade de suportar e manter o produto após a conclusão do projeto.

Geográfico. O projeto é viável baseado no local físico dos membros da equipe do projeto?

Tempo. O projeto é viável baseado na quantidade de tempo requerido pelas partes interessadas? Esta é uma preocupação maior nos projetos grandes. A empresa poderá ter condições financeiras para executar o projeto, mas poderá não ter todos os membros da equipe livre para executar o projeto.

Recursos. A empresa tem todos os funcionários, os equipamentos, as fontes e outros recursos necessários para executar o projeto?

Jurídico. Há algum problema jurídico que faça inviável este projeto?

Político. Há algum problema político interno (ou externo) que torne inviável este projeto?

Análise de custo/benefício (em um nível elevado). Incluir uma análise de custo/benefício que considere as expectativas de retorno e custos ao longo de um tempo pré-estabelecido. O objetivo de uma análise de custo/benefício é para quantificar cada custo e cada benefício, mesmo aqueles custos e/ou benefícios denominados intangíveis ou ocultos. É importante quantificar o máximo possível cada custo e cada benefício. Normalmente, a análise de custo/benefício representa custos e benefícios incrementais. O resultado financeiro mais útil de uma análise de custo/benefício é a representação de um sumário do fluxo de caixa ao longo do tempo.

Recomendações. As conclusões e as recomendações devem ser documentadas. Uma técnica que poderá ser utilizada é investigar um número de alternativas sobre como o projeto poderá progredir. Para cada alternativa descreva os benefícios, os custos e os riscos. Isso mostrará ao leitor que um nível certo de diligência foi utilizado e que um número de alternativas foi considerado.

Os seguintes itens deverão ser considerados nas recomendações:

Premissas (suposições)
Riscos
O modelo financeiro que foi utilizado
Benefícios estimados
Custos estimados
Alinhamento dos objetivos às estratégias da empresa
Urgência
Conseqüência se não for executado no período planejado

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