Praticar os princípios fundamentais de uma reunião

www.tenstep.com.br Em geral, todas as reuniões devem ter uma agenda. A preparação da agenda requer um pouco de tempo extra, mas pode ser simples, como escrevê-la em e-mail e enviá-la aos participantes. Reuniões marcadas periodicamente e mantidas no mesmo formato não necessitam de uma agenda publicada todas as semanas. Nesse caso, uma agenda formal que é enviada para todos os participantes é válida somente nas primeiras vezes que a equipe se reúne. Uma vez que todos entenderem o objetivo da reunião e o processo que é utilizado para executá-la, não haverá mais a necessidade de enviar uma agenda formal com antecedência. A agenda formal deve ser enviada com antecedência somente para as reuniões que não estão programadas regularmente ou que contém itens diferentes agendados ou que inclui diferentes participantes. Outras considerações sobre reuniões incluem: Se você tiver um grande número de participantes nas reuniões, deverá haver um facilitador. Normalmente o facilitador é a pessoa que convoca a reunião, a menos que o mesmo tenha acertado algo diferente. Nas reuniões periódicas de andamento (Status) do projeto, o facilitador normalmente é o gerente do projeto, mas o papel de facilitador pode ser rotativo. Certifique-se de que os participantes saibam com antecedência tudo o que precisam levar para a reunião, ou qualquer tarefa que deve ser concluída previamente. Somente as pessoas que precisam estar presentes devem ser convidadas. Outras pessoas podem diluir a eficácia da reunião. A reunião deve começar na hora marcada, com alguma tolerância para os participantes que possam estar chegando de outra reunião. A pessoa que convocou a reunião deve explicar o objetivo e o resultado por ela esperado. Siga a agenda, observe o tempo para certificar-se de que todos os assuntos serão abordados. Esta responsabilidade poderá ser atribuída a um participante. (Timekeeper) Documentar todas as decisões tomadas. O facilitador é quem deve fazer isso, a menos que tenham combinado de outra forma. Documentar todos os itens de ação durante a reunião. O facilitador é quem deve fazer isso, a menos que tenham combinado de outra forma. Quando a reunião estiver chegando ao final, repasse todos os itens de ação em destaque, incluindo quem ficará responsável pelos itens, o que se espera e quando os itens de ação deverão estar concluídos. Repasse todas as decisões tomadas. Envie todas as decisões e os itens de ação aos participantes através de e-mail (ou outra forma de comunicação, se apropriado). Mantenha o Foco nos Objetivos das Reuniões de Avaliação de Andamento (Status) do Projeto Há sempre uma tendência para se envolver na resolução de problemas quando você tem todas as partes chaves junto ao mesmo tempo. Entretanto, isso não é correto, porque normalmente somente algumas pessoas estão envolvidas na resolução de um problema, enquanto que o restante do grupo não está envolvido e fica desperdiçando o tempo. Quando você estiver com todos reunidos, aproveite o tempo para discutir brevemente os seguintes itens: Situação atual do projeto Incidências problemáticas Mudanças do escopo Riscos Estas são as características da saúde do projeto e devem ser do interesse de todos os membros da equipe. Poderá haver alguma oportunidade para trabalhar na resolução de um problema caso haja tempo sobrando na agenda, mas o facilitador deve certificar-se de que o problema é de interesse da maioria dos participantes. Uma das reclamações comum em relação as reuniões de avaliação de andamento (status), é que as mesmas consomem muito tempo ou passam do tempo agendado. Em alguns projetos, as reuniões de avaliação de andamento duram duas horas ou mais. Normalmente, estas reuniões longas acontecem devido ao trabalho na resolução de problemas que não são relevante para todos os participantes da reunião. A melhor forma de manter o foco nas reuniões que são muito longas, é simplesmente reduzir o tempo alocado para as mesmas. Por exemplo, se você se reunir duas horas por semana e descobrir que não consegue abordar todos os itens agendados, experimente reduzir esse tempo para 90 ou 60 minutos. Para que as reuniões sejam mais eficazes, mantenha as mesmas curtas e com uma agenda apertada. Leve todas as discussões mais extensas para fora, ou para reuniões à parte com foco nesses itens e somente com as pessoas envolvidas.

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