Porque Metas Realistas São Importantes – E Como Estabelecê-las

Por Dave Wakeman , PMP no blog Voices do PMI

Um dos desafios comuns que ouço das comunidades de gerenciamento de projeto é a ideia de que nossas organizações estabelecem metas não realistas. Isto é um desafio enorme, porque o estabelecimento de metas inatingíveis pode levar ao fracasso do projeto, ao moral baixo da equipe e a uma cultura de insegurança.

É de vital importância investir tempo trabalhando com os nossos escritórios de gerenciamento de projetos (PMO – Project Management Office) e patrocinadores para desenvolver cronogramas e metas realistas de serem atingidas ​​no curto e longo prazo. Por quê? Porque isto vai ajudar a manter a motivação ao longo do projeto assim que cada etapa (marco) é completada. Além disso, irá ajudá-lo a comunicar o progresso de forma mais eficaz a seus patrocinadores e habilitá-lo a estabelecer expectativas claras e razoáveis ​​no início do projeto. Aqui estão três maneiras que você pode usar para definir melhor as metas para motivar suas equipes, patrocinadores e partes interessadas no projeto:

1. Garantir clareza dos objetivos do projeto. Para definir efetivamente as metas adequadas para a sua equipe, você precisa ter certeza de que elas estão alinhadas com os objetivos do projeto. Muito frequentemente os projetos se perdem porque seus objetivos não são claros ou não se alinham com os objetivos de negócio da organização. Isto pode ser evitado assegurando que você esclareça os objetivos do projeto logo no início. Por exemplo, organize uma reunião com o seu patrocinador ou executivos para falar sobre esses objetivos, como eles serão medidos, o papel do patrocinador e responsabilidades. Esta medida simples garante que você tenha clareza e possa trabalhar com sua equipe para definir metas que estejam alinhadas com as expectativas do patrocinador.

2. Estabeleça visões de curto e longo prazo para o projeto. Frequentemente é muito fácil olhar para o resultado final de um projeto e dizer que este é o único objetivo que interessa. Isso pode enfraquecer a sua equipe e desmotivar todos os envolvidos. Agindo assim, se você está lidando com um projeto que levará anos para ser concluído, não haverá sentimento de realização mesmo quando a equipe tiver cumprido um marco importante do ciclo de vida do projeto. É por isso que você precisa definir metas de curto e longo prazo. As metas de curto prazo vão fazer duas coisas. Primeiro, por proporcionarem um sentimento de realização, elas ajudam a manter a motivação dos membros da equipe a continuarem trabalhando no progresso do projeto. Em segundo lugar, elas dão boas indicações sobre se o projeto está de acordo com os prazos, tornando muito mais fácil ajustar o cronograma e plano de forma adequada.

3. Comunique-se. Tudo em gerenciamento de projetos se resume a comunicação. Ao estabelecer metas para a sua equipe, você precisa se comunicar de forma consistente. Uma estratégia de comunicação bem-sucedida se concentra na transmissão clara dos objetivos e metas do projeto e como eles apoiam a missão da organização; explica como as metas de curto e longo prazos se relacionam entre si e permite que você mantenha as expectativas sob controle.
Como não é possível controlar todas as variáveis ​​de cada projeto, ao usar metas para definir expectativas apropriadas um gerente de projetos pode proporcionar grandes avanços ao desempenho da equipe.

Reflexão: o que ajudou você a definir metas adequadas em um projeto recente?

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