Projeto deve ter datas determinadas de início e conclusão

Uma das características de um projeto são as datas definidas para o início e para o término das atividades. Isso parece simples até que você começa a tentar definir exatamente o significado das datas. Não há um padrão universal recomendado para as datas. Em muitos casos, isso depende da organização e de algumas implicações na escolha entre uma ou outra alternativa. Segue abaixo algumas opções para identificar a data de início.

A geração de idéia.

Isso marca a data do início bem antes de o projeto ser formalizado e superficialmente não ter sentido, mas lembre-se que a definição você escolhe e pode depender de implicações. Por exemplo, você pode escolher esta definição se a sua empresa estiver focando em reduzir o tempo requerido para a geração de idéias e realizar as mesmas. Neste caso, a empresa se preocupa com o excesso de tempo entre a geração de idéias e a implantação das mesmas.

O orçamento é aprovado.

Esta definição é um pouco mais concreta do que a primeira. Nesta definição uma idéia foi gerada e uma avaliação dos custos / benefícios foi feita. O projeto também passa pelo processo de priorização e tem um orçamento aprovado. Tenha em mente, que o orçamento poderá ter sido aprovado durante o processo de planejamento do negócio anterior e o trabalho atual poderá ter início somente no próximo ano. Por esse motivo, para muitas empresas essa definição poderá não ser adequada.

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O gerente do projeto é designado.

Essa situação é a mais comum. Pode ser difícil para você declarar que um projeto começou antes de ter um gerente de projeto designado. Na maior parte das vezes o planejamento e a definição do projeto começam quando o gerente do projeto é designado.

O Termo de abertura do projeto é aprovado pelo cliente.

Em algumas organizações o projeto começa oficialmente quando o cliente aprova o documento de Termo de abertura do projeto. Algumas empresas requerem um Termo de abertura do projeto, um cronograma e um Orçamento aprovado antes de a equipe ser designada. Normalmente isso é feito para assegurar que o acordo seja aprovado antes do trabalho do projeto começar.

A reunião do início do projeto (kickoff) é realizada.

Usando esta definição, o planejamento e a definição do trabalho são considerados trabalhos de “pré-projeto”. Todos os projetos começam com a realização de uma reunião de início do projeto (kickoff) com o cliente e com a equipe do projeto. Quando esta reunião é realizada, o planejamento já foi completado, o cliente já aprovou o começo do trabalho e a equipe do projeto já foi designada. A reunião é o momento para comunicar a todos, que o projeto está pronto para começar.

Porque a data de início é importante

Você poderá pensar que isso não é uma substancia real quando o projeto começa. Não ter uma data de início definida, não significa que o trabalho não seja um projeto. É óbvio que em algum ponto o projeto começou. Todo projeto tem um ponto em que o trabalho não está em progresso e um ponto quando o trabalho entra em progresso. Assim, em algum ponto de fato o projeto “Inicia”.

É importante saber a data do início, porque, poderá haver conseqüências e incentivos ao longo do tempo para completar o projeto. Os exemplos dessas conseqüências e de incentivos são os seguintes:

Responsabilidade da equipe do projeto.

É difícil considerar que as pessoas sejam responsáveis por coisas que elas não têm sobre controle. Por esta razão, faz sentido que o gerente do projeto seja considerado responsável pelo projeto a partir do momento em que ele for designado, e não antes. Se o cronômetro começar antes do gerente do projeto ser designado, é possível que algumas decisões já foram tomadas e alguns recursos já foram utilizados antes de ele começar, e por essa razão ele não terá o controle total do projeto. Do mesmo modo, se os membros das equipes forem considerados responsáveis para completar o projeto dentro do orçamento e do cronograma, ficará difícil de considerá-los responsáveis pelo trabalho e pelas decisões tomadas antes de eles serem designados. Por essa razão, talvez o projeto deva começar oficialmente somente quando o documento “Termo de abertura do projeto, o Cronograma” e o “Orçamento” forem aprovados, ou após a reunião de início do projeto (kickoff) ser realizada.

Melhorias dos processos.

Muitas empresas mantêm informação sobre o tempo de duração total dos projetos e fazem tentativas para encurtar em média este tempo. É importante que todas as pessoas dentro da empresa usem um ponto padronizado para marcar o início e um ponto para marcar o final de todos os projetos, ou os números referentes a duração dos projetos não terão significado.

Financiamento / Contabilidade.

Muitos projetos são considerados despesas capitais. Esta definição, quando o projeto começa, tem conseqüências em termos das atividades que podem ser capitalizadas e as atividades que necessitam ser despesas.

Comparações com outras empresas.

Se você comparar o tempo que a sua empresa utiliza para entregar os projetos vs. outras empresas, você deverá assegurar-se de ter uma definição em comum entre as empresas sobre a data de início e a data final dos projetos. Se a sua empresa considera que os projetos começam quando o gerente de projetos é designado e as outras empresas consideram que os projetos começam somente quando a reunião de início (Kick-off) dos projetos é realizada, isso aparentará que a sua empresa levará mais tempo para entregar os projetos.

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