Plano de projeto na prática – como fazer?

por Mario Trentim em blog.mundopm.com.br

Grandes dúvidas surgem na elaboração do Plano de Gerenciamento de Projeto. Já vimos qual o conteúdo sugerido pelo PMBoK® para este plano acima. Agora vamos discutir na prática como elaborar este documento.

Para início de conversa, o processo Desenvolver Plano de Gerenciamento do Projeto é o primeiro processo a ser executado pelo gerente de projeto, logo após o processo Desenvolver Termo de Abertura, que é realizado pelo patrocinador.

O Plano de Projeto deve conter todas as informações necessárias para a realização do projeto. Inicialmente, ele será um guia para o desenvolvimento dos planos subsidiários que serão incorporados posteriormente.

Roteiro sugerido para elaboração do Plano de Gerenciamento do Projeto (Trentim, 2011):

  1. Adquira os membros do time de projeto que farão parte da equipe de gerenciamento do projeto, pois eles devem participar do planejamento
  2. Realize uma reunião inicial com a equipe de gerenciamento do projeto para apresentar o Termo de Abertura do Projeto e discutir os objetivos do projeto
  3. Escolha e determine a metodologia para criação do Plano de Gerenciamento do Projeto. Nessa metodologia, você deve identificar quais processos serão realizados, quais ferramentas e técnicas serão empregadas e todos os passos a serem seguidos no Grupo de Processos de Planejamento
  4. Defina e descreva os modelos e padrões de documentos que serão utilizados. Você deve colocar templates em anexo para serem utilizados no projeto
  5. Determine de modo completo os procedimentos para solicitações de mudança, análise e aprovação de mudanças
  6. Procure envolver as partes interessadas em todos os processos de planejamento. Faça reuniões com os stakeholders para esclarecer pontos importantes do projeto e para alinhar as expectativas
  7. Defina os papéis e responsabilidades de todas as partes interessadas do projeto
  8. Determine como será feita a decomposição do projeto e a definição das tarefas
  9. Determine como serão feitas as estimativas de tempo e de custos
  10. Defina os padrões e políticas de Qualidade aplicáveis
  11. Identifique os procedimentos e política para gerenciamento de Recursos Humanos
  12. Identifique os procedimentos e política de aquisições
  13. Descreva como serão identificados e gerenciados os riscos
  14. Após completar os planos subsidiários de Tempo, Custos, Qualidade e Riscos, faça uma análise da adequação dos mesmos às restrições do projeto
  15. Realize nivelamento de recursos e adequação ao calendário de recursos; envolva os gerentes funcionais no planejamento dos recursos
  16. Aplique reservas e contingencias para riscos do projeto ao cronograma e ao orçamento
  17. Mostre ao patrocinador as opções disponíveis para o gerenciamento do projeto, realize reuniões com as partes interessadas para esclarecimento e obtenção de apoio
  18. Todos os planos subsidiários do projeto devem ser acordados e aprovados pelas partes interessadas, assim como o Plano de Gerenciamento do Projeto

O que acontece nos Grupos de Processos? Veja abaixo.

Processos

Objetivos

Atividade Principais

INICIAÇÃO

Projeto é encomendado, aprovado e iniciado

Definir demanda do negócio e principais metasCritérios de seleçãoNomear gerente do projetoTERMO DE ABERTURA DO PROJETO

PLANEJAMENTO

Planos de projeto são criados, refinando e detalhando o planejamento

Escopo e entregasCronogramaOrçamentoOutros planos auxiliares

EXECUÇÃO

Aquisição de recursos e equipe, coordenação e realização do trabalho

Montar equipeGerenciar o trabalhoComunicaçãoOutras atividades

MONITORAMENTO e CONTROLE

Medição de desempenho e controle de mudanças

Medir e comparar desempenho com o PlanoMedidas corretivas e preventivas

ENCERRAMENTO

Relatório e aprovação final do projeto

Encerrar contratosReunir documentaçãoRelatório finalLições aprendidas

Quais são os principais documentos de projeto? Confira a seguir.

Documento

Descrição

Termo de Abertura do Projeto

Documento que define os objetivos e resultados do projeto, criado pelo patrocinador.

Registro de Stakeholders

Consolida informações sobre as partes interessadas e seus interesses.

Declaração de Escopo do Projeto

Documento que define e detalha todas as entregas do projeto.

Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

Decomposição hierárquica das entregas do projeto, documento de apoio para o gerenciamento do escopo.

Cronograma

Calendário das tarefas com suas durações, dependências e outras informações.

Orçamento

Custos e fluxo de caixa do projeto.

Plano da Qualidade

Documenta padrões e procedimentos a serem seguidos.

Plano de Recursos

Documenta os recursos necessários e suas características, incluindo recursos humanos.

Matriz de Funções e Responsabilidades

Define a hierarquia e responsabilidades da equipe no projeto.

Plano de Comunicações

Documento que define as informações necessárias às partes interessadas e como essas informações serão distribuídas.

Plano de Gerenciamento de Riscos

Identifica e analisa riscos aos objetivos do projeto, criando um plano de resposta aos riscos.

Plano de Gerenciamento das Aquisições

Documenta as aquisições necessárias, especificando os produtos ou serviços e indicando como será feita a aquisição.

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