Parte de um plano de gerenciamento de documentos

www.tenstep.com.br O gerenciamento de documentos não é um processo seqüencial, mas sim uma abordagem e um grupo de técnicas para gerenciar os documentos. Quanto maior for o projeto, maior será o rigor e a estrutura necessária para gerenciar os documentos. Se você não pensar antecipadamente em um bom plano de gerenciamento de documentos, você poderá se ver em uma grande confusão ao tentar guardá-los e encontrá-los. As áreas seguintes devem ser consideradas como parte de um plano de gerenciamento de documentos. Estas não refletem um processo seqüencial, em si, uma vez que muitos dos itens podem ser considerados e implementados em qualquer ordem. Determine onde serão armazenados os documentos. A equipe de projeto deve ter uma área, ou um repositório para armazenar documentos. Este pode ser um arquivo de pastas suspensas, um software de gerenciamento de documentos, etc. O gerente do projeto deve assegurar-se de que os documentos não serão armazenados em vários locais baseados na preferência de cada membro da equipe. Se isso acontecer, a equipe terá dificuldade para encontrar os documentos importantes quando forem necessários – especialmente se houver rotação dos membros da equipe. Determine os tipos de documentos que serão incluídos no plano de gerenciamento de documentos. A equipe necessitará determinar os tipos de documentos que serão adicionados ao repositório de documentos. É possível que o repositório possa guardar todos os documentos em todos os estágios de conclusão, incluindo rascunhos e documentos da área de trabalho de cada membro da equipe. Entretanto, também é comum que cada membro da equipe tenha uma área de trabalho para os seus próprios documentos e um repositório de documentos para armazenar somente os documentos aprovados. Defina uma estrutura lógica e física para os documentos. Uma vez que você souber onde o projeto armazenará os documentos, você deverá determinar uma estrutura de diretório ou de pastas. Isto fornecerá uma orientação aos membros da equipe sobre o local específico onde os documentos deverão ser armazenados e ajudará à equipe a encontrar os documentos quando forem necessários. A primeira etapa é definir uma visão lógica de como os documentos deverão ser organizados. A visão lógica significa apenas que você coloca um rascunho no papel para obter o feedback (revisão com outras pessoas). Uma vez que você tenha um acordo desta visão, você necessitará implementá-la na estrutura de um diretório específico ou em uma ferramenta. A estrutura deverá ser fácil de compreender e fácil para encontrar a informação relevante. Após você criar esta visão lógica em alguns projetos, você começará a ver as similaridades encontradas e poderá descobrir que há benefícios em criar uma estrutura padronizada para todos os projetos futuros. Defina um padrão para os nomes dos documentos. Poderá ser difícil encontrar documentos mesmo que você tenha uma boa estrutura de armazenamento de documentos. Utilizar um padrão comum sobre os nomes dos documentos facilitará na busca das informações. Um exemplo deste padrão é os Relatórios de Andamento (Status) do Projeto, uma convenção de nomes pode ser “Data / Nome da pessoa / Nome do documento” (22032006 José Santos Relatório de Andamento). Nesse esquema, todos os Relatórios de Andamento (Status) do Projeto de um determinado período serão mantidos juntos. Por outro lado, se for utilizado “Nome da pessoa / Data / Nome do documento” (José Santos 22032006 Relatório de Andamento) todos os relatórios serão agrupados pelo nome da pessoa. O gerente do projeto deverá assegurar-se de que todos utilizarão o mesmo esquema de nomes. Embora esse exercício possa parecer monótono, ter um padrão de nomes para os documentos relacionados será de grande valia quando a equipe do projeto gerar centenas de documentos ao longo do tempo. Determine se algum documento necessita de indicadores de versões. O gerente do projeto deverá determinar se as versões múltiplas dos documentos serão conservadas ou somente as versões mais atuais. Muitos dos documentos, tal como a ‘Definição do Projeto’, deve ser conservado todas as versões aprovadas. Para estes documentos, os padrões de nomes necessitam de algum tipo de número de versão. Por exemplo, o documento original poderá ser nomeado como ‘Definição do projeto ABC v.1’. No caso de uma atualização, o nome deste documento passaria para ‘Definição do projeto ABC v.2’. Se necessário, as pessoas ainda poderão consultar as versões anteriores. Por outro lado, os documentos tal como o ‘Registro de Incidências Problemáticas’ será conservado somente as versões atuais e as informações históricas serão conservadas dentro dos documentos. O ‘Registro de Incidências Problemáticas’ atual sempre substituirá o ‘Registro de Incidências Problemáticas’ anterior, e não há motivos para manter versões separadas. Determine se (e como) você manterá a situação (status) atual dos documentos. Quando os documentos necessitarem ser aprovados e especialmente se o processo de aprovação for demorado, é importante assinalar qual é a situação do documento em relação à aprovação. Por exemplo, é importante saber se um documento que você está lendo é uma versão final aprovada, ou se é um rascunho. Estabelecer bibliotecas separadas para os documentos na medida que eles passam pelo processo de aprovação, pode ajudá-lo. Os indicadores típicos para os documentos que passarem pelo processo de aprovação são “Rascunho”, “Aguardando Aprovação” e “Aprovado”. Quando um documento está sendo criado, ele está em fase de “Rascunho”. Quando um documento está sendo circulado para aprovação, ele é movido para a pasta de “Aguardando Aprovação”. Quando o documento é aprovado, ele é movido para a pasta de “Aprovado”. Defina um formato padronizado para os documentos. É mais fácil em longo prazo para criar e ler documentos se eles seguirem um formato padrão, tal como tipo e tamanho da fonte. Além disso, a equipe do projeto poderá criar padrões para os cabeçalhos e rodapés, capas e índices. Isso dará à documentação um visual padronizado. Identificar e utilizar ferramentas padronizadas para criar os documentos (Opcional). A equipe terá que ter um grupo padronizado de ferramentas para processar os documentos. Normalmente isso não é um problema se toda a equipe for da mesma área. Entretanto, a falta de ferramentas padronizadas pode ser um problema se a equipe do projeto incluir pessoas que trabalham em departamentos diferentes, países diferentes ou em empresas diferentes. Por exemplo, algo tão simples quanto uma ferramenta padronizada de processador de textos, normalmente não é um problema. Entretanto, se você tiver fornecedores e vendedores em sua equipe, você poderá ter alguns membros da equipe usando o produto “Microsoft Word” como sua ferramenta de processador de textos e outros utilizando o produto ‘WordPerfect’. Da mesma forma, todos os membros da equipe necessitam ter o mesmo software de planilhas (spreadsheet). Uma vez que tenha sido identificado o software padrão, certifique-se de que toda a equipe está usando a mesma versão. Em outras palavras, se você está usando o produto ‘Microsoft Word 2000’, certifique-se de que todos os membros da equipe estão usando a mesma versão. Às vezes os seus documentos poderão não ser compartilhados se o autor e o leitor não usarem a mesma versão de software.

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