O que é Gestão de Portfólio de Projetos?

Adaptação livre de Joel Solon Farias de Azevedo, PMP inspirado em What is Project Portfolio Management? por Duncan Haughey, PMP em projectsmart.co.uk   Gestão de Portfólio de Projetos é muito mais do que executar vários projetos. Cada carteira (do latim portfolio) de projetos deve ser avaliada pelo seu valor de negócio e aderência à estratégia, o tempo todo. A carteira (o portfólio) deve existir em função de um objetivo de negócio bem definido e com benefícios também bem tangibilizados em metas. Ou simplificando, um gerente de projeto vai trabalhar para garantir que o SEU projeto seja bem feito e tenha sucesso, enquanto que o gestor do portfólio vai trabalhar para que os projetos certos sejam executados de forma que os objetivos do portfólio sejam alcançados. A gestão de portfólio de projetos organiza uma série de projetos em um único portfólio com objetivos comuns de resultado, visando a maximização dos benefícios e a otimização na alocação integradas dos recursos da organização. Se não pensarmos e trabalharmos em termos de benefícios no nível do portfólio e não no nível do projeto, inevitavelmente haverá conflito e concorrência entre projetos, em detrimento da colaboração e integração para alcance de mais resultados. No nível dos projetos apenas o natural é que monitoremos as suas realizações e o progresso, mas no nível do portfólio não, é outra visão bem diferente. Para o portfólio avaliaremos a contribuição individual de cada projeto para o alcance dos resultados definidos para a carteira e para o objetivo estratégico. Pra fazer esta análise precisamos fazer várias perguntas:

• Como e quanto cada projeto contribuirá para o alcance dos objetivos do portfólio, para que possa ser selecionado e entrar para o portfólio?

• Em tempo de execução, como cada projeto está contribuindo para o alcance dos resultados? Será que o projeto permanece adequado? Será que é a melhor solução? O projeto precisa continuar existindo, ou deve ser eliminado e substituído por outro?
• Qual a relação de dependência entre os projetos? Quais projetos precisam ser realizados antes do que outros? Quais projetos não podem ser iniciados antes que outros acabem?
• Existem projetos que causam impacto negativo ou positivo em outros projetos? E como este impacto, ou efeito colateral, digamos assim, será gerenciado?
• E a pergunta principal: será que a hipótese estratégica vai se confirmar? Será que as entregas dos projetos do portfólio serão suficientes para o alcance dos objetivos estratégicos?

O nível de profundidade do gerenciamento varia bastante dos projetos para o portfólio. O projeto tem um gerenciamento mais operacional e detalhado, mas que deve ser mantido apenas no nível do projeto. No portfólio é bem diferente, a informação é muito mais estratégica e agrupada, quer dizer, em bases comparativas entre os projetos. No portfólio gerenciamos entregas, claro, mas isto é secundário. O principal é gerenciar o alcance dos resultados no presente e a tendência de alcance dos resultados projetados no futuro. Assim, o desempenho dos projetos é entrada e subsídio para a tomada de decisão de balanceamento do portfólio. As decisões em relação aos projetos, estas são velhas conhecidas nossas: eliminar, aumentar, reduzir, pausar, fundir, retardar, potencializar, priorizar, dentre outras. A gestão de portfólio exige um sistema de avaliação de projeto. Este processo é utilizado para avaliar os projetos durante todo o seu ciclo de vida, de forma que cada projeto justifique a sua existência o tempo todo. Num processo assim, a cada entrega ou fase o gestor de portfólio analisa o estudo de caso que justificou o nascimento e escolha do projeto perguntando se ele ainda é relevante para o alcance dos objetivos para o qual se propôs. E se a resposta for não? O projeto deve ser interrompido imediatamente, e uma decisão será exigida em relação à solução para o alcance dos objetivos que não serão entregues pelo projeto. Este é o dia a dia da gestão de portfólio, trabalhar e gerir resultados e tendências, e decidir ainda na tendência, e não aguardar o fato. Somente desta forma a organização mantém o foco na execução da estratégia e no alcance dos objetivos definidos e na eficácia na aplicação dos seus escassos recursos, de forma que a sua aplicação garanta o maior retorno possível em termos de benefícios. Nas reuniões de gestão de portfólio temos que obrigatoriamente nos fazer as seguintes perguntas:

• Nós estamos fazendo as coisas certas? Ou estamos fazendo muito bem o que não deveria ser feito?
• Nós estamos no caminho certo, ou já deveríamos ter revisto a nossa estratégia?
• Ou será que as expetativas dos nossos clientes já mudou e nossos projetos já não são suficientes ou estão inadequados, e devem ser revistos?
• Se os projetos estão adequados, nós estamos executando-os da melhor maneira possível? Ou será que existem conflitos de recursos e até mesmo concorrência entre os projetos?
• E por último claro: Os benefícios estão sendo percebidos na forma e na quantidade esperada e planejada?

Agora, se a resposta a qualquer destas perguntas foi um sonoro não, uma ação imediata é necessária para ajuste do portfólio. Simples? Não, não é simples. E pra que a organização alcance este estágio de maturidade deve mexer nas estruturas de poder e realizar a governança corporativa por meio de comitês gestores empodeirados e corajosos, capazes de interferir de verdade na execução dos projetos. Isto mexe com interesses internos e às vezes é bem doloroso. Quase todas as organizações tem projetos do tipo PET (bichinhos de estimação), e o dono do bichinho é um ser sensível e normalmente poderoso…Viu como não é fácil? Projeto de Software de Gestão de Portfólio Uma questão importante para quem está começando a pensar assim, porque já sentiu a necessidade de gerir portfólios, porque a gestão de projetos isolados não está dando o resultado esperado, é como gerenciar? Qual sistema ou metodologia devo usar? Compro uma solução de software grandona agora ou espero? Nossa dica é: pense grande, comece pequeno, evolua rápido. Então comece com sistemas bem simples de gestão de desempenho focados no alcance dos objetivos estratégicos, e vá incluindo pouco a pouco os critérios para seleção de projetos e também os critérios para manutenção dos projetos no portfólio. As principais características de um sistema de gestão de portfólio de projetos são:

• Um processo claro de avaliação dos resultados de projetos;
• Facilidade na apuração da relação custo benefício entre o investimento, não só financeiro, e os benefícios apurados;
• Visualização rápida e simples dos progressos dos projetos e dos resultados associados;
• Painéis executivos simples e se possível com atualização quase em tempo real, capazes de traduzir o desempenho e auxiliar na tomada de decisão tempestiva;
• Visualização simples da alocação dos recursos entre os projetos, mas principalmente da sub e da superalocação, problemas a serem gerenciados o tempo todo;
• E por último, os resultados alcançados versus recursos empregados. Não esqueçamos nunca da vitória de Pirro: ganhamos sim, mas a que custo? Quantos morreram pelo caminho? Porque não fizemos do jeito mais simples?

Pois é, meus amigos, gestão de portfólio existe para gerenciar de verdade os resultados e o alcance dos objetivos estratégicos, fazendo os ajustes necessários nos projetos tempestivamente de forma a obter os benefícios desejados. 

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