O poder de uma lista de procedimentos

Adaptado de Jason Fitzpatrick,
no Lifehacker

Existe uma boa possibilidade de que você ou não use nenhuma lista de tarefas, ou use uma para anotar e riscar as atividades que precisa fazer. Em qualquer dos casos, você estará perdendo um enorme reforço na produtividade e eficiência ao negligenciar uma humilde lista de procedimentos.

Uma lista de procedimentos não traz as tarefas pendentes e que precisam ser feitas no futuro, mas atividades rotineiras, repetidas frequentemente. Se você anota 10 coisas que pretende fazer hoje, e as risca ao final do dia, quando estão concluídas, isso não é uma lista de procedimentos. Ainda que recompensante, é apenas uma lista de tarefas.

Quando um mecânico segue uma lista de 50 itens a ser conferidos e avalia o seu e todos os demais carros em manutenção, ele está usando uma lista de procedimentos. Esse tipo de documento destaca as coisas que precisam ser feitas em um processo rotineiro para garantir que tudo seja executado e nada seja negligenciado ou simplesmente esquecido.

Desde que adotei a ideia de Daryl Furuyama e passeia adotar uma lista de procedimentos para uso pessoal e profissional, fiquei extremamente satisfeito com o resultado do esforço investido em sua criação. Hoje veremos porque você precisa começar a usar uma lista de procedimentos e como criá-la.

Em defesa da humilde lista de procedimentos

Criar e seguir uma lista de procedimentos não é uma atividade glamourosa. É, porém, uma atividade muito eficiente e que o ajudaria muito se incorporada no seu fluxo de trabalho. Eu sou uma pessoa ocupada, você é uma pessoa ocupada, e é provável que não nos tornemos nem um pouco mais livres no futuro visível, correto? Quem tem tempo de adicionar mais uma tarefa ao seu dia? Essas perguntas estão erradas. A questão seria melhor colocada da seguinte forma: “Quem tem tempo para desperdiçar com erros facilmente evitáveis?”

Todos cometemos erros e nos esquecemos de alguns passos mesmo em atividades que desempenhamos há anos. Listas de procedimentos servem como lembretes concretos de tarefas que precisamos desempenhar e em que ordem executá-las, além de servir como uma prancheta para melhorar nossa rotina e torná-la mais eficiente.

Ao começar a acompanhar seus procedimentos e avaliar os passos que os compõem, você irá experimentar uma epifania com relação ao quanto depende, em especial nos dias mais estressantes e ocupados, da memória para que nada dê errado.

Você pode ter uma resistência em acreditar que algo tão simples quanto anotar os passos de tarefas de rotinas diárias, avaliá-los e depois registrá-los em uma lista de procedimentos possa ser revolucionário. Use as dicas e ideias seguintes para começar um teste e conferir por si próprio os resultados.

Registre o que você faz, não o que deveria fazer

Existem duas maneiras de criar uma lista de procedimentos. O primeiro é olhar para uma situação e criar um conjunto de melhores práticas, no qual você dispõe uma sequência perfeita de eventos com base em uma situação ideal na qual eles seriam desempenhados. Apesar de esse método poder funcionar, é mais eficiente adotar um outro método: comece com uma lista dos procedimentos que você executa atualmente.

Por que basear sua lista no que você executa hoje? Você não quer negar a si mesmo uma oportunidade de identificar o que funciona no seu sistema atual. Você pode não estar fazendo tudo com perfeição ou com 100% de eficiência, mas certamente está fazendo um “monte de certo” — ou você já estaria morto, demitido ou teria sucumbido a outro destino semelhante a essa altura.

Criar a lista com base no que você já faz atualmente permite que você veja exatamente o que compõe a atividade que você está tentando consolidar e se afaste para avaliá-la. Quando foi a última vez em que você anotou tudo o que fez no dia, passo a passo, e então conferiu se faltavam passos importantes ou se estava fazendo algumas coisas de forma ineficiente. Provavelmente, nunca. E você não é o único.

Questione receitas e fórmulas

Eu li um livro de receitas há alguns anos no qual a autora destacava como práticas não questionadas podem levar à ineficiência. O marido da autora perguntou a ela por que ela sempre cortava o assado ao meio e o preparava em dois pratos separados. Ela respondia que era assim que sua mãe fazia, e ligou para ela para descobrir. Como a resposta da mãe foi que era assim que a avó da autora fazia, ela ligou para a matriarca.

A resposta da avó foi uma gargalhada. Ela explicou que o método não tinha nada a ver com a qualidade do assado, mas sim com ser pobre. Pobre demais para comprar uma assadeira grande o suficiente para a peça inteira. Três gerações de mulheres, que agora podiam perfeitamente pagar por uma assadeira adequada, adicionavam uma tarefa e uma nova assadeira a ser limpa, tudo por que ninguém deu um passo atrás e perguntou: “Por que estamos fazendo isso? Essa é a melhor forma de fazer isso?

Como fazer?

Corrija isso na sua rotina, e comece já. O que você está fazendo no trabalho? Quais tarefas de rotina você tem desempenhado? O que você faz ao fim do dia, quando é hora de fechar e ir embora? Tudo isso são procedimentos, mesmo que você nunca tenha olhado para eles desta forma.

Pegue papel e caneta, e anote, deixando um espaço entre as linhas, os passos que você toma em qualquer conjunto de tarefas rotineiras que esteja executando. Você pode usar um computador para compilar essa lista, mas eu descobri que para a primeira versão é melhor ser capaz de escrever anotações livres, rabiscáveis, e levar o papel no bolso, para permitir o brainstorming e registro de procedimentos no trabalho e em casa.

Tente ser o mais específico possível, mesmo que os passos pareçam banais ou óbvios. As coisas mais óbvias são mais facilmente esquecidas. Examinar mesmo os passos mais banais permite que você avalie se ele deveria estar em outra posição, ser feito de forma diferente ou simplesmente descartado. Lembre-se sempre de:

  • anotar apenas itens que sejam específicos;
  • escrever os passos como se estivesse explicando para outra pessoa.

Avalie sua lista

Quando tiver anotado o que você faz diante de determinado procedimento — limpar sua mesa uma vez por semana, preparar relatórios mensais etc. — é hora de avaliar a lista de procedimentos. Essa avaliação é um processo de duas etapas: a avaliação inicial e a revisão contínua.

Para sua avaliação inicial, você deve perguntar:

  • Esse passo é necessário?
  • Por que esse passo foi incluído?
  • Este passo está no lugar certo? Ele ficaria melhor se fosse feito antes ou depois dentro do procedimento?
  • Os passos estão descritos de forma clara o suficiente para que outra pessoa entenda a lista sem necessidade de outras explicações?
  • Cada passo é uma ação concreta que pode ser completada e ticada como concluída?

Exemplo

Vamos usar um exemplo simples como a limpeza de um banheiro. Digamos que na sua lista de procedimentos, limpar as luminárias da pia venha logo depois de limpar a cuba. Limpar as luminárias é uma tarefa clara o bastante e certamente configura uma ação concreta — não há nada teórico ou abstrato em tirar poeira de algo — e que, se não for feita, deixará resultados visíveis.Até aqui tudo certo, então a tarefa continua na lista.

No entanto, essa atividade está em um lugar absolutamente errado, e precisa ser movida. Se você primeiro limpar a cuba, e só depois as luminárias, você estará apenas derrubando poeira, sujeira  e possivelmente alguns insetos sobre a pia que acabou de ser limpa. Mover a tarefa de limpar as luminárias para o alto da lista, antes da limpeza da pia e do gabinete, evita trabalho desnecessário.

Seguimento

Claro que você já deve estar bastante habituado ao conceito de “limpar a partir do alto”; mas você “trabalha em muitas salas”, se você entende o que digo. Você será um espécime raro se repassar suas atividades diárias e não encontrar uma multitude de áreas nas quais as coisas podem ser melhoradas e estruturadas. Todo pequeno achado que faça será um micro-investimento em sua eficiência e tempo livre futuros.

Continue com o processo de revisão depois da avaliação inicial. As situações mudam, e um passo necessário hoje pode tornar-se redudante no próximo mês. Se você já adotou o hábito de revisar seu trabalho semanal ou mensalmente, usar um tempo para avaliar alguns poucos procedimentos irá aumentar os resultados de seu trabalho e ajudará a mantê-lo focado nas tarefas que realmente importam.

Foco no importante

Uma simples lista de procedimentos é uma maneira fantástica de aumentar a eficiência e avaliar adequadamente as tarefas rotineiras que populam sua vida profissional e pessoal. Assim como anotar todas as demandas libera sua mente para focar em atividades mais importantes e que exigem raciocínio, codificar seus procedimentos em uma lista que você pode conferir a qualquer momento permite que você se concentre em atividades mais nobres que apenas lembrar-se dos passos.

Quer você esteja construindo um avião, enviando propostas comerciais, ou apenas tentando chegar ao trabalho no horário com um bom café da manhã e uma pasta organizada, uma lista de procedimentos permite que você faça isso de melhor e forma mais eficiente.

Tem experiência com listas de procedimentos? Alguma dúvida sobre o assunto? Fale nos comentários!

Invista no desenvolvimento da gestão e dos gestores para melhorar os resultados da sua organização:

Veja nossas opções de treinamentos
Veja nossas abordagens de consultoria 

Cadastre-se e receba semanalmente as melhores dicas e práticas de gestão no seu e-mail.

Na mensagem de boas vindas você receberá o e-book Guia de Planejamento Estratégico para 2023 com o passo a passo do processo de planejamento.