Motivando e mantendo a equipe do projeto informada

por Paulo Camargo em blog.mundopm.com.br

Em um projeto recente, o maior desafio sem dúvida foi motivar a equipe do projeto: A empresa havia realizado seu ultimo grande projeto há 8 anos atrás e depois desse tempo todo, o conhecimento de projetos foi perdido: não havia mais um departamento especializado em projetos, e os funcionários que detinham esse conhecimento ou foram desligados, ou haviam se aposentado.

Como fizemos para motivar a equipe, cobrar as entregas e ao mesmo tempo mantê-la animada e querendo trabalhar no projeto?

Algumas das técnicas adotadas foram:

1. Gerenciamento do Portfolio: Identificar a prioridade do projeto em relação a outras iniciativas que estávamos sendo desenvolvidas na empresa: depois de uma análise do portfolio da empresa juntamente com o CEO e o corpo executivo (VPs e Diretores) o projeto em questão foi identificado como prioridade 1 para a empresa naquele ano. Durante esse exercício, como era de se esperar, alguns projetos foram cancelados.

2. Marketing: Criar um plano de “marketing” para o projeto – uma vez o projeto identificado como prioritário, criamos um nome e uma marca para ele, e essa marca foi amplamente divulgada na empresa. Brindes foram criados para que cada colaborador soubesse o que era o projeto e da sua importância para a empresa. Havíamos reestabelecido a vontade de construir e entregar.

3. Envolvimento Top-Down: O CEO era o porta-voz do projeto. Em toda oportunidade de falar com colaboradores, ele reforçava as prioridades e importância dessa iniciativa.

4. Acompanhamento: Como acompanhar o progresso do projeto? Aqui utilizamos duas técnicas sugeridas pelo prof. Francis Hartman no livro “Don’t park your brain outside” :

4.a. Tínhamos uma gravata marcada com as principais entregas do caminho critico do projeto. Em cada reunião de acompanhamento, a gravata passava para o membro do projeto responsável pela entrega seguinte, que tinha que usa-la ate que sua entrega fosse realizada. A cada entrega realizada, o pedaço correspondente da gravata era cortado e se dentro da qualidade esperada – comemorávamos ! Ou seja: sempre sabíamos quem estava sofrendo a pressão de estar no caminho critico do projeto para ajudá-lo e mantínhamos uma imagem visual do andamento do projeto: à medida que a gravata diminuía de tamanho, sabíamos que o projeto estava chegando ao fim. Essa técnica é bastante motivadora, mas a mensagem correta tem que ser dada no inicio do projeto, para que a gravata não seja entendida como uma penalidade, mas sim uma forma visível de falar: “me ajude a concluir esse projeto com sucesso !!!!!”

4.b. A outra técnica foi utilizada na nossa “War Room” do projeto: tínhamos várias peças de lego montadas em uma parte da parede indicando as principais entregas ou pacotes de entregas do projeto. De um lado tínhamos as peças de lego com o nome das atividades a serem entregues e do outro as já realizadas. Era outra maneira visual de identificar o andamento do projeto e perceber a velocidade que ele estava caminhado. Mostrar o progresso no projeto é uma forma de manter a equipe motivada.

5. “Friday Facts” : toda sexta-feira, enviávamos um email corporativo sobre alguma curiosidade do projeto e ao mesmo tempo informávamos o status de uma maneira sutil e divertida. Ninguém na empresa podia dizer que não sabia o que estava acontecendo. Algumas vezes até um “concurso” era realizado para estimular a participação ativa dos colaboradores.

Existem várias outras ferramentas que podem ser utilizadas, ainda mais se estamos usando uma metodologia de gerenciamento ágil de projetos, mas achei essas duas mais eficientes, divertidas e motivadoras que outras.

O fato do CEO e todos os colaboradores na empresa saberem que o projeto existia e de sua importância para o negócio foi fator decisivo para o seu sucesso também. Precisamos sempre extrapolar os nossos limites enquanto Gerentes de Projetos e mostrar para a empresa toda ou para o seu departamento o que a equipe do projeto está fazendo. Se seu projeto é limitado a um departamento somente, faça o marketing dentro desse departamento. O importante é informar e comunicar o tempo todo.

E você, tem alguma dica interessante de como manter a equipe do projeto motivada?

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