Investir mais tempo no início para economizar tempo mais tarde

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Não é óbvio que a maioria dos problemas encontrados em um projeto, tende a aparecer nas fases de construção e de testes? Na realidade, alguns gerentes de projeto apressam propositadamente o planejamento, a análise e o design, porque eles calculam que encontrarão alguns erros na fase de testes.

Infelizmente, quanto mais tarde você descobrir os erros em seu projeto, mais dispendioso será e mais tempo você levará para resolvê-los. Quando você estiver criando o seu Cronograma, invista mais tempo nas áreas de preparação e planejamento, isso salvará tempo e custo no seu projeto. Por exemplo, investir mais tempo na fase de planejamento, economizará o tempo na fase de análise. Investir mais tempo na fase de análise, fará com que o trabalho de design seja executado com menos problemas. Investir mais tempo nas revisões das entregas, resultará em achar os erros mais cedo e economizará tempo na fase de testes. Testar completamente, resulta em salvar tempo na fase de implementação e subseqüentemente no suporte. É claro que você não deseja planejar nem analisar excessivamente. Mas seja diligente neste trabalho. Não se apresse. O tempo investido no início é compensado mais tarde durante o ciclo de vida do projeto.

Criar um cronograma de curto prazo para guiar os processos de definição e de planejamento

O processo de criação dos documentos “Termo de abertura do projeto” e do “Cronograma”, poderá requerer um longo tempo e ser muito complicado. Então, este processo deve ser bem organizado. Após o gerente do projeto ser designado, ele deverá criar imediatamente um cronograma de curto prazo para planejar e gerenciar as atividades iniciais. Este Cronograma inicial, deverá abranger o tempo necessário para criar o documento “Termo de abertura do projeto” e o Cronograma do Projeto. Se este processo requerer duas semanas, o gerente do projeto deverá criar um Cronograma provisório que abranja no mínimo duas ou três semanas. Se o tempo necessário para criar o documento Termo de abertura do projeto e o Cronograma final for quatro semanas, este Cronograma inicial deverá abranger no mínimo quatro semanas, mas poderá fazer sentido criar um plano que abranja cinco ou seis semanas. Este Cronograma provisório, deverá abranger tudo nas atividades iniciais em termos de organização e planejamento do projeto, até que o Cronograma formal do projeto esteja completo para guiar o restante do projeto.

Determine se as horas atuais de esforço serão capturadas

Capturar as horas atuais de esforço do projeto e documentá-las no Cronograma, esta é uma decisão que deve ser tomada cedo no projeto. Por exemplo, você estimou uma atividade para 40 horas de esforço e dez dias de duração. Quando a atividade estiver concluída, você poderá facilmente comparar a duração estimada com a duração atual. Mas, você irá monitorar as horas de esforço para saber se realmente a atividade utilizará 40 horas? Capturar as horas atuais do esforço requer muito mais diligência da parte da equipe do projeto para documentar exatamente o tempo utilizado para cada atividade e relatar. Há muito valor associado à capturação das horas atuais do esforço, incluindo a ajuda para fazer as estimativas futuras com mais precisão. Entretanto, muitas organizações não capturam as horas atuais de esforço. Se a sua organização não capturar as horas atuais de esforço, será difícil para o gerente do projeto reforçar esta disciplina. Coletar as horas atuais de esforço, geralmente é algo requerido (ou não) pela empresa.

Tenha cautela em relação à folga em demasiado no cronograma

Como descrito antes, normalmente há somente um caminho no Cronograma que não tem folga. Este é o caminho crítico e o mesmo controlará a data final. Embora todos os outros caminhos no Cronograma tenham alguma folga, poderá haver alguma preocupação se houver folga em demasiado. O termo “Folga em demasiado” significa que os outros caminhos têm muitos intervalos onde nenhum trabalho necessita ser feito. Isso poderá conduzir a um diagrama de rede longo e magro. Claro, poderá não haver problema com esta ocorrência. Entretanto, as implicações potenciais em relação as folgas em demasiado no Cronograma, são como seguem:

Muitos recursos humanos vão e voltam (rotativo) ao projeto. Isso poderá causar problemas para assegurar que todos os recursos humanos estarão disponíveis quando necessários e pelo tempo que for necessário. Particularmente, você deverá assegurar-se de que os recursos humanos que serão utilizados no caminho crítico e também utilizados em outros caminhos, tenham trabalho atribuído também nos períodos das folgas.

Poderá haver falta de senso de urgência pela parte de todos os recursos humanos que não estão trabalhando no caminho crítico. Ou seja, você tem um ou mais recursos humanos trabalhando muito nas atividades do caminho crítico para alcançar os prazos finais, enquanto que todos os outros recursos têm muitas folgas em seus cronogramas. Isto poderá desmotivar muito os recursos humanos que trabalham no caminho crítico.

Tenha cautela em relação a falta de folga no cronograma

Mesmo que haja riscos associados a folga em demasiado, também haverá algum risco associado à falta de folga. Nesse caso, alguns pequenos resvalamentos nos caminhos que estão fora do caminho crítico, poderão transformá-los em caminhos críticos. Então, seria melhor se o Cronograma do projeto, pudesse ser programado de tal maneira que os caminhos que não são críticos, fossem com a menor folga possível “mas não com folga zero” e de modo que os recursos humanos associados aos caminhos, pudessem ser utilizados continuamente no projeto.

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