Gerenciamento de mudanças no projeto

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Pode haver um plano perfeito, mas este não irá conseguir precaver todas as alterações que poderão ocorrer. Provavelmente que, quanto maior o projeto, mais você terá que lidar com mudanças. Esta é uma das razões porque a metodologia TenStep considera que os processos de definição (passo 1) e planejamento (passo 2) não têm que ser perfeitos. O gerente e a equipe do projeto necessitam fazer o seu melhor considerando o que sabem no momento. Após essa etapa, é necessário gerenciar as mudanças que podem vir a ocorrer.

Existem vários tipos de mudanças que podem ocorrer num projeto:

  • Mudanças do escopo
  • Mudanças da configuração
  • Outros tipos de mudanças

Na maioria dos projetos, o aspecto mais importante referente as mudanças são as mudanças do escopo.

Mudanças do Escopo

Definição: Escopo é a maneira como descrevemos os limites do projeto. Ele define aquilo que o projeto irá entregar e o que ele não irá entregar. Em projetos grandes, poderão ser incluídas as organizações, as transações afetadas, e os tipos de dados incluídos, etc.

Se você investigar as razões pelas quais os projetos fracassam, você verá que normalmente há dois problemas que surgem com mais freqüência;

  • A equipe não investiu tempo suficiente definindo o projeto e/ou
  • Houve falha no gerenciamento do Escopo.

Mesmo se o gerente do projeto desenvolver um bom trabalho de definição do escopo, a parte mais difícil será a de gerenciar o projeto dentro do escopo acordado.

A finalidade do gerenciamento das mudanças do escopo é proteger a viabilidade dos documentos aprovados do “Termo de Abertura do Projeto” os “Requisitos do Negócio”. Em outras palavras, o documento Termo de Abertura do Projeto define o escopo geral do projeto e os Requisitos do Negócio definem as entregas do projeto em maiores detalhes. A equipe do projeto compromete-se com uma data final e um orçamento com base nestas definições gerais e detalhadas do escopo. Se as entregas mudarem durante o projeto (normalmente isto significa que o cliente deseja itens adicionais), então as estimativas de custo, esforço e da duração podem não ser mais válidas.

Se o patrocinador concordar em incluir o trabalho adicional no escopo do projeto, então o gerente do projeto terá o direito de esperar que o orçamento e os prazos finais correntes também sejam modificados (normalmente aumentados) para refletir este trabalho adicional. Estas novas estimativas sobre o custo, o esforço e a duração do projeto, agora se transformam nas suas metas aprovadas.

Às vezes, o gerente do projeto pensa que o gerenciamento do escopo significa ter que dizer “não” ao cliente. Isto faz com que o gerente do projeto fique nervoso e sinta-se desconfortável.

Entretanto, a boa notícia é que o gerenciamento do escopo é totalmente focado em fazer com que o patrocinador tome as decisões que resultarão em mudanças do escopo do projeto.

Isto é muito importante. Poucos clientes podem prever e expressar todos os requisitos no início do projeto. Conseqüentemente, geralmente há mudanças que necessitam ser introduzidas durante o ciclo de vida do projeto. Estas mudanças podem ser muito necessárias para a solução ou para o produto do projeto, e poderá haver razões válidas para que elas sejam incluídas. O gerente e a equipe do projeto devem reconhecer quando estas mudanças forem solicitadas e, então, seguir um processo pré-definido de gerenciamento das mudanças do escopo. Este processo fornece as informações apropriadas ao patrocinador do projeto e permite que ele decida se as modificações devemser aprovadas baseadas no valor obtido e no impacto do projeto em termos de custo e cronograma.

Mudanças da Configuração

Gerenciamento da configuração é o termo dado para o processo de identificar, controlar e gerenciar todos os recursos de um projeto, e as características (meta-dados) dos recursos. Em algumas organizações, este processo tem uma definição mais restrita, significando apenas o gerenciamento de recursos materiais.

Outros Tipos de Mudanças

Um projeto pode sofrer mudanças que não são da alçada do gerenciamento de mudanças do escopo ou do gerenciamento da configuração. Estas mudanças podem ser agrupadas numa categoria de mudanças genéricas. Por exemplo, digamos que um membro da equipe se demite e tem que ser substituído. Isto não seria um exemplo de mudança do escopo do projeto nem uma mudança da configuração, mas sim uma mudança genérica. Neste caso, poderá ser necessário documentar o fato de que houve uma mudança de recursos, determinar o impacto dessa mudança, definir um plano para lidar com essa mudança, etc. Em muitos aspectos, é seguido um processo similar ao processo de gerenciamento de requisições de mudança do escopo.

Uma das principais diferenças entre o gerenciamento de mudanças genéricas e o gerenciamento de mudanças do escopo é que, se uma mudança do escopo é requisitada e aprovada, o orçamento e cronograma serão alterados em conformidade. O mesmo não deverá acontecer em mudanças que não estão relacionadas ao escopo. Seguindo o exemplo anterior, quando um membro da equipe necessitar ser substituído, haverá definitivamente uma mudança, e lá estará provavelmente um impacto no projeto. Entretanto, não há nenhuma expectativa de que esta mudança conduzirá a uma mudança do orçamento ou do cronograma. De fato, poderá haver um impacto no cronograma e no orçamento. Entretanto, não deverá haver uma expectativa automática de que uma mudança do cronograma ou do orçamento serão aprovadas.

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