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A maioria das pessoas trabalha em equipe. Não é nenhuma novidade falar que as equipes mais eficientes são as que trabalham junto.
Contrariando esta idéia preconcebida, surge um fenômeno global que está originando a formação de equipes de uma maneira diferente. A Internet, a comunicação mais rápida e as novas ferramentas de colaboração, estão permitindo a formação de equipes em que os membros das equipes não se encontram fisicamente no mesmo local. De fato, todo o conceito de “globalização” está a distribuir o trabalho em todo o mundo, com equipes independentes a trabalhar em qualquer lugar e por todos os lados.
Estes grupos são denominados freqüentemente por equipes “virtuais”. São equipes reais e se encaixam na definição clássica de equipe, por trabalharem juntos para alcançar um conjunto de objetivos comuns. Entretanto, são referidas como “Virtuais” principalmente por não interagirem de maneira tradicional.
Segue algumas técnicas especiais que podem ser utilizadas no gerenciamento das equipes virtuais.
Estabelecer objetivos para a equipe. Os membros da equipe devem saber como e o que devem fazer juntos. Se cada um entender somente o seu papel e o trabalho, então, eles serão apenas colaboradores individuais.
Relembrar a todos que eles são uma equipe. Se os membros da equipe pensarem que estão trabalhando sozinhos, eles irão atuar de modo independente. Se eles souberem que fazem parte de uma equipe que trabalha para objetivos e entregas comuns, tenderão a sentir-se melhor com o seu trabalho e serão mais ativos na colaboração com os outros.
Estabelecer regras básicas. Embora os membros da equipe sejam virtuais, eles precisam exibir um conjunto de comportamento aceitável. De fato, isso provavelmente é mais importante para as equipes virtuais. Estas regras básicas podem incluir o estabelecimento de um horário de trabalho e as reuniões de participação obrigatória (presenciais, web ou telefone), etc.
Procurar oportunidades para “socializar”. As equipes que trabalham no mesmo local têm a oportunidade para socializar ao longo do dia. As equipes virtuais raramente têm essa oportunidade, por isso é importante que o gerente do projeto às vezes encontre maneiras para reunir fisicamente essas equipes. Por exemplo, poderá reunir todos fisicamente na reunião de início do projeto.
Ser sensível às diferenças culturais. É possível que todas as suas equipes virtuais pensem e atuem da mesma maneira. Entretanto, cada vez mais, as equipes virtuais são constituídas por pessoas de múltiplos países e culturas. Se você for o gerente de um projeto com uma equipe deste tipo, tenha consideração com as diferentes maneiras das pessoas trabalhar e seus comportamentos.
Comunicar-se, comunicar-se, e comunicar-se. O gerente do projeto necessita ser excepcionalmente comunicativo para assegurar de que todos os membros da equipe compreendam o que deles se espera. As pessoas podem começar a sentir-se isoladas se não receberem informações regularmente. Já é muito difícil manter todos informados num projeto “normal”. Nos projetos que utilizam as equipes virtuais, as linhas de comunicação têm que ser especialmente amplas e eficientes. O gerente do projeto deve fornecer um fluxo constante de comunicação.
Adaptar-se aos fusos horários. O gerente do projeto deve reconhecer que o que é conveniente para ele nem sempre é conveniente para os outros membros da equipe. Por exemplo, o gerente do projeto poderá insistir em iniciar as reuniões com a equipe às 9 horas da manhã. Isso poderá ser conveniente para ele, mas poderá resultar em ressentimentos de outras pessoas que terão que estar presentes remotamente fora do horário normal de trabalho.
Ser diligente no gerenciamento da carga de trabalho. O gerente do projeto necessita ser muito preciso na atribuição do trabalho e deve certificar-se de que o trabalho será completado no prazo.
Atribua trabalho de curta duração. Em vez de atribuir uma atividade com a duração de 6 semanas, por exemplo, o gerente do projeto poderá atribuir esse trabalho dividido em 3 atividades com duração de 2 semanas. No primeiro caso, o gerente do projeto terá que esperar 6 semanas para saber se a atividade foi ou não completada, enquanto que no segundo caso, ele poderá dizer a cada duas semanas se o trabalho está ou não dentro do prazo.
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