Estabelecer um plano para contingências de recursos críticos

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O processo de gerenciamento de riscos permite que você avalie e responda aos riscos do projeto. Alguns destes riscos envolvem recursos do projeto e requerem a consideração antecipada, sobre como você responderá se for necessário substituir ou adicionar recursos. De fato, em alguns casos, você deve planejar com antecedência, um plano para contingência e entender quais recursos fazem parte do plano e como você os obterá se necessário. O Plano para contingência poderá incluir recursos humanos e outros tipos de recursos. Segue abaixo, alguns exemplos de onde você deve planejar com antecedência.

Restrições de tempo. Em muitos projetos, se você descobrir que o projeto está consumindo mais tempo de que o planejado, você poderá ter a flexibilidade para solicitar tempo e verba adicional. Entretanto, se a data final for crítica e não puder ser mudada, você poderá não ter tempo necessário para procurar recursos adicionais e voltar o projeto a trilha. Do mesmo modo, se um membro de sua equipe for embora, você poderá ter que encontrar uma recolocação em um prazo muito curto.

Quando as datas finais são fixas e as entregas do projeto são críticas, você necessita ter alguns planos estabelecidos para obter recursos quando necessário. Por exemplo, vamos ver um projeto de alguns anos atrás, relacionado ao ano 2000 (Y2K). Se você entrasse nos últimos seis meses do ano 1999 e necessitasse de mais recursos, você não teria tempo suficiente para para contratar os recursos necessários. Você já deveria ter um plano estabelecido para adquirir os recursos necessários em um curto prazo. Isto significa que você já tinha empregados ou consultores na reserva que permitisse a você fazer as mudanças rapidamente.

“Custo Incremental” elevado dos recursos. Você poderá ter recursos menos caros quando comprados em grande quantidade, mas muito caro quando comprados de forma incremental. Por exemplo, se a solução que você está construindo, requer um novo hardware, você poderá descobrir que o investimento por unidade diminui quando você compra em quantidade. Vamos dizer que você estimou que o projeto necessitará de cem (100) routers. O vendedor oferece um preço muito atrativo para a compra de cem (100) ou mais routers – um desconto aproximadamente de 50% a 60% do preço unitário. Neste caso, você poderá decidir comprar cento e dez (110) routers e ter dez (10) unidades na reserva. Você faria isso porque o preço para comprar as dez unidades extras agora, seria muito mais barato que compra-las mais tarde, quando o custo incremental seria muito mais alto.

Prazos longos para entregar recursos especiais. Às vezes há um prazo longo de espera para adquirir recursos especiais. Se a necessidade for muito crítica, você poderá necessitar saber, com antecedência, como adquirir estes recursos em um curto prazo. Por exemplo, você poderá necessitar de peritos em alguma ferramenta rara. Uma maneira para assegurar a disponibilidade dos peritos raros, é trabalhar com o vendedor antecipadamente para identificar os recursos que podem estar disponíveis em caso de emergência. Se um perito de sua equipe for embora, você necessitará somente comunicar com o vendedor para substituí-lo – mesmo que seja somente por um curto prazo.

Você pode ver que nem todos os projetos requerem este tipo avançado de planejamento. Entretanto, em alguns projetos isso é absolutamente importante. O gerente do projeto deve saber com antecedência, se há algum risco em relação aos recursos, tal como descrito acima. Caso, isso não seja planejado, com antecedência, e você descobrir que ao longo do projeto, você necessita destes tipos de recursos raros, poderá haver dificuldades para entregar o projeto dentro do prazo e do orçamento. Sendo assim, faça como um gerente de projetos inteligente faria – planeje com antecedência e saiba aonde você irá adquirir estes recursos críticos quando necessário.

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