Dicas sobre relatórios de andamento

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Utilize relatórios padronizados
Evite elaborar relatórios individuais. A maioria das pessoas necessita apenas de um grupo padronizado de informações que podem ser comunicadas através de um relatório padrão de andamento (Status) do projeto. Se houver a necessidade de maiores informações, elabore um relatório adicional padronizado para fornecer estas informações. Por exemplo, você poderá ter semanalmente um relatório detalhado de andamento (Status) do projeto e mensalmente um relatório resumido de andamento (Status) do projeto. No entanto, você deve minimizar tanto quanto possível o número de versões dos relatórios.

Com que freqüência os membros da equipe devem fornecer relatórios de andamento (Status)?

A freqüência dos relatórios de andamento (Status) é baseada na duração do projeto e na velocidade necessária para reagir. Por exemplo, se o projeto tiver a duração de dois meses e você receber os relatórios dos membros da equipe de forma mensal, não haverá tempo suficiente para agir se acaso for identificado algum problema. Uma boa regra é que:
• Projetos pequenos, poderão não necessitar de relatórios formais.
• Projetos médios, uma vez por semana.
• Projetos grandes, a cada duas semanas.

Por outro lado, se estiver ocorrendo atividades críticas (por exemplo, quando estiver sendo implementada a solução) você poderá necessitar de atualizações diárias dos relatórios.

Inclua informações úteis nos relatórios de andamento e não apenas o trivial
Admitimos que os relatórios de andamento nem sempre são tão eficazes quanto deveriam ser. Esta realidade é a mesma para os membros da equipe que submetem esses relatórios para o gerente do projeto, bem como, para o gerente do projeto que submete relatórios de andamento (Status) do projeto para as suas principais partes interessadas. Um dos motivos, é que as pessoas que preenchem os relatórios consideram isso uma tarefa incômoda e não uma forma de comunicar informações valiosas. Tipicamente, enviam um relatório de andamento (Status) bem resumido que não diz nada, ou um relatório de andamento (Status) que contém todas as atividades triviais.

Tente manter o foco nos relatórios de andamento (Status) de forma que a informação contida possa ser utilizada no processo de tomada de decisões. Pergunte aos membros da equipe (e a você mesmo) se a informação contida no relatório de andamento (Status) realmente comunica algo de valor ou apenas ocupa espaço. Tipicamente o relatório de andamento (Status) deve foca nos seguintes tópicos:
• As realizações relativas ao cronograma.
• Comentários sobre as atividades que deveriam estar concluídas, mas não estão.
• Os problemas (incidências problemáticas) encontrados, os impactos no projeto e o que está sendo feito para resolvê-los.
• As requisições de mudança do escopo.
• Novos riscos identificados.
• Observações úteis ao leitor.

Se você manter o seu relatório de andamento (Status) focado nesse tipo de informação, você descobrirá que as informações são significativas e poderão ser utilizadas como insumos para gerenciar o projeto ou para manter as partes interessadas informadas. Se você relatar eventos triviais do período em questão, as pessoas não darão atenção.

Utilize sinalizadores para representar a saúde do projeto
Uma boa técnica para fornecer resumos gerais sobre o projeto é incluir sinalizadores; verde, amarelo e vermelho. Como seria de se esperar, um sinalizador verde significa que o projeto está basicamente no rumo certo. Não quer dizer que não há problemas, mas significa que todos os problemas estão sendo tratados e o projeto está basicamente em dia e dentro do orçamento.

Um sinalizador amarelo significa que há algum risco de que o projeto não se ajuste ao prazo final e ao orçamento. Marcar o projeto com um sinalizador amarelo é uma maneira para gerenciar as expectativas e informar que o projeto corre algum risco.

Se o seu projeto tiver um sinalizador vermelho, isso significa que o projeto está definitivamente com problemas e que o orçamento, o prazo final e/ou a qualidade será comprometido.

O valor real desses sinalizadores ocorre quando a situação atual do projeto é resumida para a gerência superior. Se a gerência superior tiver uma página de resumo sobre todos os projetos, juntamente com os sinalizadores; verde / amarelo / vermelho, eles poderão ver com facilidade a situação geral de toda a carteira (portfólio) dos projetos. Se eles gerenciarem por exceção, focarão imediatamente nos projetos que estão marcados com os sinalizadores vermelhos e amarelos.

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