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Dez mitos sobre gerenciamento de projetos que devem ser evitados

Trabalhar para superar as dificuldades que eles podem criar é vital para assegurar que os projetos sejam planejados, executados e concluídos com base nas melhores práticas, em vez de equívocos.

por Moira Alexander, em cio.com.br

Tantos projetos, tanta má gestão. Esse é o refrão de muitos executivos de TI. Na verdade, mesmo com o auxílio providencial dos software de gerenciamento de projetos, os projetos de TI muitas vezes acabam demorando mais tempo do que o planejado e custando mais do que o previsto.

De acordo com a pesquisa global “Pulse of the Profession”, do Project Management Institute,  em 2017 as organizações desperdiçaram mais de  US$ 90 milhões por cada US$ 1 bilhão investido, devido ao fraco desempenho dos projeto. A verdade é que eles ainda falham, a uma taxa surpreendente alta .

Quais são os principais motivos para o fracasso dos projetos? Desde 2006, o PMI vem realizando uma pesquisa global anual de profissionais de gerenciamento de projetos para traçar tendências atuais e futuras para o gerenciamento de projetos . A pesquisa destaca os comentários e os conhecimentos dos gerentes de projeto, programa e portfólio, juntamente com uma análise de dados de terceiros, e ele deixa claro o que é preciso para ter sucesso como gerente de projeto hoje.

O que estudos como esses revelam? Que os problemas que podem afetar – e potencialmente prejudicá-los – são muitas vezes bastante semelhantes. E mesmo os bons gerentes de projetos podem cometer erros.

Aqui estão os 10 mitos de gerenciamento de projetos mais comuns. Reconhecê-los e trabalhar para superar os desafios que eles podem criar é vital para assegurar que os projetos sejam planejados, executados e concluídos com base nas melhores práticas, em vez de equívocos.

1. Tudo dentro de um projeto é corrigível

Os profissionais de gerenciamento de projetos são líderes na execução bem sucedida de projetos, reduzindo riscos, colaborando com as partes interessadas, resolvendo conflitos e uma série de outras coisas – mas não são mágicos. Os gerentes de projetos não conseguem consertar tudo, especialmente quando os problemas não foram atendidos por um longo tempo. É importante que os gerentes de projeto, as partes interessadas e os patrocinadores reconheçam e aceitem quando é hora de fechar uma tarefa ou iniciativa, em vez de despejar mais recursos para tentar resolver uma causa perdida.

2. Os clientes sempre sabem o que querem

Normalmente, assume-se que as partes interessadas sabem o que estão procurando. Na maioria das vezes, no entanto, eles só entendem o que eles esperam alcançar, não o que exatamente é necessário, quão realista é a sua lista de desejos, ou como várias partes da lista de desejos se contradizem. É aqui que os gerentes de projetos e suas equipes podem ajudar a reduzir a lista de desejos das partes interessadas para ajudar a identificar metas do projeto que atendam aos objetivos estratégicos das partes interessadas. Sem aumentar as necessidades reais das partes interessadas, um projeto pode perder o rumo muito facilmente.

3. Um modelo de projeto anterior é uma receita para o sucesso futuro

Independentemente de quão bem um projeto anterior foi planejado e executado, aplicar a mesma abordagem, técnicas, ferramentas, estilo de colaboração ou metodologia para um projeto similar não é garantia de sucesso. Existem muitos outros fatores internos ou externos que podem alterar o resultado de um projeto, como timing, processo, humano, tecnológico, cultural ou outras diferenças. O que pode parecer uma pequena mudança pode se traduzir em em uma diferença significativa ao longo do tempo. Cada projeto deve ser planejado e executado separadamente; sim, alguns aspectos de projetos anteriores podem ser aplicados, mas com a devida diligência e somente quando apropriado.

4. Todos os gerentes de projeto podem executar qualquer projeto com sucesso

Embora uma grande porcentagem de profissionais de gerenciamento de projetos (PMPs) tenha o mesmo treinamento e atendam aos mesmos requisitos educacionais e de experiência, eles não são todos iguais. Não importa quão semelhante dois profissionais de gerenciamento de projetos possam aparecer no papel, cada indivíduo traz atributos diferentes na prática. Suas experiências, visão, liderança e estilos de colaboração, abordagens, exposição ao projeto ou à indústria e lições aprendidas moldarão o que eles oferecem e como eles abordam qualquer projeto.

5. Os novos gerentes de projeto não são tão eficazes quanto os veteranos

Todo gerente de projeto deve ser avaliado com base em sua educação e treinamento, experiência e abordagem de gerenciamento de projetos. Mas a experiência não é garantia de sucesso, e a falta de experiência não é garantia de falha. Alguns projetos exigem a experiência de um gerente de projeto veterano e outros projetos exigem um novo olhar . Pode ser difícil para os gerentes de projetos experientes, partes interessadas ou patrocinadores aceitarem que uma abordagem mais recente de um gerente de projeto, menos experiente, às vezes pode criar uma oportunidade maior para o sucesso do projeto. 

6. Os gerentes de projeto podem resolver qualquer conflito

Muitos gerentes de projetos se destacam na resolução de conflitos, mas isso não significa que eles possam resolver todos os conflitos. Os gerentes de projetos muitas vezes têm que se aproximar dos patrocinadores para ajudar na resolução de conflitos que envolvam membros da equipe, partes interessadas e/ou o próprio gerente do projeto. Nesses casos, será necessária ajuda externa ou mediação. A resolução de conflitos requer predisposição de todas as partes para resolver problemas e, se todas as partes não estão dispostas a fazê-lo, os gerentes de projeto simplesmente não podem fazer milagres.

7. Alterações do escopo indicam que um projeto está destinado a problemas

As mudanças do escopo são uma ocorrência comum para projetos e não necessariamente indicam problemas ou falhas do projeto. De fato, dependendo da indústria, da natureza do projeto, da complexidade do projeto ou de outros fatores, as mudanças de escopo podem ser um evento esperado ou necessário. A preocupação com as mudanças de escopo ocorre quando as mudanças são frequentes e inesperadas e quando a direção futura de um projeto permanece incerto após a mudança do escopo.

8. O gerente do projeto é o melhor especialista em uma equipe

Este é um equívoco comum, às vezes por parte de partes interessadas, patrocinadores, equipes, fornecedores ou próprios gerentes de projetos. O papel de um gerente de projeto é facilitar, orientar e orientar ao longo do ciclo de vida de um projeto e aproveitar o conhecimento de especialistas em assuntos de outras áreas da empresa para ajudar a executar um projeto.

projetos

9. Se um projeto estiver dentro do orçamento e no tempo ele será bem sucedido

Acredite ou não muitos projetos foram executados dentro do orçamento e na hora e ainda assim perdeu completamente o propósito com os entregáveis. Embora o orçamento, a entrega acordada e a qualidade sejam as pedras angulares do gerenciamento de projetos, há muitas outras considerações. Os resultados finais, a forma como o projeto foi executado, a satisfação das partes interessadas, a sinergia da equipe e muitos outros fatores desempenham um papel no sucesso ou na falha de um projeto. Em última análise, as partes interessadas determinam se um projeto foi um sucesso.

10. Os projetos são feitos na assinatura

No momento em que as partes interessadas aceitaram as entregáveis ​​e assinaram, os membros da equipe do projeto podem se inclinar a considerar um projeto completo. A verdade é que, sem tomar o tempo para analisar as lições aprendidas (e haverá lições aprendidas em qualquer projeto), um projeto não está totalmente completo. Os membros da equipe podem estar tentados a pensar em lições aprendidas como um exercício repetitivo e uma perda de tempo – especialmente quando eles querem apenas continuar com o novo projeto – mas essa parte do projeto é fundamental para ajudar as equipes a não repetir erros. Todos os membros da equipe devem estar presentes durante esta parcela do projeto para reduzir erros e criar mais valor para os futuros interessados.

 

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