Definir o escopo claramente e alinhar com os objetivos do seu projeto

www.tenstep.com.br Definir o escopo, talvez seja a parte mais importante do processo inicial de definição e planejamento. Na verdade, se você não souber com certeza o que o projeto entregará e quais são os limites do projeto, você não terá qualquer possibilidade de sucesso. Se você não realizar um bom trabalho para definir o escopo, o gerenciamento do mesmo será quase impossível. A finalidade de definir o escopo é para descrever claramente e obter um acordo sobre os limites lógicos de seu projeto. As declarações do escopo são utilizadas para definir o que está dentro dos limites do projeto e o que está fora. Quanto maisaspectos do escopo você puder identificar e definir, melhor será o seu projeto. Há dois aspectos principais do processo de definir o escopo – entregas e limites: As entregas: Mesmo se você não estiver certo sobre o que incluir em sua definição do escopo, você deve sempre incluir as entregas do projeto. Compreender as entregas que você irá produzir, lhe ajudará a compreender o escopo do projeto. Há muitas entregas que podem ser listadas, mas você deve focar nas entregas finais do projeto e todas as entregas internas que são focadas no cliente. Por exemplo: Os relatórios de “Exigências do Negócio” e de “Avaliação da situação atual”.Ambas entregas precisam ser aprovadas pelo cliente, somente assim fará sentido listar. Por outro lado você não necessita mencionar os documentos internos. Por exemplo, o cronograma do Projeto, Design Técnico ou Casos de testes. O patrocinador não compreende estas entregas e de qualquer maneira ele não irá vê-los. Limites do projeto: As declarações de limites do projeto são usadas para descrever os aspectos do ambiente que estão dentro do escopo do projeto e aqueles que estão fora do escopo. Você não precisa declarar que algum aspecto do projeto está dentro do escopo a menos que você possa igualmente contrastar-lo com algum aspecto que está fora do escopo. A natureza de uma declaração verdadeira do limite é que há aspectos dentro do escopo e uma contraparte relevante fora do escopo. Por exemplo:
  • Os principais processos do ciclo de vida do projeto que estão dentro e os que estão fora do escopo. Por exemplo, seu projeto pode incluir somente a fase de análise e não as fases de design, construção e testes.
  • Os tipos de dados que estão dentro e os que estão fora do escopo. Os tipos de dados referem-se as categorias de dados, tal como; dados financeiros, vendas e empregados. É possível que seu projeto inclua somente alguns tipos de dados e outros não.
  • As fontes de dados (ou bases de dados) que estão dentro e as que estão fora do escopo. Este é similar aos tipos de dados, exceto que este refere-se aos dados agregados. Por exemplo, base de dados dos clientes, Faturamentos, Livro-Razão, etc. (Estas fontes de dados podem ter mais de um tipo de dados)
  • As organizações que estão dentro e as que estão fora do escopo. Por exemplo, seu projeto pode focar somente nos departamentos de Recursos Humanos e Financeiro e os outros poderão estar fora do escopo.
  • A funcionalidade principal das aplicações dos sistemas que estão dentro e as que estão fora do escopo. Por exemplo, os relatórios gerenciais podem estar dentro do escopo, mas o processamento de dados em lotes noturno podem estar fora do escopo.
Use objetivos elevados como ponto de partida Quando o projeto foi apresentado para fins de financiamento, deveria haver um grupo de objetivos e de entregas definido em um nível elevado. Também deveria haver algum tipo de declaração do escopo em um nível elevado. Todas as informações criadas anteriormente devem ser usadas como um ponto de partida para definir as declarações mais detalhadas do escopo. Se você achar que não possui informações suficientes para criar um escopo abrangente e claro, você deverá trabalhar com o patrocinador para coletar informações adicionais. Esta é uma das finalidades do processo de definição e planejamento. Utilize os objetivos para ajudar a moldar as declarações do escopo. Por definição, deverá haver uma ou mais entregas criadas para realizar cada objetivo. A definição das entregas do projeto é um dos aspectos principais do escopo do projeto. Depois que você determinar quais serão as entregas principais que o projeto produzirá, comece a fazer outras perguntas para determinar outros aspectos do escopo. As entregas descrevem “o quê” o projeto entregará. Você também pode identificar “quais” organizações sofrerão o impacto, “que” tipo de dados será necessário, “que” características e funções serão necessárias, etc. Para maior clareza e contraste, você também poderá identificar condições que estão fora do escopo, descrevendo quais entregas não serão criadas, quais as organizações que não serão impactadas, que características e funções não estão incluídas, etc. Naturalmente, há um número infinito de declarações fora do escopo. Para a finalidade da definição do escopo, você quer incluir somente aquelas declarações que lhe ajudarão a definir os limites do projeto, e tocar naquelas áreas as quais o leitor possa questionar. Por exemplo, se você tiver que instalar um software financeiro, você poderá declarar que um pacote de “Contas a Pagar” está dentro do escopo, mas que o Sistema de “Compras” relacionado ao mesmo está fora. Isto fará sentido desde que os processos de “Compras” e “Contas a pagar” sejam relacionados entre si e poderá haver interrogações sobre o sistema de compras, se o mesmo está dentro ou fora do escopo. Mas você não deve listar todos os outros sistemas que estão fora do escopo – somente aqueles que os leitores poderão questionar. Uma boa prática é documentar as organizações que estão dentro do escopo e aquelas relacionadas que estão fora do escopo. Os leitores poderão, então, determinar com maior facilidade se serão impactados, ou se ajudarão no projeto. Também, pode fazer sentido identificar quais as organizações que estão dentro do escopo, de modo que você possa ter pessoas daquelas organizações representadas na equipe do projeto – talvez em um comitê de direção. Alinhando os objetivos e o escopo Quando você terminar de documentar os seus objetivos e as declarações do escopo, retorne e certifique-se de que eles estão todos alinhados. Você não deverá ter nenhum objetivo referente às entregas que não estejam definidas no escopo. Se o projeto não esta criando alguma coisa para satisfazer um objetivo, o projeto não poderá completar com sucesso o objetivo. Da mesma maneira, você não deve incluir entregas em seu projeto que não o ajudem a alcançar seus objetivos. Se você propor-se de construir as entregas que não lhe ajudam a conseguir os objetivos do seu projeto, você deverá perguntar-se por quê. Assim como os objetivos descrevem a finalidade do projeto e são utilizados para verificar o sucesso do projeto, por que você irá construir entregas que não lhe ajudarão a conseguir seus objetivos? Se os objetivos e as entregas na seção do escopo do projeto não estão alinhados, você necessita determinar como alinhá-los.
  • Se você tiver um objetivo sem uma entrega, você necessita validar se o objetivo realmente é importante. Se for, então você terá que adicionar ou modificar as entregas para satisfazer o objetivo.
  Se você tiver uma entrega sem um objetivo associado, então você terá que perguntar se a entrega realmente é importante. Se não for, remova-a do projeto. Se a entrega for realmente importante, você deverá trabalhar com o patrocinador para determinar o objetivo para criá-la.

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