Criar e gerenciar o repositório de documentos

www.tenstep.com.br Armazenar os documentos do projeto e do gerenciamento do projeto em um repositório. O repositório de documentos deverá conter todos os documentos do projeto, tanto os relacionados ao projeto em si como os relativos ao gerenciamento do projeto. Por exemplo, o repositório deverá conter os documentos do “Termo de Abertura do Projeto” e o “Cronograma do Projeto” (estas são entregas do gerenciamento do projeto), e também, os documentos de “Especificações Técnicas” e o “Plano de Testes” (estas são entregas do projeto). Quando você começar a considerar o seu processo de gerenciamento de documentos, todos os documentos produzidos em seu projeto deverão ser contabilizados. Proteja a integridade do repositório do seu projeto. Os projetos grandes podem gerar muitos documentos. Nestes tipos de projetos, a equipe necessita criar um repositório para os documentos. Este repositório pode ser gerenciado através de uma ferramenta de software, ou através de uma estrutura simples de arquivos/pastas em um diretório compartilhado. Se você estiver criando um repositório de documentos, você necessita estabelecer algumas regras e processos para proteger a integridade dos documentos que serão armazenados. Por exemplo, normalmente todos os membros da equipe necessitam de acesso aos seus próprios documentos. Entretanto, você necessita decidir se qualquer membro da equipe poderá atualizar documentos criados por outros membros da equipe. Em alguns projetos isto seria perfeitamente aceitável, enquanto que em outros projetos isso seria considerado uma brecha na segurança. Também, você deverá decidir se qualquer um dos membros da equipe poderá adicionar documentos no repositório do projeto, ou se esse processo será designado a uma pessoa especifica, como um bibliotecário. Isso poderá ser considerado como uma burocracia ou uma despesa desnecessária, mas se você tiver uma grande quantidade de documentação, é importante que os documentos que forem adicionados ao repositório sigam um processo consistente e tenham uma boa qualidade. A qualidade do repositório poderá degradar se todos tiverem a liberdade para adicionar, remover e modificar os documentos arquivados. O bibliotecário também deve ser o responsável pelo processo de remoção de documentos. O processo de remoção de documentos velhos assegurará de que a informação no repositório seja sempre relevante. Por exemplo, os Relatórios de Andamento semanais dos membros da equipe poderão não ser necessários após três meses. Por outro lado, o documento Termo de Abertura do Projeto é necessário durante toda a vida do projeto. Periodicamente durante o projeto, o bibliotecário poderá arquivar ou remover os documentos que não são mais relevantes. Dar a cada membro da equipe a sua própria área de trabalho no repositório. Normalmente o repositório de documentos não guarda documentos que estão sendo criados ou atualizados. (Isso poderá depender do software de gerenciamento de documentos que está sendo utilizado). Cada membro da equipe deverá ter uma área de trabalho onde possa armazenar as versões dos seus documentos trabalhados no momento, mas que ainda não foram circulados. Esta área poderá ser uma estrutura de arquivos ou pastas individuais. Cada membro da equipe poderá estruturar a sua própria área de trabalho da maneira que mais convier. Lixo entra – Lixo sai. Não importa o quão sofisticado seus processos se tornam, este problema clássico ainda existe no gerenciamento de documentos. Gerenciamento de documentos ajuda você a armazenar e recuperar a informação que já existe no projeto. Conseqüentemente, você necessita criar um bom grupo de palavras-chaves para começar, ou outras pessoas não conseguirão encontrar o documento quando necessário. Mesmo se elas encontrarem o documento, o conteúdo poderá não ser útil. Os membros da equipe necessitam compreender que seus documentos devem ser bem escritos de modo que outros possam os ler e compreender o conteúdo. Em alguns projetos grandes, os membros da equipe procuraram por documentos e encontraram, mas descobriram então que o conteúdo era inutilizável. Os seus processos de gerenciamento de documentos poderão ajudar nestas situações envolvendo outras pessoas, incluindo um bibliotecário e fazendo revisões dos documentos antes que eles sejam adicionados ao repositório. Entretanto se você permitir que os documentos mal escritos sejam adicionados ao repositório, você notará que no momento em que as pessoas perceberem que os documentos que o repositório contém, não têm valor, elas não utilizarão o repositório com freqüência. Após o projeto, transferir todos os documentos do projeto para as áreas apropriadas. Após a conclusão do projeto, alguns dos documentos podem ser arquivados, enquanto que outros precisam ser mantidos indefinidamente. Por exemplo, os documentos “Relatórios de Andamento (Status) do Projeto” podem ser arquivados (ou excluídos) quando o projeto estiver concluído, já que são sensíveis ao tempo e após o projeto agregam um valor limitado. Por outro lado, o documento “Manual do Usuário” precisa ser mantido após o projeto. Algumas empresas mantêm um repositório central das principais entregas dos projetos que podem ser reutilizadas. Por exemplo, o documento “Requerimentos do Negócio” que foi criado para o seu projeto, poderá ser utilizado por um outro projeto que esteja focalizado em uma área negociável semelhante. O documento “Estratégia de Testes” definido pelo seu projeto pode ser reutilizado por um outro projeto que tenha necessidades semelhantes de testes. Se existir um repositório corporativo onde os documentos possam ser submetidos, o gerente do projeto e o bibliotecário deverão decidir quais as informações que poderão ser reutilizadas em projetos futuros.