Criar a EAP e o cronograma através do envolvimento direto das partes interessadas

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Os Gerentes de Projetos são os responsáveis pela execução bem–sucedida do projeto. São eles que devem criar o cronograma e acreditar nele. Se o cronograma inicial for criado por outra pessoa, o mesmo deverá ser revisado e modificado pelo Gerente do Projeto para assegurar que ele concorda com os prazos, o orçamento e as entregas que o projeto produzirá. Caso contrário será muito fácil para o Gerente do Projeto fugir da responsabilidade da entrega, dizendo que não pode ser responsabilizado por um cronograma que ele não criou.

Como já falamos, o Gerente do Projeto normalmente não tem as habilidades necessárias para criar o plano sozinho. Existem duas técnicas principais para coletar todas as informações necessárias para completar um Cronograma.

Criar um rascunho do cronograma e circular para as partes interessadas.

Nesta abordagem, o Gerente do Projeto cria um rascunho inicial do cronograma. Poderá haver um subconjunto de integrantes da equipe envolvidos. Quando o rascunho for concluído, ele deverá ser distribuído às partes interessadas para avaliação e feedback. Durante o processo de revisão, alguns trabalhos podem ser acrescentados, modificados ou excluídos. O Gerente do Projeto reúne o feedback e o incorpora ao cronograma, que é então utilizado no projeto.

Esta abordagem resulta em um cronograma bem desenvolvido, e oferece oportunidades para as partes interessadas fornecerem feedback.

Existem dois riscos potenciais nesta abordagem. Primeiro, algumas das partes interessadas poderão ainda não estar engajadas no projeto. Isto poderá resultar na falta de atenção adequada ao Cronograma. Segundo, se o Cronograma for muito detalhado e extenso, provavelmente a maioria das partes interessadas não entenderá. Neste caso, o Cronograma provavelmente necessitará ser distribuído em formato de sumário, que contenha somente as atividades sumárias.

Criar a EAP e o cronograma através do envolvimento direto das partes interessadas.

Nesta abordagem, o Cronograma é criado através de uma ou mais sessões, juntamente com as partes interessadas principias. Poderá ser necessário reunir todas as partes interessadas em uma sessão facilitada durante um dia ou mais, para obter um consenso sobre o que é necessário ser feito. Se o projeto for grande, você deverá reunir-se com as partes interessadas principais em grupos. Por exemplo, você poderá ter sessões com cada departamento funcional. Cada departamento tem uma maneira específica de ver o projeto, mas um cronograma pode ser gerado, consolidando os vários resultados das sessões.

Esta abordagem tem a vantagem de ter o engajamento e a participação ativa das partes interessadas. Então, eles deverão ter um bom conhecimento sobre o projeto, o que necessitará ser feito e quais são as suas responsabilidades e papéis. Dependendo de quantas sessões serão necessárias, e de quanto tempo será necessário para que os resultados das sessões sejam enviados aos participantes para uma validação e feedback, esta técnica poderá requerer mais tempo e ser um trabalho mais intenso do que a primeira opção.

Criar um cronograma de curto prazo para guiar os processos de definição e de planejamento

O processo de criação dos documentos “Termo de abertura do projeto” e do “Cronograma” poderá requerer um longo tempo e ser muito complicado. Então, este processo deve ser bem organizado. Após o gerente do projeto ser designado, ele deverá criar imediatamente um cronograma de curto prazo para planejar e gerenciar as atividades iniciais. Este Cronograma inicial deverá abranger o tempo necessário para criar o documento “Termo de abertura do projeto” e o Cronograma do Projeto. Se este processo requer duas semanas, o gerente do projeto deverá criar um Cronograma provisório que abranja no mínimo duas ou três semanas. Se o tempo necessário para criar o documento Termo de abertura do projeto e o Cronograma final for quatro semanas, este Cronograma inicial deverá abranger no mínimo quatro semanas, mas poderá fazer sentido criar um plano que abranja cinco ou seis semanas. Este Cronograma provisório deverá abranger tudo nas atividades iniciais em termos de organização e planejamento do projeto, até que o Cronograma formal do projeto esteja completo para guiar o restante do projeto.

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