Como estimar o trabalho de um projeto antes de coletar os requisitos detalhados

www.tenstep.com.br

Uma das preocupações de muitos gerentes de projetos é que eles são expectados fornecer uma estimativa detalhada do trabalho do projeto quando o documento Termo de abertura do projeto e o cronograma forem criados. Entretanto, nesse ponto, os requisitos detalhados ainda não foram coletados, então como poderão estimar detalhadamente o trabalho do projeto? A pergunta parece ser válida, contudo, quando falamos sobre o recolhimento de requisitos detalhados, normalmente estamos falando sobre a fase de análise, que faz parte do ciclo de vida do projeto, e não do trabalho preliminar de definição e de planejamento do projeto.

Seu primeiro pensamento poderá ser que talvez você deva ter os requisitos detalhados antes de se comprometer com uma estimativa para o trabalho. Mas será que isso realmente é prático? Vamos dizer que há um projeto típico de desenvolvimento de software. O projeto poderá durar seis meses e o processo de coleta dos requisitos poderá durar de seis a oito semanas (ou mais). Então, será que realmente devemos esperar para fornecer as estimativas do projeto somente quando os requisitos forem coletados e aprovados? Em caso afirmativo, o projeto poderá estar um terço concluído antes de validarmos o custo total e a data final do projeto. Caso o projeto não faça mais sentido na perspectiva de análise do benefício/custo, esta descoberta será muito tarde e você poderá já ter consumido uma quantia significativa de dinheiro. Esta é a razão por que a maioria das metodologias de gerenciamento de projetos não inclui o processo de coleta dos requisitos detalhados do projeto.

Da mesma forma, se você usar este mesmo argumento, você poderá dizer que ainda não está confiável para estimar o trabalho do projeto sem primeiramente concluir a fase de design, e então você não estará confiável para estimar o trabalho do projeto até que você tenha a fase de construção concluída, etc. Observe que esta mesma lógica poderá ser levada ao extremo.

As três abordagens seguintes, permitirão que você estime o trabalho do projeto antes de coletar os requisitos detalhados do projeto. (Isto supõe que você está coletando os requisitos como parte da primeira fase de execução do projeto. Se você usar técnicas ágeis ou iterativas você poderá coletar os requisitos de maneira iterativa durante todo o projeto.)

  • Abordagem tradicional: Quando você criar o documento Termo de Abertura do Projeto e o cronograma do projeto, estime o trabalho dentro de uma média de 10% a 15% . Entretanto, há uma suposição subjacente de que o gerente do projeto e/ou a equipe do projeto já realizaram esse tipo de trabalho antes, e baseado nos requisitos em um nível elevado poderão estimar o trabalho dentro de uma média de 15%. Se você descobrir que estimou incorretamente depois que os requisitos foram coletados, você deverá levar a situação ao patrocinador para resolução.

  • Fracionar o trabalho em partes menores: Se você não se sentir confortável para fornecer uma estimativa do projeto dentro de uma média de 15%, você poderá fracionar o projeto em múltiplos projetos menores. Quando você utiliza esta técnica, normalmente você cria somente o documento Termo de Abertura do Projeto e o cronograma para fazer a coleta dos requisitos do projeto. Você deverá poder estimar este projeto de coletar os requisitos do projeto dentro de uma média de 15%. Depois que este projeto de coletar os requisitos for completado, você poderá utilizar a informação para criar um segundo projeto para executar o restante do trabalho, que deverá ser estimado dentro de uma média de 15%. No final das contas, as entregas finais terão sido criadas através de dois projetos, cada um foi estimado e gerenciado dentro de uma média de 15% do orçamento (Fundos e prazos).

  • Estimar o trabalho em um nível elevado baseado no documento Termo de Abertura do Projeto e o cronograma, e então ajustar a estimativa depois que os requisitos forem coletados: Esta é uma variação da primeira técnica acima. Nesta abordagem, o gerente do projeto e a equipe fornecem uma estimativa (melhor adivinhação) do trabalho baseada no documento Termo de Abertura do Projeto e o cronograma do projeto que já foram criados. Esta estimativa poderá ser dentro de uma média de mais ou menos 25%. Entretanto, baseado nas normas da organização, esta não é a estimativa que o gerente do projeto deverá se comprometer para entregar o projeto. Esta estimativa é apenas a melhor adivinhação baseada na informação disponível no momento. Depois que os requisitos forem coletados, o gerente do projeto fornece uma estimativa mais detalhada do trabalho dentro de uma média de 15%. Esta é a estimativa que o gerente do projeto deverá comprometer-se.

Muitos gerentes de projetos pensam que a melhor abordagem é coletar os requisitos de forma iterativa. Entretanto, o ciclo de vida iterativo não fornece resposta nos termos de como estimar o projeto dentro de uma média de 15%. De fato, as abordagens iterativas poderão fazer este nível de exatidão mais difícil, porque você está coletando somente um subconjunto dos requisitos em cada iteração.

As três soluções acima fornecem um grupo das técnicas mais viáveis para estimar o trabalho dentro de uma média de 15%.

Invista no desenvolvimento da gestão e dos gestores para melhorar os resultados da sua organização:

Veja nossas opções de treinamentos
Veja nossas abordagens de consultoria 

Cadastre-se e receba semanalmente as melhores dicas e práticas de gestão no seu e-mail.

Na mensagem de boas vindas você receberá o e-book Guia de Planejamento Estratégico para 2023 com o passo a passo do processo de planejamento.