Como criar metas apropriadas para projetos grandes

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Projetos grandes devem, definitivamente, capturar métricas que irão fornecer informações sobre a qualidade das entregas do projeto, bem como, os processos utilizados para a criação das entregas. O processo descrito abaixo pode ser usado para criar métricas apropriadas para um projeto grande. Este processo resultará na criação de um Scorecard do Projeto.

1. Identificar critérios para o sucesso

Revise os objetivos e as entregas do documento Termo de Abertura do projeto e, também, qualquer outra informação existente que possa ser relevante para o projeto. Tomando como referência essa documentação, defina qual informação será necessária para demonstrar que o projeto foi executado com sucesso. Isso pode ser dividido em duas perspectivas:

Perspectiva Interna – estas características de métricas indicam que o projeto foi gerenciado e executado de modo efetivo e eficaz. Exemplos dos objetivos internos que as métricas podem demonstrar são:

  • Todas as entregas foram aprovadas com o máximo de duas interações de revisão.
  • Todos os principais marcos foram alcançados nas datas acordadas.
  • Foi descoberto um número mínimo de erros nos testes de aceitação dos usuários.

Perspectiva Externa – Estas características de métricas indicam que os objetivos do projeto foram alcançados com sucesso. Exemplos dos objetivos externos que as métricas podem demonstrar são;

  • O projeto foi concluído dentro do orçamento e dos prazos.
  • Todas as entregas satisfizeram os critérios de qualidade.
  • Todas as entregas satisfizeram as expectativas do cliente.

Se a sua organização está tentando ser complacente com o

Modelo de Maturidade e Capacidade Integrado CMMI (Inglês: Capability Maturity Model Integrated), você deverá incluir o valor do negócio entregue pelo projeto como um dos aspectos chave do sucesso do projeto.

2. Identificar métricas potenciais

Identifique métricas potenciais, para cada critério de sucesso que forneça uma indicação de que o projeto está ou não na trilha para o sucesso. Estas métricas que fornecem uma impressão relativa aos critérios de sucesso podem ser diretas, quantitativas ou indiretas. Para cada métrica, determine resumidamente como você irá coletá-la, o esforço e o custo associado, e o valor desejado.

3. Equilibrar as métricas potenciais

A lista potencial de métricas deve ser arquivada em categorias específicas, para assegurar que elas fornecerão uma visão de equilíbrio no projeto. Por exemplo, você não deve ficar satisfeito apenas com uma série de métricas financeiras, mesmo que fossem as mais fáceis de se obter. No geral, procure métricas que forneçam informações nas seguintes áreas:

  • Custos
  • Esforço (Empenho)
  • Duração
  • Produtividade
  • Qualidade das entregas
  • Satisfação do cliente em relação as entregas produzidas
  • Desempenho da equipe do projeto
  • Valor do negócio entregue

4. Priorizar a lista de métricas equilibradas

Dependendo da quantidade de métricas que você identificou, priorize a lista para incluir somente aquelas que tiveram o menor custo para coletar e fornecerão maior valor para o projeto. Certamente, poderá haver uma quantidade de métricas coletadas que fazem sentido ao projeto, porém não é aconselhável ter mais do que duas por categoria. No geral, procure mostrar o máximo de informação com a mínima quantidade de esforço. Depois que as métricas forem priorizadas, verifique-as novamente para certificar-se de que as mesmas continuam equilibradas. Se necessário, reajuste a mistura das métricas para assegurar-se de que a lista para coletar e analisar as métricas continua equilibrada.

5. Estabelecer alvos

Métricas coletadas recentemente podem ter algum valor, mas a mensuração do sucesso é realizada através da comparação das métricas atuais com os alvos pré-definidos. O alvo fornece o contexto para indicar se a métrica é boa, ruim ou se ela progride na direção desejada. O alvo poderá ser um valor fixo que você esta tentando alcançar ou uma margem. Por exemplo, você poderá necessitar completar o seu projeto em uma data fixa, mas seus custos atuais poderão variar em +/-10% do orçamento aprovado.

6. Adicionar as atividades associadas ao gerenciamento das métricas ao Cronograma.

Para cada métrica utilizada, determine quais são as atividades específicas necessárias para coletar e analisar a informação. Estas atividades são adicionadas ao cronograma do projeto. Nestas atividades você necessita incluir:

  • Quais os dados específicos necessários para as métricas?
  • Quem é responsável pela coleta das métricas?
  • Quando as métricas serão coletadas e reportadas?
  • Como as métricas devem ser reportadas? (relatórios de andamento (Status) do projeto, reuniões trimestrais, relatórios de métricas, etc.).

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