Comande os ponteiros – Conheça as técnicas de gerentes de projeto para controlar melhor os prazos e ganhar mais eficiência em suas tarefas diárias

www.vocesa.com.br – sumário da edição 121 Cumprir prazos é uma tarefa difícil para você? Pois saiba que profissionais de empresas como Lojas Renner, Pirelli, Citibank, Natura e Nestlé também sofrem com esse problema. No início deste ano, o Project Management Institute, entidade internacional que desenvolve padrões para a prática de gerenciamento de projetos, ouviu 184 companhias que atuam no Brasil e constatou que 78% delas atrasam na hora de entregar projetos. Para 66% dessas empresas, controlar o tempo é a etapa mais árdua de um projeto. O universo conspira contra o prazo. É importante saber quando delegar parte do projeto para dar conta do cronograma, diz o engenheiro químico Luiz Antonio Mello, de 34 anos, gerente sênior da Chemtech, empresa de serviços de engenharia e tecnologia que tem sede no Rio de Janeiro. Atualmente, Luiz desenvolve projetos em clientes como Petrobras, CSN e Procter & Gamble, e utiliza metodologias de gerenciamento de prazos para manter suas entregas em dia. Segundo os especialistas em gestão de projetos, qualquer tarefa pode ser gerenciada como um processo cujas etapas têm data de entrega definida. Por isso, é possível aplicar técnicas de cumprimento de prazos, planejando a execução de cada fase. Veja algumas orientações, com base na cartilha dos gerentes de projeto, para quem quer ficar de bem com o relógio e com o chefe, quando o assunto é administrar o tempo de uma tarefa. Por que atrasa? Fraca definição do escopo. Há falhas no detalhamento do conteúdo do projeto. E também baixo comprometimento. Os gestores não estão totalmente envolvidos com os objetivos do trabalho. 1° PASSO POR QUE CONTROLAR O TEMPO? Duas razões fazem do atraso o pior inimigo do gestor. Em primeiro lugar, prazo é custo. A empresa pensa assim: enquanto você está envolvido com uma tarefa, não pode assumir outra. Se o tempo de uma atividade se estende, a empresa tem de alocar outras pessoas para cumprir outros trabalhos. Além disso, clientes não gostam de atrasos. Se você trata diretamente com os clientes, saiba que cumprir prazos é fundamental para desenvolver uma relação duradoura com eles. Luiz, da Chemtech, gerencia o andamento de oito projetos atualmente. Se um projeto que exige uma equipe de 20 pessoas atrasa dois meses, são dois meses que pagamos salários e encargos sem que aquelas pessoas assumam um novo trabalho, diz Luiz. 2° PASSO REMEDIANDO O ATRASO Especialistas em cumprimento de prazos dão quatro dicas para você: 1 – Faça um fluxo de trabalho Coloque no calendário as atividades na seqüência em que serão executadas. Paulo Ferreira, conselheiro do PMI de São Paulo, diz que os gestores de projetos costumam organizar suas tarefas a partir de cinco parâmetros. Veja como fazer: Divida a atividade em etapas. Calcule o tempo necessário para cumprir cada etapa. Cumpra as etapas em ordem de prioridade. Avalie os recursos necessários para desenvolver a atividade (pessoas e dinheiro). Calcule os custos envolvidos. 2 – Encare os imprevistos Experiência é fundamental para controlar o tempo. Com 21 anos de engenharia, Cristina Sibinelli, de 43 anos, diretora de projetos da Promon, em São Paulo, já consegue identificar rapidamente alguns gargalos clássicos. Ainda assim, ao fim de cada atividade, ela e a equipe procuram tirar lições aprendidas e registrá-las para usar na próxima iniciativa. Um novo projeto é sempre inédito, mas, com uma documentação e boa base de dados, o gestor pode enxergar onde os imprevistos podem ocorrer, diz Marly Monteiro de Carvalho, coordenadora do curso de especialização em gestão de projetos da Fundação Vanzolini, entidade ligada à Escola Politécnica da Universidade de São Paulo. 3 – A tecnologia contra o atraso Muitos softwares podem ajudar na hora de montar o seu cronograma de trabalho e, depois, no acompanhamento dos prazos do projeto. Há ferramentas corporativas como o Project, da Microsoft, o OS, da SAP, ou o RPM, da IBM. Para uso pessoal, o Excel cumpre bem a tarefa. Softwares próprios para gestão de projetos têm vantagens como o acesso rápido pela web e a possibilidade de monitoramento para um portfólio de projeto. 4 – Uma coisa de cada vez Imagine a tarefa como uma pirâmide, cujo objetivo maior está no topo. Crie objetivos intermediários. Assim, você saberá quanto tempo tem disponível para atingir cada meta. Isso ajuda no gerenciamento do prazo final. 3° PASSO FAÇA O ACOMPANHAMENTO Depois que o projeto começa, o profissional tem de fazer uma comparação entre o que foi planejado e o trabalho em andamento, para detectar possíveis causas de atrasos. Se um obstáculo é identificado rapidamente, sua correção é mais simples. Emílio Clemente Fugazza, de 33 anos, diretor de planejamento da construtora EZTec, que administra 30 canteiros de obras simultaneamente, diz que faz duas reuniões semanais com a equipe para ajustar metas e trocar informações. Um projeto pode durar até um ano e meio, mas só é possível cumprir os prazos gerenciando o cronograma o tempo todo, diz Emílio. Na etapa de execução, os profissionais precisam ter outros cuidados: 1 – Fazer a gestão dos riscos Quanto mais imprevistos surgirem, mais risco de atraso tem o projeto. Fique atento a tudo o que aparecer, por menor que seja, e que não estava previsto no cronograma. 2 – Delegar tarefas Um gerente tem de contar com seus colaboradores, delegar. Escolha as pessoas que vão ajudá-lo a monitorar e cumprir os prazos. Luiz, da Chemtech, aprendeu essa lição quando se viu envolvido com dois grandes projetos ao mesmo tempo. Sem conseguir dar conta de todas as atividades, resolveu transferir parte do trabalho para um integrante de sua equipe. Ele não era tão experiente quanto eu na gestão de projetos, mas foi uma opção melhor do que deixar o trabalho parado, diz Luiz. No final, o projeto foi entregue dentro do prazo e Luiz foi parabenizado pelos chefes. É isso o que cada vez mais acontece nas empresas: quem é capaz de domar o tempo se destaca.

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