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A maioria dos membros das equipes de projetos gosta de seguir o slogan da Nike® – just do it! (apenas faça!) O cliente tem necessidade do negócio e a equipe quer imediatamente partir para a resolução do problema. Não há nada melhor de que criar uma solução e mostrar ao cliente. Até que, naturalmente, o cliente informa que não é exatamente aquilo que ele tem em mente.
Resista ao desejo de pular de cabeça! Antes de começar a executar, você deve certificar-se de que compreende o que está fazendo. Isto requer um processo para definir os requisitos do projeto. Os requisitos do projeto ajudam a compreender os objetivos, as entregas, o escopo, e outras informações relacionadas ao projeto. Também, você deve descobrir alguma informação preliminar sobre as entregas do projeto. Estas são os requisitos (as funções e funcionalidades) do produto. Você não terá tempo suficiente para descobrir todos os requisitos detalhados do produto, mas você deverá compreender os requisitos em um nível elevado. Este conhecimento em um nível elevado lhe ajudará a estabelecer melhor uma Estrutura Analítica do Projeto (EAP), e também lhe ajudará a compreender e estimar os esforços, os custos e os prazos associados à criação do produto do projeto.
Para obter requisitos exatos, o gerente e a equipe do projeto devem fazer perguntas preparadas e espontâneas ao cliente e ouvir atentamente as respostas. Provavelmente, o processo de realização de entrevistas é a técnica mais comum para descobrir os requisitos do projeto e do produto. Entretanto, há muitas técnicas para coletar os requisitos, e em muitos projetos a equipe terá que utilizar várias técnicas para coletar os requisitos. Por exemplo, se você quer coletar informações de 100 usuários, provavelmente você não entrevistará todos eles individualmente. De fato, se você fizer isso você descobrirá que não recebeu muita informação útil após ter entrevistado os primeiros pares. Uma abordagem melhor, mais rápida e mais econômica, é entrevistar um pequeno número de pessoas deste grupo e utilizar uma pesquisa para o restante.
Há um número de técnicas para obter requisitos e dependendo das circunstâncias, você e a sua equipe poderão ter que usar múltiplas técnicas.
Entrevistas. A técnica mais comum para coletar requisitos é em uma reunião com os clientes e utilizar perguntas previamente preparadas. Freqüentemente são conduzidas individualmente, mas podem envolver múltiplos entrevistadores e/ou entrevistados. Se você conseguir manter o grupo focado, você poderá descobrir um grupo mais rico de requisitos em curto prazo. A discussão poderá ser formal ou informal, mas deverá ser planejada baseada no tipo de requisitos que você está procurando.
Sessões facilitadas. Em uma sessão facilitada, você organiza uma reunião com um grupo de usuários. Neste caso, você está tentando coletar um grupo de requisitos comuns, de um grupo de pessoas, de maneira mais rápida de que entrevista-los individualmente.
Sessões de Joint Application Design (JAD). As sessões de Joint Application Design (JAD) são similares às sessões em geral facilitadas. Entretanto, tipicamente o grupo permanece na sessão até que os objetivos da sessão estejam cumpridos. Neste caso, os participantes continuam a trabalhar até que um grupo completo dos requisitos esteja documentado e concordado.
Questionários e Pesquisas. Estes são muito mais informais, e são ferramentas boas para coletar requisitos das partes interessadas em locais remotos ou daqueles que fornecerão somente uma entrada menor da informação nos requisitos. Também, um questionário pode ser uma maneira valiosa de coletar rapidamente as estatísticas, tais como, o número de pessoas que usará determinadas características, ou obter uma compreensão sobre a prioridade relativa dos requisitos.
Protótipos. Construir um protótipo é um método relativamente moderno para coletar requisitos. Nesta abordagem, você coleta os requisitos preliminares que você usa para construir uma versão inicial da solução – um protótipo. Você mostra o protótipo ao cliente, que então lhe fornecerá requisitos adicionais. Baseado nesses requisitos adicionais, você faz mudanças na aplicação e mostra novamente ao cliente, que então, novamente lhe fornecerá requisitos adicionais. Este processo repetitivo continua até que o produto atenda as necessidades do negócio, ou até um número concordado de iterações.
Observação. A observação, também é chamada em Inglês de “job shadowing” é especialmente útil para coletar a informação sobre os processos atuais. Por exemplo, você poderá descobrir que algumas pessoas executam sua rotina de trabalho como um hábito e encontram dificuldade para explicar o que estão fazendo ou por quê. Você poderá ter que observá-las executando seus trabalhos antes que você possa compreender completamente os processos utilizados. Em alguns casos, você poderá ter que participar do processo atual do trabalho para ter uma idéia sobre como o processo e a função trabalha hoje.
O conhecimento da sua audiência ajuda a determinar as técnicas que devem ser utilizadas para coletar os requisitos. Você deverá selecionar as técnicas que fornecem a informação mais relativa e melhor para a sua audiência.
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