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O problemão das organizações: a gestão da demanda de mudança

Vale para qualquer organização: a demanda de trabalho é sempre maior do que a capacidade instalada dos recursos e das pessoas.

por Joel Solon Farias Azevedo, diretor da ProValore

Vale para qualquer organização: a demanda de trabalho e de mudança é sempre maior do que a capacidade instalada dos recursos e das pessoas. Um problema que não pode ser facilmente resolvido.

Sob o ponto de vista econômico, seria como manter uma superestrutura capaz de atender a toda e qualquer iniciativa de mudança.

Ora, se sabemos que a grande maioria de sugestões de mudança e melhoria operacional é incremental e não disruptiva, tal estratégia é um desastre que só carrega custos.

Ponto um: sua organização jamais atenderá a todas as proposições de mudança e isto provoca insatisfação.

Ponto dois: sua organização é obrigada a ter um processo de priorização de propostas de mudança e melhoria. As propostas viáveis e priorizadas serão executadas na forma de projetos, agrupados em programas e portfólios.

Ponto três: sua organização é obrigada a manter um processo de priorização e repriorização de ações e projetos, em alto nível. Do contrário, os recursos e as pessoas viverão alocados em ações pequenas e simples de resolver, o que mantém a organização no passado e mantém sua estrutura, o que mais interessa à maioria das pessoas.

Tenha certeza: projetos de maior envergadura e impacto transformador são relegados ao esquecimento. O corporativismo é da natureza humana.

Parte do problemão: a descentralização da demanda

Nas organizações de baixa maturidade gerencial e de governança, muitas demandas são processadas informalmente e diretamente, atendendo a interesses de áreas ou de pessoas, sem um filtro de alinhamento estratégico sob o ponto de vista dos resultados da organização.

E se são informais, como medir?

Quem mais sofre com isto é a área de TI. Por exemplo, quando aparece aquele sujeito poderoso pedindo uma melhoriazinha naquela telinha que ele gosta, que não vai melhorar em nada o resultado da organização.

O problema é sempre agravado quando não existe o processo de centralização da demanda e governança efetiva na priorização. Piora quando as áreas, principalmente TI, são submissas hierarquicamente aos poderosos, digamos assim, com grande capacidade de persuasão e pressão.

Quem trabalha com projetos em organizações com tais disfunções sabe o quanto é desagradável ter que concordar em aumentar ou mudar o escopo e o risco do projeto sem aumentar o valor real das soluções a serem entregues.

Parte da solução: a centralização da demanda

Tem solução? Claro que sim, mas centralizando a demanda. Vai incomodar muita gente? Vai. Tem gente que vai perder o cargo por causa disto? Provavelmente sim.

Ponto quatro: é mandatório que se centralize a demanda em alto nível, na gestão ou na governança, dependendo da maturidade da organização.

Ponto cinco: é mandatório de que a mudança no processo de priorização seja muito bem comunicada a toda a organização.

Ponto seis: é mandatório que os critérios de priorização de ações de mudança sejam muito claros e objetivos.

Ponto sete: precisa ficar claro que o trabalho não pode ser estendido a ações e tarefas não aprovadas, não autorizadas e não priorizadas no processo de gestão de portfólio.

Provavelmente os primeiros a descumprirem a premissa serão os gestores intermediários que hoje parecem bonzinhos e atenciosos com as pessoas poderosas, e malvados com as demais.

Ponto oito: o processo de proposição de ideias (que se viáveis se transformarão em propostas, que se priorizadas se transformarão em projetos ou programas) tem que ser bem simples e de conhecimento e acesso de todos. Nada de formulários complexos e burocracia.

Conclusão

É uma mudança de cultura que pode parecer radical para a organização desorganizada (sic). Mas que é muito natural na organização madura na qual todos são orientados ao resultado da organização, e não aos interesses de áreas ou mesmo interesses pessoais não necessariamente alinhados aos interesses da organização.

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Educação corporativa a distância

Cada vez mais os profissionais brasileiros têm se deparado com a sigla EAD – Educação a Distância.

Por Bernt Entschev

Tudo ficou muito mais fácil

Isto porque, com a evolução tecnológica que vivemos atualmente, permitiu que os cursos nesta modalidade evoluíssem, e muito, na questão de transmissão, áudio e vídeo. Logo, realizar uma especialização usando desse recurso ficou prático, fácil e a um custo acessível, quando comparado ao método tradicional.

A EAD é coisa antiga

Mas engana-se quem acredita que isso é algo novo, inovador. A essência do EAD, nasce lá nos anos 20 do século passado. Naquela época as pessoas que decidiam por fazer o curso a distância, recebiam apostilas físicas, baterias de questões sobre o conteúdo e se correspondiam com a instituição de ensino por meio dos Correios. Um módulo a ser finalizado, levava em torno de três semanas. Hoje pode ser feito em um dia.

O tecnologia facilitou a mudança

Então o que mudou de lá para cá é a tecnologia empregada. Porém, a sua essência continua sendo a mesma: facilitar o acesso a educação. O perfil do participante também não muda. O aluno precisa ser dedicado e estar disposto a aprender sobre aquilo que está sendo abordado, para que se tenha um aproveitamento satisfatório. Não deixa de ser diferente do método presencial, pois um aluno bom será bom em sala de aula física ou a distância, o contrário também vale.

O resultado é o mesmo, no presencial e no EAD

O mundo corporativo precisa abrir os olhos para esse grande filão de mercado que evoluiu tecnologicamente. Primeiramente derrubando barreiras como a resistência em contratar profissionais formados por EAD. Sabe-se que o valor do diploma de um curso a distância e o presencial são equivalentes, logo a visão da empresa e do recrutador precisa estar focada na pessoa e sua capacidade técnica em atender a demanda da organização.

São muitas vantagens, para a organização e para o colaborador

Segundo, para quebrar essa barreira, as empresas precisam iniciar a experimentação de ofertar cursos a distância como forma de capacitar seus colaboradores. Vivendo isso na prática verão que a eficácia deste método é muito boa. Além disso, o custo é bem menor quando comparado a outros métodos. O aproveitamento é incentivado, uma vez que as aulas podem ser feitas a qualquer hora, e se o colaborador perder conteúdo, pode fazer a reposição na hora que desejar e de qualquer lugar mesmo estando em viagem por exemplo, algo que é restrito quando se contrata módulos presenciais.

O ganho de tempo e dinheiro com o não deslocamento

Outro benefício é a logística. Hoje perde-se tempo no trânsito para se chegar aos locais de aulas presenciais. Ao final de um curso de EAD as horas economizadas com o trânsito podem ser um bônus de incentivo para o estudo e aproveitamento do aluno.

Um investimento com retorno garantido

O grande impeditivo para o avanço do EAD dentro das organizações tem sido o custo elevado para montar uma estrutura interna para a realização dos cursos. O investimento inicial, precisa ser pensado a longo prazo. E as empresas que optarem por esse formato, precisam estar atentas que nem todos os colaboradores estão familiarizados a usar equipamentos e recursos tecnológicos, então um breve treinamento sobre esse manuseio dará suporte para que o aluno tenha um melhor aproveitamento.

Quanto antes entrar, melhor

Tendência mundial, o EAD em pouco mais de uma década vai dividir o mercado com a educação presencial. Se é uma realidade que veio para ficar, não adianta ficar postergando. O ideal é aproveitar essa ferramenta para turbinar as possibilidades de atualização da equipe e colher melhores resultados e menor tempo.

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Cliente satisfeito

Alta performance: 5 comportamentos de liderança que garantem melhores resultados em equipe

O que define uma equipe de alta performance? É a que traz mais resultados e de maneira mais rápida? Ou aquela na qual os funcionários se sentem orgulhosos e confortáveis em dar seu melhor na empresa, mesmo cometendo algumas falhas?

corrida

em www.hsm.com.br

A definição de alta performance mudou

Já foi o tempo quando os números eram indicadores de melhores resultados. Por isso atualmente a definição de alta performance está muito mais focada no lado humano de uma equipe do que nos números que ela traz para os negócios.

Isso acontece pois, quando você foca seus funcionários, os bons resultados acabam sendo consequência do bom trabalho em equipe. Mas nem todos os líderes estão preparados para esse mindset.

A liderança mudou

Portanto, construir um time de alta performance em uma empresa hoje significa, acima de tudo, desenvolver uma perspectiva nova de liderança, mais inovadora e transformacional. Esses são os líderes que andam chamando a atenção nos negócios ultimamente.

Satisfação, produtividade, engajamento e comprometimento de sua equipe estão fortemente ligados ao comportamento da liderança, conforme aponta um estudo feito com mais de 66 mil pessoas pela revista Forbes.

Então, quais características e comportamentos da liderança podem transformar sua equipe em um time de sucesso, com alta produtividade e 100% comprometido?

1º Seja um líder que inspira.

Um líder precisa ser mais do que só a pessoa que dá ordens. Para fornecer a sua equipe mais energia e despertar o entusiasmo de seu grupo, é preciso fazer com que eles tenham a sensação de pertencimento, de que fazem parte de algo grande, e que cada um deles é importante para atingir esse objetivo.

2º Menos competição, mais cooperação.

Ainda há muitos funcionários que acham que estão numa eterna competição com os membros da equipe. Isso gera conflitos e não é saudável. Um comportamento de liderança de alta performance incentiva a coletividade, entende e apoia cada integrante do grupo, construindo uma relação de confiança entre as pessoas do time.

3º Acredite no potencial do grupo.

Crie metas que pareçam impossíveis de cumprir e mostre para sua equipe que eles são capazes. Pode parecer clichê, mas todo profissional gosta de um desafio, então, quando você coloca nas mãos de seu time uma tarefa difícil de realizar, está mostrando que confia neles para executá-la. Isso causa um sentimento de motivação, que é ótimo para a empresa e ainda acelera a produtividade.

4º Comunique-se.

Não tem nada pior do que trabalhar em uma equipe em que você se sente um peixinho fora d’água, pois o líder raramente conversa com você sobre os projetos. Ter bom relacionamento com seu time é manter diálogos francos com seus colaboradores. Procurar saber quais suas dificuldades, propor-se ajudá-los, colocar-se à disposição para tirar dúvidas, tudo isso só melhora ainda mais a performance de seu grupo.

5º Aceitar falhas.

Não há nada mais humano do que assumir que errou. Por isso, numa equipe de alta performance, o líder entende que falhas acontecem, e que isso pode gerar muitos ensinamentos. Os melhores resultados acontecem em times que arriscam, erram e tentam sempre melhorar.

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Agilidade

Gestão de projetos com Design Thinking

Está na hora de você rever seus conceitos de gestão de projetos!

por Joel Solon Farias Azevedo, diretor da ProValore

fonte: Didem Gürdür em Researchgate.net

Não seja mais um chato, já existem chatos demais

Se você trabalha com gestão de projetos e fica controlando as pessoas e os prazos, entregas, custos e riscos em planilhas, você é um chato.

Se você só aparece no momento de cobrar, você é um chato. Se você faz reuniões para cobrar informações e status de projetos, é chato também.

Para a maioria das pessoas que trabalham com projetos, o gestor de projetos e quem trabalha com gestão de portfólio de projetos ou em escritório de projetos são fiscais de projetos. E todo fiscal é chato por natureza. É alguém que vem te cobrar mas não vem te ajudar quando você mais precisa.

Está na hora de você rever seus conceitos

O papel de quem trabalha com projetos, gestor ou não, vai muito além do controle. Aliás, o controle é secundário e deveria ser tão transparente a ponto de não incomodar ninguém.

As competências críticas de quem trabalha com projetos não tem nada a ver com controle. São as habilidades de comunicação e negociação, a capacidade de análise e decisão em condições de incerteza, inovação e criatividade e flexibilidade e coragem de mudar.

As ferramentas ajudam, sim

Sim, o controle é necessário, e para isto a gente usa soluções simples e inteligentes com curva de aprendizado bem curta.

Tais soluções devem facilitar a vida das pessoas e promover a máxima interação e facilitação na comunicação (com notificações no celular, por exemplo) do estritamente necessário e que interessa a determinada pessoa em relação a cada projeto.

Saia do tradicional e do passado

Acredite, controlar escopo, tempo e custo já era. Nunca foi suficiente e efetivo, e você sabe disto. E você sempre ficava sabendo dos problemas dos projetos depois e não antes, sem poder de evitá-los.

A gestão de projetos vai muito além de tecnologia e ferramentas e técnicas

Uma técnica muito útil no gerenciamento de projetos é usar o Design Thinking de ponta a ponta, da identificação do problema a ser resolvido até a avaliação dos resultados e da satisfação dos públicos, depois da mudança implementada.

As respostas virão da interação e do envolvimento das partes interessadas na solução, o tempo todo.

Mas como aplicar o Design Thinking na Gestão de Projetos?

Na prática, a sobreposição é total entre o gerenciamento de projetos e o Design Thinking, com a diferença que o Design Thinking obriga e exige a interação entre as pessoas no processo de construção (design) das soluções.

As etapas são:

Entendimento do problema: o ponto de partida é o entendimento profundo do problema a ser resolvido. Na gestão de qualquer projeto esta é a etapa mais determinante do sucesso.

Pesquisa: as consistentes técnicas de pesquisa do Design Thinking auxiliarão na compreensão e entendimentos dos requisitos a serem entregues às diversas partes interessadas. Aqui não tem nada de eu acho ou fulano acha isto ou aquilo. É a necessidade real identificada junto das pessoas reais que sofrem com os problemas reais.

Ideação: depois de entender o que precisa entregar, é hora de ver como fazer isto. Agora é a hora de levantar as mais diversas alternativas de solução.

Prototipação: a hora de criar o piloto para atestar ou não a viabilidade, a funcionalidade e o atendimento dos requisitos identificados. Sim, nós sabemos que os tradicionais (sic) acharão a maior perda de tempo, mas é exatamente o contrário. Todo o tempo investido nos testes prévios e pilotos reverte em mais e melhores resultados.

Teste: construído o protótipo e tangibilizada a proposta de solução, é hora de testar com quem vai usar o produto ou serviço e certificar o atendimento de requisitos e expectativas com a possibilidade de melhorar ainda mais a proposta de valor. Não atendeu? Volta pro começo e ajusta e altera até atender.

Benefícios

A sobreposição do gerenciamento de projetos com o Design Thinking potencializa as chances de sucesso dos projetos a partir do melhor entendimento das necessidades a serem atendidas, além de outros benefícios:

Acelerar a execução e agilizar as entregas

Gerenciar melhor as expectativas das partes interessadas

Integrar as partes interessadas nas soluções e nas decisões

Otimizar os recursos empregados

Garantir a entrega de soluções mais aderentes às necessidades das pessoas

Garantir mais satisfação das pessoas

Garantir o padrão de qualidade exigido pelas pessoas

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Fonte da imagem: http://www.ambientelegal.com.br/pesquisas-cientificas-param-na-burocracia-brasileira/Fonte da imagem: http://www.ambientelegal.com.br/pesquisas-cientificas-param-na-burocracia-brasileira/

Lei 13726 – Desburocratização – Presunção de boa-fé

Duas novas leis – L13460 e L13726 reforçam o princípio constitucional da presunção de boa-fé.

por Joel Solon Farias Azevedo
Diretor da ProValore

Em 08 de outubro último foi sancionada a Lei N. 13.726, originada do PLS 214/2014, do senador Armando Monteiro, um representante da indústria e por natureza interessado na melhoria dos serviços públicos brasileiros. A lei entra em vigor em 45 dias, no dia 22 de novembro de 2018.

É mais uma lei, somada à Lei N. 13.460, de 13 de julho de 2017, que entrou em vigor um ano depois.

Ambas as leis explicitam a presunção de boa-fé e a proibição da exigência pelo agente público de reconhecimento de firma em documentos ou cópias autenticadas de documentos.

Mas será que os cartórios foram avisados?

Ambas as leis focam também na melhoria da qualidade dos serviços públicos por meio da avaliação continuada e reconhecimento e distinção das organizações de destaque.

Seriam mesmo necessárias mais duas leis para sinalizar o óbvio?

Analisemos primeiro o veto do Art. 2º da Lei 13.726, por manifestação da Advocacia-Geral da União:

Razão do veto – “O dispositivo busca regular temática já disciplinada, e de forma mais adequada, pela Lei nº 13.460, de 2017. Consoante comando do artigo 7º, inciso IV, da Lei Complementar nº 95, de 1998, o mesmo assunto não poderá ser disciplinado por mais de uma lei, sob pena de ofender a segurança jurídica e a harmonia sistemática do ordenamento jurídico.”

Artigo vetado – “Art. 2º Os órgãos e entidades da administração direta e indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, em todos os Poderes, observarão os seguintes princípios em sua relação com o cidadão:

I – presunção de boa-fé;

II – presunção de veracidade, até prova em contrário;

III – redução dos custos da administração pública;

IV – racionalização e simplificação de métodos de controle;

V – supressão de exigências cujos custos econômicos ou sociais superem os riscos existentes;

VI – implementação de soluções tecnológicas que simplifiquem o atendimento ao cidadão.”

Ora, os princípios vetados vão além dos dispostos na Lei N. 13.460 e focam claramente na ineficiência das organizações públicas que precisam suprimir exigências desnecessárias.

Ao nosso ver as legislações são redundantes e não trazem novas práticas e nem atacam o problema real: o lobby dos cartórios, que somado à burocratização das organizações, o gosto pela papelada e de guardar cópias de tudo e a desconfiança generalizada (ou seria má-fé?) carregam uma ineficiência e um custo social enorme para os usuários de serviços no Brasil.

A história se repete

No passado já tivemos um Ministério da Desburocratização e o Programa Gespublica, revogado no Decreto 9.094 de 17 de julho de 2017.

Ambos não foram suficientes para promover a simplificação. O fato é que os órgãos públicos continuaram a exigir reconhecimento de firma e cópias autenticadas, e os cartórios continuaram a fazê-lo auferindo receitas e contribuindo para o custo Brasil.

As perguntas sem respostas

O poder Judiciário abrirá mão das receitas provindas dos cartórios?

Quem punirá as organizações e os agentes que descumprirem as leis?

A quem denunciaremos o descumprimento da lei?

A desintegração entre os poderes permanece

Chama a atenção o disposto no § 3º do Art. 3 da Lei 13.726:

§ 3º Os órgãos e entidades integrantes de Poder da União, de Estado, do Distrito Federal ou de Município não poderão exigir do cidadão a apresentação de certidão ou documento expedido por outro órgão ou entidade do mesmo Poder, ressalvadas as seguintes hipóteses:

I – certidão de antecedentes criminais;

II – informações sobre pessoa jurídica;

III – outras expressamente previstas em lei.

Na prática, isto significa que os poderes continuam estanques e que um poder pode exigir certidão de outro poder, o que ocorre em diversas situações, na solicitação de passaporte, por exemplo.

O selo de desburocratização e simplificação

A iniciativa pode estar, mais uma vez, complicando uma coisa simples. Nós já tivemos no passado a iniciativa louvável do Prêmio Nacional da Gestão Pública – PQGF, inspirado no Prêmio Nacional da Qualidade, com foco na qualidade da gestão e não apenas na simplificação.

O PQGF reconheceu e premiou organizações públicas que comprovaram alta qualidade do seu sistema de gestão e elevado desempenho institucional.

Os objetivos eram os mais nobres: destacar as organizações que evidenciaram alto desempenho gerencial na direção da inovação, da otimização do uso dos recursos, da qualidade dos resultados produzidos e da satisfação do cidadão.

O modelo de reconhecimento, maduro, comprovadamente eficaz e baseado nos critérios de excelência do PNQ, foi descontinuado para que um outro seja criado em seu lugar, segundo a Lei N. 13.726.

E o novo tem o mesmo termo usado em 1979 – Desburocratização. Passaram-se quase 40 anos e pouca coisa mudou.

Mais perguntas sem respostas

O contrato social do cidadão com o estado é baseado na boa fé, que o estado não cumpre. Até quando o cidadão vai esperar pela melhoria dos serviços públicos?

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