Burocrática é a Gestão, ou o Gestor?

“O PMBOK burocratiza os projetos”. “ITIL burocratiza a gestão dos serviços”. “COBIT é impossível de se implementar completamente”. Já ouviram discursos como esses? Confira abaixo os motivos.

Fonte da imagem: http://www.ambientelegal.com.br/pesquisas-cientificas-param-na-burocracia-brasileira/Fonte da imagem: http://www.ambientelegal.com.br/pesquisas-cientificas-param-na-burocracia-brasileira/

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por Breno Lima Ribeiro, no LinkedIn

Falta de Praticidade

Nós, profissionais de gestão (projetos, processos, serviços, tecnologia, pessoas etc.), comumente somos apaixonados pelo que fazemos. Isso nos leva a aprender diversas ferramentas e técnicas interessantíssimas, que prometem ganhos incríveis de produtividade, clima organizacional, lucratividade, otimização de custos etc. Isso frequentemente leva a uma perda da praticidade, tirando o foco da solução dos problemas e atingimento dos objetivos estratégicos e colocando-o sobre a mera aplicação das práticas.

Quando aprendemos sobre processos, por exemplo, nos convencemos de que tudo gira em torno de processos, nos empolgamos em mapear todos os processos e, às vezes, até convencemos a alta gestão de que isso trará um ganho significativo de controle e produtividade. Após uma implementação conflituosacara e demorada, percebem que a empresa está mais lenta e os ganhos prometidos não apareceram conforme planejado. Nesse momento, a culpa recai sobre a prática de gestão, gerando cases de insucesso.

A principal recomendação da maioria dos frameworks de Gestão é justamente que se “adote e adapte” as práticas à realidade e estratégia da organização. Todo corpo de conhecimento e melhores práticas deixa muito claro que aquelas ferramentas e técnicas são recomendaçõesnão prescrições que devem ser seguidas à risca.

O mesmo ocorre quando começamos nossa jornada no mundo dos projetos. Na ânsia de ver as práticas implementadas, queremos aplicar tudo o que aprendemos, sem critérios, e nos frustramos com o insucesso e o engessamento da gestão. Isso se repete para profissionais de tecnologia, RH, riscos etc.

Economia

A Ciência Econômica estuda a melhor forma de aplicar os recursos, que são finitos. O orçamento é limitado, os recursos (humanos, máquinas etc.), também. Enquanto isso, as possibilidades são infinitas. Estratégia envolve decidir qual a melhor distribuição da aplicação dos recursos para se obter o sucesso pretendido.

Nesse contexto, cada ação deve ser muito bem justificada e focada nesses objetivos, para que não haja desperdícios. Por isso, a postura do profissional de gestão deve se pautar nos seguintes aspectos:

1.      Paciência – para entender que a evolução da maturidade gerencial é gradativa e demorada, além de ser fortemente dependente dos recursos disponíveis e dos objetivos traçados. É preciso dar um passo de cada vez. Isso é ainda mais forte em grandes empresas;

Mudar a direção de um barco exige um esforço muito menor do que se exige para mudar a direção de um transatlântico.

2.      Mente aberta – para entender que não há somente uma ferramenta para todos os problemas. Cada prática, cada técnica, cada ferramenta, se encaixa melhor em determinado cenário. Dominar várias delas te ajuda a ser mais efetivo;

3.      Resolução de problemas – o profissional de gestão deve ser um “resolvedor de problemas”, não um gerente de projetos, ou um modelador de processos. Ele deve acumular habilidades que o ajudem a: identificar o problema (Ishikawa, SWOT, PEST etc.), pensar em soluções, ou conduzir a equipe a fazer isso (brainstorming, modelos de gestão, indicadores etc.), conduzir à estruturação de uma solução útil e confiável (gestão de projetos, arquitetura de serviços, segurança da informação, processos etc.), garantindo uma operação sustentável.

Agravante do Setor Público

No setor público, tem-se um agravante: a profissão inicial de praticamente todos os servidores públicos é: “Concurseiro”. O recém-concursado, muito comumente, nunca passou pelo mercado ou já está fora dele há muito tempo, se preparando para os concursos devorando as teorias e decorebas exigidas.

Outro ponto agravante é a gestão equivocada dos recursos. Os orçamentos não são muito bem definidos e muitas vezes se luta para “gastar todo o dinheiro” para que não se perca orçamento no ano seguinte, ao invés de se gerar savings.

Como o setor público não tem fins lucrativos, nem concorrência, o foco não está sobre eficiência, otimização de custos e recursos ou ações realmente efetivas. Assim, tem-se um setor burocrático, lento e caro, e aqueles profissionais mais experientes, qualificados e efetivos desse setor, têm muita dificuldade em obter apoio.

Resultado: as práticas de gestão são consideradas burocráticas, caras, morosas e pouco efetivas, e isso tem tornado muito difícil vender “Gestão” para a alta administração.

Como Reverter

Para reverter esse cenário, é preciso que se adote uma postura mais prática com relação à gestão. O foco deve ser no resultado, não na técnica. Para cada problema, há algumas soluções mais adequadas que outras, a depender da estratégia e objetivos.

Antes de mapear todos os processos, pergunte-se:

  • Essa iniciativa converge com os objetivos da empresa?
  • O escopo é adequado à estratégia atual?
  • Há outra técnica mais efetiva para este cenário?

Antes de implementar todo o PMBOK, pergunte-se:

  • A organização está preparada pra isso?
  • As pessoas têm maturidade pra entender?
  • É disso mesmo que precisamos, ou poderíamos resolver de forma mais simples?

Às vezes, a automação de uma gambiarra é melhor do que melhorias de processos, num determinado momento. Isso mesmo! Há casos em que a organização precisa de agilidade, não de perfeição, ou 100% de confiabilidade. Em outros casos, não adianta automatizar processos ruins.

É preciso adotar a perspectiva do cliente e da alta gestão, selecionando as ferramentas adequadas, mesmo que isso signifique, às vezes, um simples plano de ação no lugar de um cronograma sofisticado.

Quanto mais simples, mais sofisticado!

Muitas vezes, não precisamos de projetos, cronogramas, softwares avançados. Somente de papel, caneta, um quadro branco e atitude!

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