Aprenda como gerir e otimizar processos operacionais na sua empresa

Os processos operacionais são só mais um dos campos fundamentais para a existência de uma empresa. Se deixados de lado, podem trazer consequências bem sérias para os resultados que a companhia almeja. Por isso, é muito importante o investimento em uma gestão que monitore todas as atividades que fazem parte desses processos.

Original em blog.fnq.org.br

Neste texto, vamos explicar um pouco mais sobre esse assunto e quais são os passos para tornar esses processos mais otimizados. Confira!

O que são processos operacionais?

Todas as atividades de rotina que uma empresa desempenha podem ser categorizadas como processos operacionais: controle financeiro, vendas, organização de estoque, comunicação interna, etc. A gestão de processos cuida justamente para que essas atividades ocorram da forma certa, revendo os padrões das operações e analisando formas de melhorá-las.

Qual é a importância de uma boa gestão de processos operacionais?

Em uma empresa, tudo está relacionado, desde a mais simples função até o mais alto cargo. Sendo assim, é impossível que um setor problemático não interfira no desempenho de todos os outros, ainda mais, em uma categoria como a de operações.

Investir em uma boa gestão de processos operacionais é a garantia de que o trabalho executado será realizado com foco e profissionalismo. Ela garantirá que a empresa tenha estratégia organizacional, realize tarefas com agilidade e flexibilidade e, ainda, possa mensurar seu desempenho por meio dos indicadores.

Dessa forma, o trabalho fica mais eficiente e a empresa tem preparo suficiente para enfrentar a concorrência.

Quais são os impactos dos processos operacionais nos resultados da empresa?

Os processos operacionais podem causar muitos impactos nos resultados de uma empresa, afinal, eles são a base de tudo. Porém, quando não há uma boa gestão, as chances que o empreendimento tenha sucesso são mínimas. É preciso que as diretrizes operacionais sejam bem definidas, que haja organização nas estruturas e que, principalmente, os funcionários estejam familiarizados com essas estratégias.

Ao negligenciarmos pelo menos um desses pontos, os processos operacionais podem ser seriamente prejudicados e, consequentemente, a empresa não conseguirá atingir bons resultados. Além disso, isso pode influenciar até a percepção que o cliente tem dos produtos da empresa. Afinal, imagine a situação em que um atendente, que não conhece os processos da empresa, tenha de explicar para um consumidor como funciona determinado serviço. Como este assunto não está claro, provavelmente ele não saberá o que dizer e, por conta disso, as chances de perder esse cliente serão enormes.

Como otimizar processos operacionais?

Existem algumas formas de otimizar os processos operacionais e, assim, melhorar o desempenho do seu negócio. Confira!

Invista em tecnologia

Como os processos operacionais possuem muitos procedimentos repetitivos, é muito importante que sejam automatizados. Isso é fundamental para evitar desperdício de tempo e que os funcionários fiquem ocupados com tarefas desnecessárias. Além disso, investir em tecnologias para análise dessas operações, ou seja, sistemas ou ferramentas de gestão, como um ERP, que tenha a função de comunicar diferentes setores e atividades, é essencial.

Mapeie os processos operacionais

Antes de qualquer tentativa em relação aos processos de sua empresa, será necessário planejamento. Nesse ponto, o mapeamento das atividades relacionadas com as operações é uma estratégia necessária. É por meio dele que será possível analisar não somente cada ciclo, mas também a totalidade da operação. Assim, os processos ficam mais completos e detalhados, trazendo um estudo aperfeiçoado das rotinas.

Faça uma investigação

O próximo passo para otimizar os processos é pegar todas as informações coletadas pelo sistema de gestão e o mapeamento e produzir um diagnóstico. Esse material será fundamental para formar um panorama das operações da empresa. Saber o que está a impedido de progredir, ou mesmo, entregar os resultados almejados.

Acompanhe a produção

O diagnóstico e as ações para resolver os gargalos que estão prejudicando o negócio são só um passo. A próxima ação será acompanhar os resultados dos processos de produção, isto é, o que todas as mudanças implementadas nas operações têm entregado? É importante investir nesse tipo de monitoramento, pois, influencia diretamente na competitividade do negócio perante as outras empresas do ramo. Além do fato de que é uma forma de impedir que seu sistema se torne obsoleto. Neste caso, KPI’s serão de grande ajuda para mensurar esses resultados.

Quais são os benefícios de uma gestão de processos eficiente?

Um dos benefícios mais evidentes em relação a uma gestão de processos eficiente é a possibilidade de se antecipar perante as crises. Isto é, conseguir enxergar os problemas antes que eles se tornem reais ou maiores. Contudo, além disso, existem outros benefícios que ações como esta podem trazer. A seguir apresentaremos as principais.

Menos desperdícios

Desperdícios de equipamentos, de materiais, e de tempo são sintomas comuns de empresas que não possuem uma boa gestão de processos operacionais. É pois evidente que isso pode acarretar consequências bem graves para os objetivos da companhia. O investimento em uma boa gestão auxiliará para que as etapas operacionais sejam realizadas corretamente, evitando que atividades tenham que ser refeitas ou que sejam utilizados mais materiais do que o necessário.

Mais produtividade

Definitivamente, com as etapas operacionais bem estruturadas por causa da gestão de processos, a produtividade dos colaboradores tende a aumentar. Afinal, as operações estarão otimizadas, o problema do desperdício sanado e os funcionários poderão executar mais tarefas em menos tempo, tornando-as mais eficientes e melhorando consideravelmente a produtividade do negócio.

Registro dos processos

Geralmente, os processos de certas áreas ficam a cargo de um número restrito de funcionários. Entretanto, é preciso entender que um dia, por algum motivo, esses colaboradores podem se ausentar e diante de uma situação e em que ocorra a necessidade de se obter acesso a informações desse setor, outros colaboradores não saberão o que fazer. Dessa forma, uma vez que um dos pilares da gestão de processos é o registro das atividades operacionais, essas informações ficam disponíveis para qualquer membro da gestão, o que permite que eles consultem e tomem suas decisões com mais facilidade.

A gestão de processos operacionais é uma das ferramentas fundamentais para o crescimento e permanência da empresa no mercado. Sem ela, é muito difícil que uma companhia consiga realizar todas as suas atividades com organização e eficiência. Além disso, é bem provável que quando o assunto for concorrência, ela acabe ficando para trás.

Gostou do nosso texto sobre processos operacionais? Agora que você já sabe o que eles representam e o quão importante é uma boa gestão, acesse o nosso post sobre as melhores dicas para fazer uma gestão de processos e continue aprendendo!

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