Análise das partes interessadas

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As partes interessadas são as pessoas ou os grupos específicos que têm interesse no que o projeto produzirá. As partes interessadas podem ser internas, tal como: a gerência, os empregados, os administradores, os clientes internos, etc., e também podem ser externos, como: fornecedores, investidores, grupos da comunidade e organizações do governo.

Tipicamente, em projetos pequenos o gerente do projeto necessita somente gerenciar as expectativas do patrocinador e do cliente do projeto. Normalmente, em projetos pequenos você não precisa se preocupar muito com a compreensão e com o gerenciamento de todas as partes interessadas que podem ter interesse no projeto.

Entretanto, quanto maior for um projeto, maior deve ser a sua preocupação em relação as partes interessadas. Se você tiver um grupo grande e diverso de partes interessadas, fará sentido executar uma análise dos mesmos. Em alguns casos você poderá precisar do envolvimento de alguns deles, em outros casos você poderá ter que convencer alguns deles sobre os benefícios do projeto para garantir o sucesso, e em alguns casos você precisa somente mantê-los informados sobre as realizações do projeto. Esta análise das partes interessadas, lhe ajudará a identificar as várias partes interessadas e os vários grupos de partes interessadas, e determinar quais são as suas responsabilidades no projeto.

Para executar uma análise das partes interessadas, use o seguinte processo.

Identifique as partes interessadas

Antes de fazer uma análise das partes interessadas, você deve primeiramente identificar quem são as partes interessadas do seu projeto. Organize uma sessão de chuva de idéias (brainstorming) com a equipe de seu projeto para identificar todas as partes interessadas possíveis. Estes podem ser pessoas individuais ou grupos.

É importante reconhecer a equipe do projeto como um grupo específico de partes interessadas. Isso permitirá que o gerente do projeto focalize em suas necessidades e também certifique-se de que suas necessidades serão consideradas em uma base contínua durante o ciclo de vida do projeto.

Determine o nível de importância de cada parte interessada

Faça uma análise de cada parte interessada e determine a importância da mesma em relação ao sucesso de seu projeto ou em termos de impacto em seu projeto caso a mesma não tenha nenhuma conexão. Categorize cada parte interessada nos termos de importância, tal como Alto/médio/baixo. Por exemplo, se o seu projeto fluir bem sem o envolvimento de uma determinada parte interessada, então esta parte interessada provavelmente tem uma importância baixa. Se o seu projeto não puder ser bem-sucedido sem esta parte interessada, provavelmente o mesmo têm uma grande importância para o projeto. Esta avaliação é muito importante, porque às vezes você investe muitas horas e esforço para trabalhar com as partes interessadas que tem menos importância ou impacto em seu projeto, enquanto isso, você encurta o tempo que é necessário investir com as partes interessadas que são de muita importância.

Uma outra área que você necessita analisar enquanto determina a importância de uma parte interessada, é o nível de poder do mesmo. Por exemplo, a parte interessada tem o poder para obstruir ou impedir o progresso do projeto? A parte interessada tem o poder ou a influência para ajudar a fazer com que o progresso do projeto siga de forma mais efetiva? É muito importante saber este tipo de informação. Por exemplo, você poderá categorizar a importância de uma parte interessada como baixa caso o projeto não seja afetado se o mesmo não for envolvido ativamente no projeto, mas você poderá categorizar a importância da mesma como Alta devido ao grande impacto (negativo ou positivo) no projeto caso a mesma se envolva.

Identifique o nível de interesse de cada parte interessada em relação ao projeto

Cada parte interessada identificada tem um grau de interesse no projeto. Agora, você necessita identificar quais são estes interesses. Em alguns casos uma parte interessada pode esperar por um benefício específico do projeto e desejar ser mantida informada sobre o progresso do projeto e também ser envolvida quando possível. Em outros casos, a parte interessada pode ter um interesse muito pequeno no projeto, e deseja somente ser mantida informada. Novamente, você poderá categorizar cada parte interessada conforme o grau de interesse Alto/Médio/Baixo.

Classifique as partes interessadas

Baseado nas descobertas das primeiras três etapas, mapeie as partes interessadas em uma Grade de Importância/Interesse e classifique-as de acordo com a sua importância e interesse no projeto.

Determine como você gerenciará cada parte interessada

Para cada parte interessada, você deverá identificar um grupo de atividades ou uma abordagem completa para gerenciá-la. Você deverá identificar as atividades que lhe ajudarão a obter os seus objetivos e ao mesmo tempo reconhecer a importância relativa a cada grupo de partes interessadas. Obviamente, você investirá mais tempo trabalhando com os grupos de partes interessadas mais importantes para seu projeto e menos tempo com os grupos categorizados como “prioridade baixa”. A finalidade desta etapa é para definir as atividades que a equipe do projeto necessita concluir para certificar-se de que eles dirigem-se aos interesses de cada parte interessada. Definitivamente, você estará comunicando-se com muitas destas partes interessadas, e assim, algumas destas atividades poderão se sobrepor com as atividades do seu plano de comunicação. Não há problema em mencionar estas atividades em ambos lugares, mesmo assim você ainda executará cada atividade somente uma vez.

Obtenha um acordo das partes interessadas (se necessário)

Em alguns casos, você poderá necessitar de alguns itens das partes interessadas. Se você necessitar de algo das partes interessadas, certifique-se de que os mesmos entenderam as suas expectativas e concordam em lhe fornecer o necessário. Por exemplo, você poderá necessitar que um grupo de partes interessadas lhe forneça recursos, dinheiro, requerimentos, feedback, etc..

Adicione as atividades no cronograma

Todas as atividades associadas as partes interessadas devem ser adicionadas ao cronograma do projeto, incluindo o nome do responsável, prazo, esforço estimado, etc.. Dessa maneira, você poderá garantir que todas as atividades serão executadas.

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