A qualidade é de responsabilidade de todos

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O gerente do projeto tem a responsabilidade pelo processo de gerenciamento da qualidade. Alguns projetos possuem uma função específica de auditoria da qualidade ou um especialista em testes. No entanto, ainda assim você tem pessoas específicas e responsáveis pela qualidade. A qualidade do projeto não é somente de responsabilidade de uma ou duas pessoas – é de responsabilidade de todos. Toda a equipe do projeto, incluindo o cliente, tem interesse em assegurar que o nível da qualidade das entregas produzidas corresponda as expectativas. Também, todos são responsáveis por contribuir com idéias para fazer aperfeiçoamentos dos processos que são utilizados para criar as entregas.

Assegure-se que a qualidade seja uma mentalidade, e não um único evento

Em alguns projetos, a qualidade é vista como uma etapa em particular do processo, ou talvez como uma série de atividades no final do projeto. No entanto, para que seja efetiva, as pessoas precisam adotar uma mentalidade contínua sobre a qualidade. Cada membro da equipe do projeto precisa assumir a propriedade da entrega que ele for produzir e assegurar-se de que a entrega será produzida com qualidade. Também, os membros da equipe do projeto não devem ficar na defensiva quando terceiros revisarem seus trabalhos. Os membros da equipe devem perceber que os processos de gerenciamento da qualidade permitem a equipe do projeto produzir entregas com uma mínima quantidade de erros e de retrabalho.

A qualidade das entregas de um projeto começa na fase de planejamento do projeto, mas os plano e os processos da qualidade necessitam ser executados e monitorados durante todo o projeto. Uma abordagem multifária sobre a qualidade inclui os seguintes itens.

* Estabelecer cedo um plano de qualidade para o projeto.
* Incorporar a qualidade dentro da equipe do projeto. (através de treinamento, comunicação, etc.)
* Incorporar a qualidade dentro de todos os processos de trabalho. (analise, design, construção, etc.)
* Incorporar a qualidade dentro de todas as entregas de gerenciamento do projeto.
* Incorporar a qualidade dentro de todas as entregas do projeto.

Identifique e minimize o retrabalho

Teoricamente, se você tiver um processo rigoroso, em termos de qualidade, não haverá motivos para discutir sobre o retrabalho. De fato, o retrabalho é o resultado da ausência de processos rigorosos da qualidade. Mas, também sejamos práticos. Nenhum projeto pode investir o tempo e o esforço que seria necessário para garantir que todas as entregas sejam perfeitas na primeira vez. Mesmo uma empresa que opera a um nível de “Seis-Sigma” possui uma pequena probabilidade de erro.

Então, vamos supor que você tenha implantado um bom plano de qualidade. Mesmo assim, você ainda terá que lidar com o retrabalho. Há algumas metodologias que focam na criação das entregas sem depender da qualidade inicial, nesse caso, o retrabalho poderá fazer parte da natureza do projeto. Há alguns itens para termos em mente sobre o retrabalho.

* O processo de retrabalho não é o mesmo processo que você usa normalmente para coletar feedback sobre as entregas. Se você criar um documento, por exemplo, e circulá-lo para coletar feedback, as mudanças não serão consideradas como retrabalho. Essas mudanças no documento é o seu processo para assegurar que você tenha um bom documento. Mas, se você publicar seu documento e após isso descobrir erros no conteúdo, as mudanças resultantes serão consideradas como retrabalho.

* Embora você possa aceitar o retrabalho como parte da natureza do projeto, isso não significa que o gerente e a equipe do projeto não devam se esforçar para eliminá-lo. O seu objetivo deve ser sempre o de eliminar os defeitos e o retrabalho através de aperfeiçoamentos contínuos dos processos.

* Se houver retrabalho, concentre-se em descobri-lo o mais cedo possível no ciclo de vida do projeto. Lembre-se de que os erros que surgirem na fase de análise, irão se propagar em erros na fase de design e na fase de construção. Se você não encontrar os erros até a fase de testes, poderá haver a necessidade do retrabalho em todas as fases do ciclo de vida (fases de analise, fases de design, e de construção). Por outro lado, se você reservar tempo para verificar se há erros na fase de análise, haverá uma menor chance de propagação de erros ao longo do projeto.

* Você poderá documentar as informações sobre o retrabalho para determinar a quantidade de tempo do projeto que foi investido para resolver o mesmo problema pela segunda vez. Por exemplo, dentro do processo de teste, você poderá documentar o número de erros que foram resolvidos. Quando esses erros forem corrigidos, você poderá descobrir que as mudanças não funcionaram adequadamente, com isso você terá mais retrabalho. Também, você poderá descobrir que a resolução de um problema poderá causar erros em outras áreas e conseqüentemente gerar mais retrabalho. Você poderá documentar o número de erros resolvidos e o número de erros que requerem retrabalho. Se a sua equipe estiver cansada e trabalhar por longo tempo, o retrabalho tipicamente irá aumentar. Se possível, você deverá dirigir o retrabalho para zero.

* O retrabalho não é o mesmo que uma mudança do escopo. O retrabalho é causado por problemas relativos ao processo de gerenciamento da qualidade. O retrabalho é necessário para trazer uma entrega para o nível da qualidade estabelecida no inicio do projeto. A mudança do escopo refere-se a uma solicitação para modificar um dos requisitos aprovados anteriormente. O esforço e os custos associados com o retrabalho precisam ser absorvidos pelo projeto. Já o esforço e os custos associados a uma mudança do escopo devem ser acordados e abonados pelo cliente.

 

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O gerente do projeto tem a responsabilidade pelo processo de gerenciamento da qualidade. Alguns projetos possuem uma função específica de auditoria da qualidade ou um especialista em testes. No entanto, ainda assim você tem pessoas específicas e responsáveis pela qualidade. A qualidade do projeto não é somente de responsabilidade de uma ou duas pessoas – é de responsabilidade de todos. Toda a equipe do projeto, incluindo o cliente, tem interesse em assegurar que o nível da qualidade das entregas produzidas corresponda as expectativas. Também, todos são responsáveis por contribuir com idéias para fazer aperfeiçoamentos dos processos que são utilizados para criar as entregas.

Assegure-se que a qualidade seja uma mentalidade, e não um único evento

Em alguns projetos, a qualidade é vista como uma etapa em particular do processo, ou talvez como uma série de atividades no final do projeto. No entanto, para que seja efetiva, as pessoas precisam adotar uma mentalidade contínua sobre a qualidade. Cada membro da equipe do projeto precisa assumir a propriedade da entrega que ele for produzir e assegurar-se de que a entrega será produzida com qualidade. Também, os membros da equipe do projeto não devem ficar na defensiva quando terceiros revisarem seus trabalhos. Os membros da equipe devem perceber que os processos de gerenciamento da qualidade permitem a equipe do projeto produzir entregas com uma mínima quantidade de erros e de retrabalho.

A qualidade das entregas de um projeto começa na fase de planejamento do projeto, mas os plano e os processos da qualidade necessitam ser executados e monitorados durante todo o projeto. Uma abordagem multifária sobre a qualidade inclui os seguintes itens.

* Estabelecer cedo um plano de qualidade para o projeto.
* Incorporar a qualidade dentro da equipe do projeto. (através de treinamento, comunicação, etc.)
* Incorporar a qualidade dentro de todos os processos de trabalho. (analise, design, construção, etc.)
* Incorporar a qualidade dentro de todas as entregas de gerenciamento do projeto.
* Incorporar a qualidade dentro de todas as entregas do projeto.

Identifique e minimize o retrabalho

Teoricamente, se você tiver um processo rigoroso, em termos de qualidade, não haverá motivos para discutir sobre o retrabalho. De fato, o retrabalho é o resultado da ausência de processos rigorosos da qualidade. Mas, também sejamos práticos. Nenhum projeto pode investir o tempo e o esforço que seria necessário para garantir que todas as entregas sejam perfeitas na primeira vez. Mesmo uma empresa que opera a um nível de “Seis-Sigma” possui uma pequena probabilidade de erro.

Então, vamos supor que você tenha implantado um bom plano de qualidade. Mesmo assim, você ainda terá que lidar com o retrabalho. Há algumas metodologias que focam na criação das entregas sem depender da qualidade inicial, nesse caso, o retrabalho poderá fazer parte da natureza do projeto. Há alguns itens para termos em mente sobre o retrabalho.

* O processo de retrabalho não é o mesmo processo que você usa normalmente para coletar feedback sobre as entregas. Se você criar um documento, por exemplo, e circulá-lo para coletar feedback, as mudanças não serão consideradas como retrabalho. Essas mudanças no documento é o seu processo para assegurar que você tenha um bom documento. Mas, se você publicar seu documento e após isso descobrir erros no conteúdo, as mudanças resultantes serão consideradas como retrabalho.

* Embora você possa aceitar o retrabalho como parte da natureza do projeto, isso não significa que o gerente e a equipe do projeto não devam se esforçar para eliminá-lo. O seu objetivo deve ser sempre o de eliminar os defeitos e o retrabalho através de aperfeiçoamentos contínuos dos processos.

* Se houver retrabalho, concentre-se em descobri-lo o mais cedo possível no ciclo de vida do projeto. Lembre-se de que os erros que surgirem na fase de análise, irão se propagar em erros na fase de design e na fase de construção. Se você não encontrar os erros até a fase de testes, poderá haver a necessidade do retrabalho em todas as fases do ciclo de vida (fases de analise, fases de design, e de construção). Por outro lado, se você reservar tempo para verificar se há erros na fase de análise, haverá uma menor chance de propagação de erros ao longo do projeto.

* Você poderá documentar as informações sobre o retrabalho para determinar a quantidade de tempo do projeto que foi investido para resolver o mesmo problema pela segunda vez. Por exemplo, dentro do processo de teste, você poderá documentar o número de erros que foram resolvidos. Quando esses erros forem corrigidos, você poderá descobrir que as mudanças não funcionaram adequadamente, com isso você terá mais retrabalho. Também, você poderá descobrir que a resolução de um problema poderá causar erros em outras áreas e conseqüentemente gerar mais retrabalho. Você poderá documentar o número de erros resolvidos e o número de erros que requerem retrabalho. Se a sua equipe estiver cansada e trabalhar por longo tempo, o retrabalho tipicamente irá aumentar. Se possível, você deverá dirigir o retrabalho para zero.

* O retrabalho não é o mesmo que uma mudança do escopo. O retrabalho é causado por problemas relativos ao processo de gerenciamento da qualidade. O retrabalho é necessário para trazer uma entrega para o nível da qualidade estabelecida no inicio do projeto. A mudança do escopo refere-se a uma solicitação para modificar um dos requisitos aprovados anteriormente. O esforço e os custos associados com o retrabalho precisam ser absorvidos pelo projeto. Já o esforço e os custos associados a uma mudança do escopo devem ser acordados e abonados pelo cliente.

 

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