A importância da coordenação e integração

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Hrebiniak começou o 2º dia do Special Management Program afirmando: “Para que as organizações funcionem com eficiência, executem a estratégia e atinjam suas metas, integração e coordenação são fundamentais”.

E quais são as questões que os gerentes devem enfrentar ou abordar para obter uma integração efetiva? O palestrante apresentou a seguir:

Interdependência
O professor de Wharton explicou que faz-se necessário definir a interdependência antes de escolher os métodos de coordenação ou investir neles. Os três tipos de interdependência: agrupada (cada gerente trabalha em local geográfico separado), seqüencial (a operação do sistema geral é vital para cada local individualmente) ou recíproca (as pessoas de cada função lidam com pessoas de todas as outras funções) exigem métodos ou processos diferentes para obter a integração necessária à execução da estratégia.

Compartilhamento de informações
O compartilhamento das informações, a transferência de conhecimento e a comunicação eficaz são fundamentais para a execução. O compartilhamento ineficiente ou inadequado das informações foi classificado nas pesquisas de Wharton como o maior obstáculo à execução da estratégia. Hrebiniak ressalta que um foco no formal não é suficiente. “Os métodos ou processos informais podem auxiliar ou inibir o funcionamento dos métodos formais para que seja possível realizar o compartilhamento das informações e a transferência do conhecimento”.

Esclarecimento de responsabilidades
Todas as responsabilidades pelas principais decisões e ações devem ser claras e inequívocas. O professor explica que elas devem ser compreendidas por todos os gerentes envolvidos no processo de execução. “Sem uma responsabilidade clara, a coordenação e a cooperação eficazes simplesmente não vão ocorrer. Esclarecer a responsabilidade é essencial para o sucesso da execução”, afirma, apontando que uma das formas de enfrentar o problema é através do uso da esquematização da responsabilidade e das técnicas de negociação de função.

Incentivos
“Frequentemente os incentivos contradizem o que você deseja fazer”, avalia o professor. Os incentivos motivam o comportamento em relação às finalidades consistentes com os resultados desejados da execução. Eles devem apoiar os principais aspectos do processo de execução.
Hrebiniak ressalta que há alguns aspectos básicos dos “bons” incentivos e regras básicas para utilizá-los com sabedoria no processo de execução da estratégia:
– Os incentivos não devem desmotivar as pessoas.
– Incentivos norteiam e fortalecem a motivação, mas não a criam nem são a origem dela.
– Bons incentivos são positivos, utilitários ou psicológicos.
– Incentivos promovem e recompensam objetivos que são mensuráveis e favorecem a prestação de contas.
– Bons incentivos recompensam as coisas certas.
– Recompensam o desempenho conforme objetivos previamente acordados.
Os incentivos e controles são interdependentes. Depois de estabelecer objetivos e fornecer incentivos para a execução, os controles entram em jogo.

Controles
Os controles fornecem feedback sobre o desempenho, reforçam os métodos de execução, asseguram mecanismos corretivos e facilitam a aprendizagem e a adaptação organizacionais. Eles permitem que os gerentes avaliem os esforços de execução e façam as mudanças necessárias. Os métodos de controle complementam o processo de execução fornecendo feedback ou informações sobre o desempenho em relação aos objetivos da execução, reforçando os métodos e decisões da execução, garantindo um mecanismo corretivo para manter o processo de execução sob controle e permitindo que a aprendizagem organizacional facilite as mudanças e a adaptação organizacional.

Segundo o professor Hrebiniak, os principais motivos pelos quais os controles deixam de funcionar são: objetivos falhos, insuficiência ou deficiência das informações ou da capacidade de processar informações, falhas na avaliação e revisão do desempenho, administração por exceções “negativas” e técnicas deficientes de avaliação, resultando em baixo aprendizado organizacional, ênfase em evitar erros, não na necessidade de aceitá-los e falhas nas revisões e na adaptação da estratégia.

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