Nem sempre é um processo fácil estabelecer uma comunicação organizacional efetiva quando se tem uma empresa. Afinal, estamos lidando com diferentes tipos de pessoas e, muitas vezes, aquilo que parece compreensível para um, pode não ser para outro.
Fonte: blog da FNQ em https://blog.fnq.org.br/dicas-essenciais-de-comunicacao-organizacional/
Nesse contexto, é muito importante pensar em estratégias para que a comunicação seja a mais clara possível para todos. Por isso, hoje, nós vamos mostrar algumas técnicas que podem ajudar a melhorar a comunicação organizacional. Confira!
Qual é a importância da comunicação organizacional?
Imagine que a gestão de uma empresa de calçados juntou uma equipe para fazer um novo protótipo de sapato. Durante o processo, a gerência fez todos os planejamentos, no entanto, fizeram poucas reuniões para esclarecer algumas coisas sobre o projeto deixando tudo a cargo de um simples escopo.
A equipe faz aquilo para o que foi designada, mas descobre que, por falta de comunicação, o trabalho precisará ser refeito. Esse é um exemplo simples, contudo, representa bem o que pode acontecer se não há um padrão de comunicação estabelecido. Imagine ter que refazer um trabalho que durou meses, justamente por uma coisa tão simples como a comunicação.
O fato é que sem clareza e objetividade nas informações, não há condições de que os resultados sejam alcançados. Cada componente de uma companhia precisa ter espaço para se comunicar de forma que tanto as ideias quanto às ações estejam alinhadas.
Esse é o principal motivo que faz a comunicação organizacional ser tão importante. Sem ela, não é possível que o foco da empresa seja compreendido, comprometendo o desempenho dos funcionários.
Quais situações acontecem quando não há comunicação organizacional?
Existem três cenários bastante comuns quando a empresa não tem comunicação.
Ansiedade por causa da falta de comunicação
Alguns gestores podem ter o costume de apressar os assuntos em reuniões, visando ao término rápido. Como consequência, algumas questões ficam de fora e, quando os problemas começarem a aparecer por causa da negligência, eles serão bem mais difíceis de se resolver.
Assuntos longos e menos agilidade
Ao contrário do anterior, aqui, o que pode acontecer é a equipe perder muito tempo esclarecendo questões e passos e não agir efetivamente. Ou seja, ter dificuldades em colocar o planejamento em prática.
Falta de interpretação
Esse é um dos cenários mais comuns quando não há comunicação organizacional. Nesse caso, o que acontece é que a gerência não tem o preparo para passar as informações para os funcionários. Sendo assim, o resultado pode não sair como o esperado.
Quais são as dicas essenciais para a comunicação organizacional?
Há muitas maneiras de melhorar ou até mesmo estabelecer a comunicação organizacional na empresa. Vamos acompanhar 6 dicas sobre o assunto. Continue!
1. Invista na cultura do compartilhamento
Essa é uma dica importante para a gestão. É preciso estimular os funcionários para que eles tenham a coragem de compartilhar suas boas práticas. Nesse contexto, será necessário investir em meios de comunicação que incentivem os colaboradores a se expressarem.
Claro, sempre pensando em quais desses métodos são mais adequados à cultura do negócio e quais colaboradores estão mais habituados. Há muitas opções que podem ser utilizadas, como e-mails, painéis informativos, jornal-mural, redes sociais corporativas etc.
2. Ouça os colaboradores
Esse é, basicamente, um complemento do anterior. Não adianta criar canais para que os funcionários saibam o que está acontecendo sem que eles possam também comunicar suas opiniões. Afinal de contas, para existir realmente uma comunicação, é preciso que ambos os lados possam ser ouvidos.
Os funcionários devem ter um espaço para apresentar suas dúvidas, seus posicionamentos, entre outras questões. Dessa forma, se fortalece as relações com os colaboradores e cria-se a sensação de acolhimento.
3. Faça pesquisas periódicas
As pesquisas internas são uma grande ferramenta para potencializar a comunicação. Elas darão a oportunidade de a gestão saber o que os colaboradores pensam sobre as medidas aplicadas. Assim como, de entender se eles estão satisfeitos com o que a empresa oferece e o que pensam que pode melhorar.
4. Desenvolva o hábito de trocar informações regularmente
As reuniões periódicas terão um grande papel aqui. Não é incomum que o padrão para que esses encontros aconteçam seja de longos períodos. Isso é algo que deve ser evitado, pois é nas reuniões que informações são passadas e há atualização sobre o andamento de projetos.
Essas reuniões não precisam acontecer todos os dias, mas dependendo da complexidade das atividades da empresa, é importante que elas tenham certa frequência. Assim, todos ficam informados sobre o que está acontecendo.
5. Centralize a divulgação de informações
Falamos sobre os diferentes tipos de canais que podem ser utilizados para passar informações. No entanto, o ideal é que seja escolhido apenas um para divulgar o que é importante na empresa.
É fundamental ter esse tipo de centralização para que não haja confusão. Com um meio oficial, os funcionários sabem que é ali que os acontecimentos significativos são avisados.
6. Conheça os funcionários
Nossa última dica tem a ver com desenvolver uma relação entre a gestão e a equipe. Às vezes, a falta de contato com os colaboradores pode dar impressões erradas e até impedir que ocorra uma troca de ideias.
Por isso, promover ações que estimulem as relações entre as lideranças e os colaboradores é a melhor maneira de desenvolver uma relação amigável. Relação que, posteriormente, colabora para a efetivação dos projetos.
Qual a influência do conceito VUCA nas organizações?
Separamos aqui, algumas das principais dicas sobre como desenvolver a comunicação organizacional na empresa. Queremos destacar que, além dessas ações, ainda há um conhecimento muito importante sobre gerenciamento de organizações.
O termo VUCA é um acrônimo inglês que significa Volatility, Uncertainty, Complexity e Ambiguity (volatilidade, incerteza, complexidade e ambiguidade). Foi uma expressão utilizada para explicar o mundo após a Guerra Fria. No entanto, hoje em dia é utilizada para traduzir o que acontece no meio empresarial. Principalmente, em relação ao surgimento de novas formas de negócios e tecnologias.
Por isso a importância de entendê-lo: uma empresa que compreende os contextos dos termos presentes no VUCA tem as ferramentas certas para combater as adversidades que aparecem no dia a dia.
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