O escritório de projetos tem a função de gerir portfólios e programas em alto nível e é a solução para enfrentar a realidade organizacional, que precisa gerir e otimizar os seus recursos limitados e que precisam ser compartilhados e a falta de metodologia consistente de priorização e repriorização de iniciativas e ações em todos os níveis.
Mas eles também falham no alcance de seus objetivos. Veremos aqui as principais causas e como aumentar a chance de sucesso e reduzir os riscos de falhas.
O que é um bom Escritório de Projetos (PMO)
Qualquer que seja o tipo de escritório de projetos adotado na sua organização, são quatro os fatores universais indicativos da excelência, que medem os seus resultados:
- Fornece clareza: proporciona informação gerencial de suporte à decisão e não esconde nada. É fonte de transparência e de análise inteligente.
- Facilita a tomada de decisão: gera informação gerencial de qualidade superior capaz de suportar o processo decisório visando melhorar a tempestividade e a qualidade da decisão.
- Inclui as pessoas da organização: atua proativamente na integração das pessoas e no alinhamento dos mais diversos interesses distribuidos em todos os públicos da organização, num processo transparente de governança. Esta integração se inicia na análise de cenários e identificação de oportunidades, proposição, planejamento, priorização e execução de iniciativas e vai até a prestação de contas dos resultados e benefícios das ações de mudança sobre os públicos.
- Os seus objetivos e os benefícios esperados são normalmente públicos e compartilhados. A maior dificuldade que os escritórios de projetos enfrentam é a aceitação por parte da organização, quando não são transparentes. Compartilhar a visão é sempre um bom começo.
Estas quatro perguntas podem ajudar a visualizar o futuro do seu escritório de projetos.
- Quais projetos devemos seguir? Ou seja, quais são os projetos que nos levam de uma maneira mais eficaz aos nossos objetivos como organização?
- Quais projetos devemos autorizar e iniciar? Dentre todas as propostas de projeto prontas para ser iniciadas, quais devemos começar e em qual momento, em função das dependências estabelecidas entre os outros projetos e a disponibilidazde de recursos utilizados e comprometidos?
- Quais projetos devemos manter e continuar? Dos projetos em andamento, quais estão entregando o prometido, de acordo com os resultados definidos quando do planejamento e aprovação? E dentre os que não estão entregando os resultados, quais precisam ser mantidos e quais não?
- Quais projetos devemos encerrar? Dentre os projetos que não estão entregando os seus resultados, quais devem ser eliminados para que seus recursos possam ser melhor aproveitados em outras oportunidades de mudança e de forma mais alinhada aos objetivos estratégicos?
É para responder as estas questões que o escritório de projetos conecta a estratégia da organização com metodologias de gestão de portfólio e programas de projetos, gerindo a mudança de forma dinâmica e com foco na maximização dos resultados em função dos recursos disponíveis e sempre escassos.
Benefícios gerados por um PMO
O escritório de projetos contribui para muitas funções na organização:
- Administração
- Organização
- Planejamento
- Gestão de custos
- Gestão de benefícios
- Qualidade das bases de dados
- Gestão de riscos
- Qualidade
- Controle de mudança
- Gestão de recursos
- Gestão da comunicação
- Gestão de aquisições
- Gestão da documentação
Tipos de escritório de projetos e peculiaridades
A ênfase vai variar em função do tipo e objetivos do PMO:
- No escritório de projetos estratégico, o foco maior estará na Administração, Organização e Planejamento e priorização e repriorização de ações;
- Já um escritório mais orientado à avaliação de resultados verificados nos processos de trabalho, focará mais na Documentação, Controle de Mudança ou Gestão da Qualidade;
- Considere sempre o nível de maturidade gerencial da organização;
- Considere sempre o nível de maturidade gerencial do escritório de projetos e das pessoas que compõem a equipe;
- Considere sempre os objetivos de curto, médio e longo prazo da governança e do escritório de projetos;
- Considere sempre a realidade na qual a organização está inserida os diversos fatores ambientais internos e externos.
Com estes parâmetros e sabendo de onde partimos e onde queremos chegar fica mais fácil definir a velocidade da aceleração da mudança que a governança e o escritório de projetos precisa imprimir na organização.
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