por Joel Solon Farias de Azevedo, MBA, PMP, CBPP
Existem diversos problemas reais no Judiciário: extrema especialização, processos de trabalho ineficientes, baixa automação, baixa produtividade, morosidade, má alocação de recursos, e é disto que vamos falar hoje.
O Judiciário mede suas atividades desde 2006 com o Justiça em Números. E a triste constatação é de que a situação está piorando: o estoque de processos subiu de 59,1 milhões em 2009 para 70,8 milhões em 2014.
O fato: são baixados menos processos do que entram, a cada ano que passa. Neste mesmo período as despesas totais subiram de 51,2 bilhões em 2009 para 68,4 bilhões em 2014, quer dizer, perdeu eficiência.
Mas quais seriam as causas da ineficiência, considerando que é uma carreira atraente em função da carga horária e remuneração diferenciadas, e que capta os melhores talentos técnicos?
Burocracia, muita burocracia, procedimentos redundantes e desnecessários, movimentação desnecessária de processos físicos, baixa delegação, resultando tudo isto em baixa produtividade. E desmotivação das pessoas.
Adicionalmente, temos o problema da alocação dos recursos humanos, que de regra carece de critérios técnicos e objetivos para a distribuição, quer dizer, não ocorre de forma proporcional à demanda. Quase 90% dos casos novos entram no primeiro grau de jurisdição, só que o segundo grau tem bem mais do que 10% dos servidores. E ganham mais também. As áreas de apoio também são inchadas e sofrem destes mesmos males.
Como resposta a estes problemas, o Conselho Nacional de Justiça instituiu em 2014 a Política de Atenção Prioritária ao Primeiro Grau, por meio da Resolução 194.
E o CNJ agora recentemente fixou critérios de distribuição da força de trabalho entre o primeiro e o segundo grau, tratando também da meritocracia e da gratificação de desempenho, por meio da Resolução 219, com prazo de implementação até o fim do ano de 2016.
E a novidade é bem interessante, porque o Judiciário está se propondo a fazer pela primeira vez uma coisa que é normal nas grandes organizações, que é enxugar de tempos em tempos os níveis estratégico, tático e de apoio operacional. O inchaço destes níveis é normal nas organizações burocráticas, nas quais a especialização vai dando espaço a cada vez mais gente, sem preocupação real com os resultados e com a eficiência.
Neste sentido há vários cuidados a tomar, como simplificar e automatizar processos antes de definir a dotação ideal das atividades e das unidades, sob pena de errar para menos ou para mais e ser injusto na distribuição da carga de trabalho.
Esta racionalização de processos precisa ser vista como uma grande oportunidade principalmente para as áreas de apoio, que precisam ter suas funções atualizadas para os novos desafios de integração e apoio real à área fim.
O momento é muito oportuno para a terceirização de atividades repetitivas e de baixo valor agregado, que são ofertadas no mercado a um custo menor e padrão de qualidade superior aos observados nas organizações do Judiciário.
Temos observado algo em comum entre os tribunais com os quais trabalhamos e que se destacam positivamente nos índices de produtividade comparada do Judiciário: eles são mais enxutos.
Eles também são burocráticos, mas sendo menores as relações são menos impessoais e as coisas se resolvem com menos dificuldade.
E eles estão realmente preocupados em privilegiar a atividade jurisdicional, transferindo responsabilidades como tecnologia das informações e gestão e operação de frota para terceiros especializados.
E de regra também se anteciparam à determinação do CNJ e já tem programas de reconhecimento de mérito e gestão de desempenho, que em alguns casos terão que ser ajustados para premiarem somente o desempenho exemplar no limite de 30% da força de trabalho, sob pena de transformar a remuneração variável em verba remuneratória, fugindo ao propósito original.
Desta forma se fecha o ciclo completo de gestão, atrelando a gestão do desempenho à remuneração variável como instrumento de diferenciação e de meritocracia, com o reconhecimento do desempenho exemplar de indivíduos e equipes cujos resultados servirão de referência para os seus colegas.
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